Polisi Iaith Gymraeg y Cyngor / The Council's Welsh Language policy

1. DATGANIAD AGORIADOL
Mae’r Cyngor hwn wedi mabwysiadu’r egwyddor, wrth gynnal busnes cyhoeddus yng Nghymru, y bydd yn trin y Gymraeg â’r Saesneg ar y sail eu bod yn gyfartal. Mae’r cynllun hwn yn nodi sut y bydd y Cyngor yn gweithredu’r egwyddor honno wrth ddarparu gwasanaethau i’r cyhoedd.
Mae’r Cyngor yn cydnabod y gall aelodau’r cyhoedd fynegi eu barn a’u anghenion yn well yn eu dewis iaith, mai mater o arfer da yn hytrach na goddefgarwch yw eu galluogi i ddefnyddio’u dewis iaith ac y gall gwadu’r hawl i ddefnyddio eu dewis iaith eu rhoi mewn sefyllfa o anfantais. Bydd y Cyngor felly yn cynnig i’r cyhoedd yr hawl i ddewis pa iaith i’w ddefnyddio wrth ymdrin ag ef.
Nod y Cyngor yw:
galluogi pawb sydd yn defnyddio gwasanaeth neu drafod gyda’r Cyngor neu’n cyfrannu at y broses ddemocrataidd i wneud hyn trwy gyfrwng y Gymraeg neu’r Saesneg yn Ôl dewis personol yr unigolyn.
hyrwyddo’r defnydd o’r Gymraeg yn y gymuned.
annog eraill i hyrwyddo a defnyddio’r Gymraeg yn y gymuned.
2. CYNLLUNIO A CHYFLWYNO GWASANAETHAU
2.1. Polisïau a Mentrau Newydd
2.1.1. Wrth lunio neu ystyried polisïau a mentrau newydd, bydd y Cyngor yn:
asesu eu heffaith ieithyddol gan ofalu eu bod yn gyson â’r Cynllun Iaith.
hyrwyddo a hwyluso defnyddio’r Gymraeg pryd bynnag y bydd hynny’n bosibl, ac yn symud yn nes at weithredu’r egwyddor o gydraddoldeb yn llawn bob cyfle a ddaw.
ymgynghori â Comisiynydd y Gymraeg ymlaen llaw yngln ag unrhyw fwriad fyddai’n effeithio ar y Cynllun hwn, neu Gynllun unrhyw gorff cyhoeddus arall. Ni newidir y Cynllun hwn heb gytundeb y Comisiynydd ymlaen llaw.
sicrhau bod y sawl sydd yn ymwneud â llunio polisïau yn ymwybodol o’r Cynllun ac o gyfrifoldebau’r Cyngor o dan Mesur y Gymraeg (Cymru) 2011.
sicrhau y bydd mesurau yn y Cynllun yn cael eu gweithredu wrth roi polisïau a mentrau newydd ar waith.
2.2. Safonau Ansawdd
2.2.1. Bydd y Cyngor yn darparu gwasanaeth o’r un safon uchel ac yr un mor brydlon yn y ddwy iaith.
3. YMDRIN â’R CYHOEDD SYDD YN SIARAD CYMRAEG
3.1 Gohebu Ysgrifenedig
3.1.1. Bydd y Cyngor yn croesawu gohebiaeth yn y Gymraeg neu’r Saesneg.
3.1.2. Ni fydd ateb gohebiaeth trwy gyfrwng y Gymraeg yn achosi oedi.
3.1.3 Os derbynnir gohebiaeth yn y Gymraeg caiff ei ateb yn y Gymraeg.
3.1.4. Bydd gohebiaeth yn dilyn sgwrs ffÔn neu sgwrs wyneb yn wyneb neu gyfarfod lle sefydlwyd mai’r Gymraeg yw dewis iaith person yn Gymraeg.
3.1.5. Dechreuir pob gohebiaeth ag aelod o’r cyhoedd yn ei dewis/ddewis iaith lle bo hynny’n hysbys. Os nad yw’n hysbys, bydd gohebiaeth ddechreuol y Cyngor yn ddwyieithog.
3.1.6. Bydd pob cylchlythyr a llythyr safonol i’r cyhoedd yn ddwyieithog.
3.1.7. Bydd y Cyngor yn gwneud trefniadau i gyfieithu gohebiaeth yn Ôl yr angen er mwyn ateb llythyrau yn brydlon yn yr iaith wreiddiol.
