Rheolau Sefydlog a Rheoliadau Ariannol / Standing Orders and Financial Regulations

Cyngor Cymuned Llansannan

Rheolau Sefydlog

Cyfarfodydd:- Y Gymraeg yw Iaith Swyddogol pob cyfarfod.

Cynhelir y cyfarfodydd yn Llansannan (Canolfan Addysg Bro Aled), yn y Groes (Neuadd Goffa Plwyf y Bylchau) am 7.30 yh ar yr ail nos Fercher o bob mis.

MODEL REOLAU SEFYDLOG 2018
(CYMRU)
Cyngor Cymuned Llamnsannan

Mabwysiadwyd yng nghyfarfod y Cyngor ar y 13eg o Mawrth 2019

RHAGARWEINIAD 4
1. RHEOLAU TRAFOD MEWN CYFARFODYDD 6
2. YMDDYGIAD AFREOLUS MEWN CYFARFODYDD 9
3. CYFARFODYDD YN GYFFREDINOL 9
4. PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU 13
5. CYFARFODYDD CYNGOR ARFEROL 14
6. CYFARFODYDD ARBENNIG O’R CYNGOR, PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU 17
7. PENDERFYNIADAU BLAENOROL 17
8. PLEIDLEISIO AR BENODIADAU 18
9. CYNIGION AR GYFER CYFARFOD Y MAE’N RHAID RHOI RHYBUDD YSGRIFENEDIG OHONYNT I’R SWYDDOG PRIODOL 18
10. CYNIGION MEWN CYFARFOD NAD OES ANGEN RHYBUDD YSGRIFENEDIG AR EU CYFER 19
11. RHEOLI GWYBODAETH 20
12. DRAFFT GOFNODION 20
13. COD YMDDYGIAD A GODDEFEBAU 23
14. CWYNION COD YMDDYGIAD 23
15. SWYDDOG PRIODOL 24
16. SWYDDOG ARIANNOL CYFRIFOL 26
17. CYFRIFON A DATGANIADAU CYFRIFO 27
18. RHEOLYDDION A CHAFFAEL ARIANNOL28
19. YMDRIN Ȃ MATERION STAFF 29
20. CYFRIFOLDEBAU I DDARPARU GWYBODAETH 30
21. CYFRIFOLDEBAU O DAN DDEDDFWRIAETH DIOGELU DATA 30
22. CYSYLLTIADAU Ȃ’R WASG/CYFRYNGAU 31
23. GWEITHREDU A SELIO GWEITHREDOEDD CYFREITHIOL 31
24. CYFATHREBU Ȃ CHYNGHORWYR BWRDEISTREF SIROL A SIROL 31
25. CYFYNGIADAU AR WEITHGARWCH CYNGHORWYR 32
26. RHEOLAU SEFYDLOG YN GYFFREDINOL 32

RHAGARWEINIAD

Mae’r model reolau sefydlog hyn yn diweddaru model reolau sefydlog Cymdeithas Genedlaethol Cynghorau Lleol (NALC) sydd i’w gweld yn “Local Councils Explained” gan Meera Tharmarajah (© 2013 NALC). Mae’r cyhoeddiad hwn yn cynnwys model reolau sefydlog newydd sy’n cyfeirio at ddeddfwriaeth newydd a gyflwynwyd ar Ôl 2013 pan gyhoeddwyd y model reolau sefydlog diwethaf.

SUT I DDEFNYDDIO MODEL REOLAU SEFYDLOG

Rheolau sefydlog yw rheolau ysgrifenedig cyngor lleol. Fe’u defnyddir i gadarnhau gweithdrefnau trefniadol, gweinyddol a chaffael mewnol y cyngor a materion gweithdrefnol ar gyfer cyfarfodydd. Nid ydynt yr un peth â pholisïau cyngor ond gallant gyfeirio atynt. Mae’n rhaid i gyngor lleol gael rheolau sefydlog ar gyfer caffael contractau.

Mae cynghorau lleol yn gweithredu o fewn fframwaith statudol eang. Mae model reolau sefydlog NALC yn cynnwys ac yn cyfeirio at nifer o ofynion statudol y mae’n rhaid i gynghorau eu parchu. Nid yw’n bosib i’r model reolau sefydlog gynnwys na chyfeirio at yr holl ofynion statudol neu gyfreithiol sy’n berthnasol i gynghorau lleol. Er enghraifft, nid yw’n ymarferol i fodel reolau sefydlog gofnodi’r holl gyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae’r gofynion statudol y mae’n rhaid i gyngor eu parchu yn berthnasol os ydynt yn cael eu hymgorffori yn rheolau sefydlog cyngor ai peidio.
Nid yw’r model reolau sefydlog yn cynnwys model reoliadau ariannol. Mae rheoliadau ariannol yn rheolau sefydlog i reoleiddio a rheoli materion ariannol a gweithdrefnau cyfrifo cyngor lleol. Mae’r rheoliadau ariannol, o’u cymharu â rheolau sefydlog cyngor, yn cynnwys y rhan fwyaf o’r gofynion sy’n berthnasol i’r Swyddog Ariannol Cyfrifol. Mae model reoliadau ariannol ar gael i gynghorau sy’n aelodau o Un Llais Cymru.