3.1.8. Clerc y Cyngor fydd yn gyfrifol am drefnu cyfieithu gohebiaeth.
3.1.9 Bydd papur pennawd swyddogol y Cyngor yn cynnwys datganiadau yn y ddwy iaith yn ei gwneud hi’n glir y croesewir gohebiaeth yn y Gymraeg neu’r Saesneg.
3.2 Cyfathrebu dros y FfÔn
3.2.1 Bydd y Clerc yn croesawu galwadau ffÔn yn y Gymraeg neu’r Saesneg.
3.2.2 Os nad yw Clerc yn ddwyieithog bydd yn cynnig trefnu fod aelod dwyieithog o’r Cyngor yn dychwelyd galwad pan fo aelod o’r cyhoedd yn dymuno siarad Cymraeg, neu’n esbonio bod croeso i’r unigolyn barhau gyda’r alwad yn Saesneg neu anfon yr ymholiad yn Gymraeg trwy lythyr.
3.2.3 Pan ddaw swydd y Clerc yn wag bydd y Cyngor yn ei hysbysebu gan nodi fod sgiliau dwyieithog hanfodol er mwyn i’r Cyngor allu cynnig gwasanaeth dwyieithog i’r cyhoedd.
3.3 Cyfarfodydd Cyhoeddus a drefnir gan neu ar ran y Cyngor
[sef cyfarfodydd y mae’r Cyngor yn eu trefnu gyda’r cyhoedd e.e. dargyfeirio ffordd, gwella cyfleusterau neu gyfarfod cyffredinol blynyddol. Nid cyfarfodydd rheolaidd y Cyngor lle gall y cyhoedd fynychu a gwrando, ond nid cyfrannu heb wahoddiad ymlaen llaw – gweler 3.4.]
3.3.1 Croesewir cyfraniadau yn y Gymraeg neu’r Saesneg mewn cyfarfodydd cyhoeddus a gynhelir gan y Cyngor. Gwneir hyn yn glir yn y papurau sy’n galw neu’n hysbysebu’r cyfarfod.
3.3.2 Bydd pob hysbysrwydd am gyfarfod cyhoeddus o’r fath yn ddwyieithog, ac yn gwahodd mynychwyr i hysbysu’r Clerc ymlaen llaw o’u dewis iaith er mwyn gallu gwneud trefniadau cyfieithu priodol.
3.3.3 Os yw’n hysbys ar gychwyn y cyfarfod bod pawb sy’n bresennol yn siarad Cymraeg, cynhelir y cyfarfod yn Gymraeg.
3.3.4 Bydd y Cyngor yn darparu offer cyfieithu, yn Ôl y galw, mewn cyfarfod cyhoeddus a drefnir gan neu ar ran y Cyngor.
3.3.5 Bydd o leiaf un swyddog neu aelod etholedig yn bresennol ymhob cyfarfod cyhoeddus i groesawu’r cyhoedd ac i ddelio ag ymholiadau, cwestiynau neu sylwadau yn Gymraeg.
3.3.6 Bydd unrhyw ddeunyddiau ysgrifenedig megis taflenni neu dryloywon sy’n cael eu defnyddio mewn cyfarfod cyhoeddus yn Gymraeg neu’n ddwyieithog yn ddibynnol ar ofynion y gynulleidfa.
3.4 Cyfarfod y Cyngor
[sef cyfarfodydd rheolaidd y Cyngor, sy’n agored i’r cyhoedd, ond lle nad yw’r cyhoedd yn rhan o’r cyfarfod]
3.4.1 Bydd pob hysbysiad ac Agenda o gyfarfodydd y Cyngor yn Gymraeg neu’n ddwyieithog.
3.4.2 Bydd y cofnodion unai’n Gymraeg neu’n ddwyieithog.
3.4.3 Bydd y Cyngor yn ymateb yn newis iaith unrhyw ymholwr i geisiadau am wybodaeth sydd yn deillio o’r cofnod, neu unrhyw ran o’r cofnod.
3.5 Cyfarfodydd wyneb yn wyneb gyda’r cyhoedd
3.5.1 Bydd y Cyngor yn croesawu cyfarfodydd gyda’r cyhoedd yn y Gymraeg neu’r Saesneg, ac yn gofalu fod trefniadau yn cael eu gwneud i alluogi unrhyw aelod o’r cyhoedd sy’n dymuno gwneud hynny i drafod materion yn y Gymraeg gyda’r Clerc. Os nad yw’r Clerc yn ddwyieithog, bydd yn gofalu fod trefniadau yn cael eu gwneud i alluogi unrhyw aelod o’r cyhoedd sydd eisiau trafod materion yn y Gymraeg i wneud hynny gydag aelod dwyieithog o’r Cyngor.
3.6 Ffyrdd eraill o gyfathrebu â’r cyhoedd
3.6.1 Pan fydd y Cyngor yn cysylltu â’r cyhoedd trwy offer technoleg gwybodaeth, megis cyfrifiaduron, gwefan, e-bost neu sgriniau cyffwrdd bydd yr wybodaeth yma ar gael yn y Gymraeg ar gyfer y cyhoedd.
4. WYNEB CYHOEDDUS Y CYNGOR
4.1 Hunaniaeth Gorfforaethol
4.1.1 Bydd delwedd gorfforaethol y Cyngor yn Gymraeg neu’n ddwyieithog.
4.1.2 Bydd enw a chyfeiriad y Cyngor yn ymddangos yn Gymraeg neu’n ddwyieithog ar bapur pennawd swyddogol, papur ffacs a slipiau cyfarch, ac unrhyw ddeunydd cyhoeddus arall.
4.2 Arwyddion
[Mae’r cymal hwn yn berthnasol i arwyddion swyddfa’r Cyngor, os oes swyddfa, ac unrhyw arwyddion cyhoeddus allanol.]
4.2.1 Bydd pob arwydd gwybodaeth a godir am y tro cyntaf neu yn lle hen arwydd ar eiddo’r Cyngor yn ddwyieithog, ac felly hefyd unrhyw arwyddion gwybodaeth gyhoeddus eraill y mae’r Cyngor yn gyfrifol amdanynt. Fe fydd y ddwy iaith yn ymddangos ochr yn ochr â’r fersiwn Gymraeg ar y chwith. Lle bo hyn yn anymarferol bydd y Gymraeg yn ymddangos yn gyntaf. Bydd maint, ansawdd, eglurder ac amlygrwydd y testun yn gyfartal yn y Gymraeg ac yn y Saesneg.
4.3 Cyhoeddi ac Argraffu Deunyddiau cyhoeddus
4.3.1 Bydd pob deunydd a anelir at y cyhoedd megis dogfennau, deunydd esboniadol neu ffurflenni grant, yn ddwyieithog gyda’r ddwy iaith yn ymddangos yn yr un dogfen. Argraffir y ddau fersiwn ochr yn ochr lle bo’n bosibl er mwyn hwyluso croesgyfeirio, dosbarthu a chynnig dewis iaith.
4.3.2 Os bydd fersiynau Cymraeg a Saesneg yn cael eu cyhoeddi ar wahân, bydd y ddau fersiwn yn ymddangos ar yr un pryd, yn cael eu dosbarthu gyda’i gilydd a byddant yr un mor hawdd i’w cael.
4.3.3 Bydd pob datganiad i’r wasg yn Gymraeg neu’n ddwyieithog ac yn cynnwys enw cyswllt ar gyfer cyfweliadau trwy gyfrwng y Gymraeg, ac yn targedu’n benodol papurau bro lleol.
4.3.4 Bydd materion hysbysebu a chyhoeddusrwydd yn ddwyieithog.
4.3.5 Bydd hysbysebion a hysbysiadau y Cyngor, i’w gosod yn y wasg, ar hysbysfyrddau neu mewn unrhyw gyfrwng arall, yn cynnwys pob gwybodaeth yn Gymraeg.
4.3.6 Bydd hysbysebion am swyddi y mae’r Gymraeg yn hanfodol ar eu cyfer yn uniaith Gymraeg ymhob cyhoeddiad, gyda brawddeg esboniadol fel troednodyn yn cael ei chynnwys mewn cyhoeddiadau Saesneg neu ddwyieithog.
4.3.7 Bydd hysbysebion swyddi yn ymddangos yn ddwyieithog mewn cyhoeddiadau Saesneg/dwyieithog ac yn Gymraeg yn unig mewn cyhoeddiadau Cymraeg gyda throednodyn yn Saesneg.
4.4 Swyddogaethau statudol ac hyrwyddo
4.4.1 Yn y manylion a roddir i’r rhai sy’n bwriadu ymgeisio am gyfraniad ariannol tuag at weithgareddau lleol, bydd y Cyngor yn gwneud yn glir fod angen i ymgeiswyr ddisgrifio sut y maent yn bwriadu adlewyrchu natur ieithyddol y gymuned a’u cynulleidfa yn y gweithgareddau y maent yn gofyn am gefnogaeth ariannol tuag atynt. Wrth bwyso a mesur ceisiadau, bydd y Cyngor yn sicrhau fod ymgeiswyr wedi adlewyrchu natur ieithyddol y gymuned a’u cynulleidfa yn briodol yn eu cais.
4.4.2. Rhennir y grantiau yn unol â hynny, ac arolygir cydymffurfiad â Chynllun Iaith Gymraeg y Cyngor trwy ofyn am adroddiad cydymffurfio.
4.4.3 Bydd y Cyngor yn ffafrio ceisiadau sydd wedi adlewyrchu’n briodol natur ieithyddol y gymuned a’u cynulleidfa.
4.4.4 Bydd y Cyngor hefyd yn hysbysu’r ymgeisydd bod y Fenter Iaith leol yn medru darparu cyngor a chymorth ymarferol ynglŷn â chynnwys dwyieithog y gweithgaredd, gan gynnwys gwybodaeth ar unrhyw grantiau sydd ar gael at y pwrpas hwn.
4.4.5 Pan ymgynghorir â’r Cyngor ar geisiadau cynllunio, bydd y Cyngor yn annog ymgeiswyr i godi arwyddion Cymraeg neu ddwyieithog ar safleoedd megis swyddfeydd, busnesau a siopau ac archfarchnadoedd drwy gyfeirio at natur ieithyddol yr ardal.
4.4.6 Pan ymgynghorir â’r Cyngor ynglŷn ag enwau strydoedd, datblygiadau ac ystadau newydd bydd y Cyngor yn cefnogi defnyddio enwau safonol, neu enwau cynhenid pan fo’n briodol. Lle mai dim ond mân wahaniaeth sydd rhwng y sillafiad Cymraeg a’r Saesneg o enw lle, stryd, ward, neu gymuned bydd y Cyngor yn cefnogi mabwysiadu’r ffurf Gymraeg. Bydd y Cyngor yn ceisio barn y Panel Safoni enwau lleoedd cenedlaethol mewn achosion lle bo ansicrwydd.
4.5 Gwasanaethau gan Bartïon Eraill
4.5.1 Bydd unrhyw drefniadau a wneir gan y Cyngor i ddefnyddio trydydd bartïon i ddarparu gwasanaethau cyhoeddus ar ei ran yn cydymffurfio â gofynion penodol y Cynllun fel a amlinellwyd gan y Cyngor. Bydd y Cyngor yn nodi pa fesurau perthnasol o’r Cynllun y bydd angen i’r trydydd parti gydymffurfio â nhw yn y manylebau tendro neu gontract.
4.5.2 Bydd angen i’r trydydd parti gadarnhau ei fod wedi cydymffurfio gyda mesurau perthnasol o’r Cynllun trwy lythyr.
5. GWEITHREDU A MONITRO’R CYNLLUN
5.1 Staffio
5.1.1 Pan ddaw swydd y Clerc yn wag caiff ei llenwi gan berson sydd yn rhugl yn y Gymraeg er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn gallu gweithredu holl gymalau’r Cynllun hwn.
5.2 Trefniadau Gweinyddol
5.2.1 Mae gan y Cynllun hwn gefnogaeth lawn y Cyngor.
5.2.2 Y Clerc fydd yn gyfrifol am weithrediad y Cynllun o ddydd i ddydd o fewn y Cyngor. Yn Ôl y galw bydd y Clerc yn sicrhau bod canllawiau a chyfarwyddiadau ar gael i bawb sydd yn ymwneud â gweithredu’r Cynllun.
5.3 Y Gwasanaeth Cyfieithu
5.3.1 Y Clerc fydd yn gyfrifol am anghenion cyfieithu ysgrifenedig y Cyngor, a bydd hefyd yn gyfrifol am safon pob testun Cymraeg a gynhyrchir.
5.3.2 Os nad yw’r Clerc yn medru cwblhau’r gwaith yn yr amser angenrheidiol, bydd y Cyngor yn cyflogi cyfieithydd allanol.
5.3.3 Y Clerc fydd yn gyfrifol am drefnu cyfleusterau cyfieithu ar y pryd ar gyfer holl anghenion y Cyngor.
5.4 Monitro
5.4.1. Clerc y Cyngor fydd yn gyfrifol am fonitro gweithrediad y Cynllun.
5.4.2. Bydd y Cyngor yn derbyn Adroddiad blynyddol byr ar weithrediad y Cynllun, a fydd yn cael ei gyhoeddi’n lleol (y wasg leol, byrddau arddangos lleol, papur bro misol ayyb), ac anfonir copi ohono at Comisiynydd y Gymraeg. Bydd y Cyngor hefyd yn gwahodd trigolion yr ardal i gynnig eu barn am y gwasanaeth a sut y gellir ei wella, trwy gadw copi o’r Adroddiad mewn man cyhoeddus.
5.4.3 Bydd yr Adroddiad yn delio â phob agwedd o’r Cynllun Iaith.
5.4.4. Bydd y Cyngor yn croesawu awgrymiadau gan y cyhoedd (trwy lythyr neu dros y ffÔn) ar sut i wella unrhyw agwedd o’r Cynllun.
5.5 Cyhoeddusrwydd
5.5.1. Bydd y Cyngor yn rhoi cyhoeddusrwydd i’r cynllun yn rheolaidd trwy’r wasg leol ac/neu ar ei fyrddau hysbysebu.
5.6 Cysylltu â’r Cyngor
5.6.1. Dylid cyfeirio unrhyw sylwadau, cwynion neu awgrymiadau sy’n gysylltiedig â’r Cynllun i sylw Clerc y Cyngor.
6. AMSERLEN
6.1 Disgwylir i’r Cyngor amlinellu amserlen ar gyfer gweithredu’r Cynllun hwn mewn llythyr at Comisiynydd y Gymraeg. Ystyrir yr amserlen yn ran annatod o’r Cynllun Iaith a bydd gweithredu yn unol â’r amserlen yn orfodol.

1. OPENING STATEMENT
This Council has adopted the principle that, in conducting its public business in Wales, it will treat the Welsh and English languages on the basis that they are equal. This scheme states how the Council will implement that principle in providing services to the public.
The Council acknowledges that members of the public can express their opinion and needs better in their language of choice, and that it is a matter of good practice rather than indulgence to enable them to use their language of choice and that denying them the right to use their language of choice can place them at a disadvantage. The Council will therefore give the public the right to choose which language to use when dealing with it.
The aim of the Council is:
to enable everyone who uses a service or deals with the Council or contributes to the democratic process to do so through the medium of Welsh or English according to the individual’s personal choice.
to promote the use of the Welsh language in the community.
to encourage others to promote and use the Welsh language in the community.
2. PLANNING AND INTRODUCING SERVICES
2.1. New Policies and Initiatives
2.1.1. When drawing up or considering new policies or initiatives, the Council shall:
assess the linguistic impact to ensure that they are consistent with the Welsh Language Scheme.
promote and facilitate the use of the Welsh language whenever possible, and to move closer towards implementing the principle of full equality at every given opportunity.
consult with the 'Welsh Language Commissioner' before hand regarding any proposal which would impact on this Scheme, or the Scheme of any other public body. This Scheme shall not be changed without the prior agreement of the Commissioner.
ensure that the person who is responsible for policy-making is aware of the Scheme and of the responsibilities of the Council under the 'Welsh Language (Wales) Measure 2011'.
ensure that measures in the Scheme are implemented when new policies and initiatives are actioned.
2.2. Quality Standards
2.2.1. The Council will provide services of the same high standard and just as promptly in both languages.
3. DEALING WITH MEMBERS OF THE PUBLIC WHO SPEAK WELSH
3.1 Written Correspondence
3.1.1. The Council shall welcome correspondence in Welsh or English.
3.1.2. Responding to correspondence through the medium of Welsh will not result in delays.
3.1.3 If correspondence if received in Welsh it will be answered in Welsh.
3.1.4. Correspondence which follows a telephone or one-to-one conversation or meeting where it was established that Welsh is the individual’s language of choice shall be in Welsh.
3.1.5. All correspondence with members of the public shall begin in their language of choice, where known. If it is not known, initial correspondence shall be bilingual.
3.1.6. All circulars and standard letters to the public shall be bilingual.
3.1.7. The Council will make arrangements to translate correspondence as required in order to reply promptly to letters in the original language.
3.1.8. The Clerk of the Council shall be responsible for making arrangements to translate correspondence.
3.1.9 The Council’s official headed writing paper shall include statements in both languages making it clear that correspondence is welcomed in both Welsh and English.
3.2 Telephone Communication
3.2.1 The Clerk shall welcome telephone calls in Welsh or English.
3.2.2 If the Clerk is not bilingual he/she will make arrangements for a bilingual member of the Council to return the call when a member of the public wishes to speak Welsh, or will explain that the caller is welcome to continue with the call in English or to send the enquiry in Welsh by letter.
3.2.3 When the post of Clerk becomes vacant the Council shall advertise the post stating that bilingual skills are essential in order for the Council to provide a bilingual service to the public.
3.3 Public Meetings organised by or on behalf of the Council
[that is, meetings which the Council organises with the public e.g. road diversions, improving facilities or annual general meeting. They do not include the Council’s regular meetings which members of the public can attend and listen, but cannot contribute unless they have received an invitation before hand – see 3.4.]
3.3.1 Contributions in Welsh or English are welcomed in public meetings held by the Council. This will be made clear in the papers which convene or advertise the meeting.
3.3.2 All publicity regarding such public meetings shall be bilingual, and will invite attendees to give the Clerk prior notice of their language of choice in order that appropriate translation arrangements can be made.
3.3.3 If is is known at the beginning of the meeting that all those who are present can speak Welsh, the meeting shall be held in Welsh.
3.3.4 The Council shall provide translation equipment, as required, in public meetings which are organised by or on behalf of the Council.
3.3.5 At least one officer or elected member shall be present in every public meeting to welcome members of the public and to deal with enquiries, questions or comments in Welsh.
3.3.6 Any written materials such as leaflets or transparencies which are used in public meetings shall be in Welsh or bilingual depending on the requirements of the audience.
3.4 Council Meetings
[that is, the Council’s regular meetings, which are open to the public, but where members of the public are not part of the meeting]
3.4.1 All notifications and the Agenda of Council meetings shall be in Welsh or bilingual.
3.4.2 The minutes shalll be either in Welsh or bilingual.
3.4.3 The Council shall respond in the language of choice of any questioner to requests for information which arise from the minutes, or any part of the minutes.
3.5 One-to-one meetings with the public
3.5.1 The Council shall welcome meetings with the public in Welsh or English, and will ensure that arrangements are made to enable any member of the public who wishes to do so to discuss matters in Welsh with the Clerk. If the Clerk is not bilingual, he/she will ensure that arrangements are made to enable any member of the public who wishes to discuss matters in Welsh to do so with a bilingual member of the Council.
3.6 Other means of communicating with the public
3.6.1 When the Council communicates with the public through information technology, such as computers, website, e-mail or touch screens this information will be available to the public in Welsh.
4. THE PUBLIC FACE OF THE COUNCIL
4.1 Corporate Identity
4.1.1 The Council’s corporate identity shall be in Welsh or bilingual.
4.1.2 The name and address of the Council shall appear in Welsh or bilingually on the official headed writing paper, fax paper and compliment slips, and any other public material.
4.2 Signage
[This clause is relevant to signs in the Council’s offices, if there is an office, and any other external signs.]
4.2.1 Every information sign which is erected for the first time or which replaces an old sign on the Council’s property shall be bilingual, and also any other public information signs for which the Council is responsible. Both languages shall appear side by side with the Welsh version on the left-hand side. Where this is not practical the Welsh version will appear first. The size, quality, clarity and prominence of the text shall be the same in Welsh and English.
4.3 Publishing and Printing Public Materials
4.3.1 All materials which are aimed at the public such as documents, explanatory material or grant forms, shall be bilingual with both languages appearing in the same document. Both versions shall be printed side by side where possible in order to facilitiate cross-referencing, distribution and provide language choice.
4.3.2 If Welsh and English versions are published separately, both versions shall appear at the same time, and shall be distributed together and be equally available.
4.3.3 Every press release shall be in Welsh or bilingual and will include a contact name for interviews in Welsh, and will specifically target local community newspapers (‘papurau bro’).
4.3.4 All advertising and publicity matters shall be bilingual.
4.3.5 All the Council’s advertisements and notices, to appear in the press, on noticeboards or any other media, shall include all information in Welsh.
4.3.6 Advertisements for jobs where Welsh is essential shall appear in Welsh only in every publication, with an explanatory sentence included as a footnote in English or bilingual publications.
4.3.7 Job advertisments shall appear bilingually in English/bilingual publications and in Welsh only in Welsh publications with an English footnote.
4.4 Statutory and promotionary functions
4.4.1 In the details which are provided to those who wish to apply for a financial contribution towards local activities, the Council shall state clearly that applicants should describe how they intend to reflect the linguistic nature of the community and their audience in the activities for which they are asking for financial support. When considering the applications, the Council shall ensure that applicants have reflected appropriately the linguistic nature of the community and the audience in their application.
4.4.2. The grants shall be distributed accordingly, and compliance with the Welsh Language Scheme shall be reviewed by requesting a compliance report.
4.4.3 The Council shall favour applications which have reflected appropriately the linguistic nature of the community and the audience.
4.4.4 The Council shall also notify the applicant that the local Menter Iaith is able to provide practical advice and support regarding the bilingual content of the activity, including information regarding any grants which are available for this purpose.
4.4.5 When the Council is consulted regarding planning applications, the Council shall encourage applicants to erect Welsh or bilingual signs on sites such as offices, businesses, shops and supermarkets by referring to the linguistic nature of the area.
4.4.6 When the Council is consulted regarding the names of new streets, developments and estates the Council shall support the use of standard names, or indigenous names where appropriate. In those instances where there is only a small difference between the Welsh and English spelling of a place-name, street, ward, or community, the Council shall support the adoption of the Welsh form. The Council shall seek the advice of the Welsh Place-names Standardisation Panel in instances where there is uncertainty.
4.5 Services provided by Other Parties
4.5.1 Any arrangements made by the Council to use third parties to provide public services on its behalf shall conform to the specific requirements of the Scheme as outlined by the Council. The Council shall state in the tender or contract specifications which relevant measures in the Scheme the third party will need to comply with.
4.5.2 The third party will need to confirm that it has complied with the relevant measures in the Scheme by letter.
5. IMPLEMENTING AND MONITORING THE SCHEME
5.1 Staffing
5.1.1 When the post of Clerk becomes vacant it shall be filled by an individual who is fluent in Welsh in order to ensure that the Council is able to implement all the clauses of this Scheme.
5.2 Administrative Arrangements
5.2.1 This Scheme has the full support of the Council.
5.2.2 The Clerk shall be responsible for the day to day implementation of the Scheme within the Council. As required, the Clerk will ensure that guidance and directions are available to all those who are involved in implementing the Scheme.
5.3 The Translation Service
5.3.1 The Clerk shall be responsible for the written translation requirements of the Council, and shall also be responsible for the standard of every Welsh text which is produced.
5.3.2 If the Clerk is unable to complete the work in the required time, the Council shall employ an external translator.
5.3.3 The Clerk shall be responsible for organising simultaneous translation arrangements to meet all of the Council’s requirements.
5.4 Monitoring
5.4.1. The Clerk of the Council shall be responsible for monitoring the implementation of the Scheme.
5.4.2. The Council shall receive a short annual Report on the implementation of the Scheme, which will be published locally (local press, local noticeboards, monthly ‘papur bro’ etc), and a copy will be sent to the 'Welsh Language Commissioner'. The Council shall also invite the residents of the area to give their opinion regarding the service and how it could be improved, by keeping a copy of the Report in a public place.
5.4.3 The Report shall deal with every aspect of the Welsh Language Scheme.
5.4.4. The Council shall welcome suggestions from members of the public (by letter or on the telephone) on how to improve any aspect of the Scheme.
5.5 Publicity
5.5.1. The Council shall publicise the Scheme regularly in the local press and/or on its noticeboards.
5.6 Contacting the Council
5.6.1. Any comments, complaints or suggestions regarding the Scheme should be referred to the Clerk of the Council.
6. TIMETABLE
6.1 The Council is expected to outline a timetable for implementing this Scheme in a letter to the 'Welsh Language Commissioner'. The timetable is considered an integral part of the Welsh Language Scheme and its implementation in accordance with the timetable shall be compulsory.

Polisi Iaith Gymraeg y Cyngor / The Council's Welsh Language policy Statistics: 0 click throughs, 464 views since start of 2024