NODIADAU DRAFFTIO

Mae model reolau sefydlog mewn llythrennau tywyll yn cynnwys gofynion cyfreithiol a statudol. Argymhellir fod cynghorau yn eu mabwysiadu heb eu newid na heb newid eu hystyr. Pwrpas model reolau sefydlog nad ydynt mewn llythrennau tywyll yw helpu cynghorau i weithredu’n effeithiol ond nid ydynt yn cynnwys gofynion statudol fel y gellir eu mabwysiadu fel y maent neu eu newid yn Ôl anghenion y cyngor. Barn NALC yw y bydd yr holl fodel reolau sefydlog yn addas i bob cyngor yn gyffredinol.

Er cyfleustra, defnyddir y gair “cynghorydd” mewn model reolau sefydlog ac, onid yw’r cyd-destun yn awgrymu’n wahanol, mae’n cynnwys person heb fod yn gynghorydd a chanddo/i hawliau pleidleisio neu heb rai oni nodir yn wahanol.
Mae model reol sefydlog sy’n cynnwys cromfachau fel hyn ‘( )’ yn galw ar gyngor i ychwanegu gwybodaeth. Mae model reol sefydlog sy’n cynnwys cromfachau fel hyn ‘[ ]’ a’r term ‘NEU’ yn cynnig dewisiadau amgen y gall y cyngor ddewis o’u plith wrth gytuno ar reolau sefydlog.

1. RHEOLAU TRAFOD MEWN CYFARFODYDD

a Bydd cynigion ar yr agenda yn cael eu hystyried yn y drefn yr ymddangosant oni chaiff y drefn ei newid yn Ôl doethineb cadeirydd y cyfarfod.
b Ni fydd cynnig (gan gynnwys gwelliant) yn cael ei drafod oni chafodd ei gynnig a’i eilio.
c Gall cadeirydd y cyfarfod drin cynnig ar yr agenda na chaiff ei gynnig gan ei gynigydd yn un a dynnwyd yn Ôl.
d Os cafodd cynnig (gan gynnwys gwelliant) ei eilio, ni all y cynigydd ei dynnu’n Ôl ond gyda chydsyniad yr eilydd a’r cyfarfod.
e Mae gwelliant yn gynnig i ddileu neu ychwanegu geiriau at gynnig. Ni fydd yn negyddu’r cynnig.
f Os caiff gwelliant i’r cynnig gwreiddiol ei dderbyn, daw’r cynnig gwreiddiol (wedi’i wella) yn gynnig sylweddol y gellir cyflwyno gwelliant neu welliannau eraill arno.
g Ni chaiff gwelliant ei ystyried oni roddir rhybudd llafar cynnar amdano yn y cyfarfod ac, os yw cadeirydd y cyfarfod yn gofyn am hynny, onid yw’n cael ei gyflwyno’n ysgrifenedig i’r cadeirydd.
h Gall cynghorydd gyflwyno gwelliant ar ei g/chynnig ei hun os yw’r cyfarfod yn cytuno â hynny. Os cafodd cynnig ei eilio’n barod, rhaid cael cydsyniad yr eilydd a’r cyfarfod cyn cyflwyno gwelliant.
i Os oes mwy nac un gwelliant i gynnig gwreiddiol neu sylweddol, cyflwynir y gwelliannau yn y drefn a benderfynir gan y cadeirydd.
j Yn amodol ar reol sefydlog 1(k) isod, cyflwynir a thrafodir un gwelliant ar y tro, a bydd cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu ym mha drefn y cânt eu cyflwyno.
k Gellir trafod un gwelliant neu ragor gyda’i gilydd os yw cadeirydd y cyfarfod yn barnu fod hynny’n fanteisiol ond rhaid pleidleisio ar bob gwelliant ar wahân.
l Ni all cynghorydd gyflwyno mwy nac un gwelliant i gynnig gwreiddiol neu sylweddol.
m Nid oes gan gynigydd gwelliant unrhyw hawl i ymateb ar ddiwedd trafodaeth arno.
n Pan mae cyfres o welliannau i gynnig gwreiddiol yn cael eu derbyn, bydd gan gynigydd y cynnig gwreiddiol yr hawl i ymateb naill ai ar ddiwedd y drafodaeth ar y gwelliant cyntaf neu ar ddiwedd y drafodaeth ar y cynnig sylweddol olaf yn union cyn cymryd pleidlais arno.
o Onid yw cadeirydd y cyfarfod yn caniatáu hynny, unwaith yn unig y caiff cynghorydd siarad mewn trafodaeth ar gynnig ac eithrio:
i. i siarad ar welliant a gyflwynir gan gynghorydd arall;
ii. i gyflwyno neu siarad ar welliant arall os cyflwynwyd gwelliant i’r cynnig ers iddo/i siarad ddiwethaf;
iii. i wneud pwynt o drefn;
iv. i gynnig esboniad personol; neu
v. wrth ddefnyddio hawl i ymateb.
p Wrth drafod cynnig, ni all cynghorydd ymyrryd ond ar bwynt o drefn neu i gynnig esboniad personol a bydd y cynghorydd y torrir ar ei d/thraws yn peidio siarad. Bydd cynghorydd sy’n codi pwynt o drefn yn enwi’r rheol sefydlog y mae’n credu gafodd ei thorri neu’n nodi unrhyw afreoleidd-dra y mae’n poeni amdano yn y ffordd y cynhelir y cyfarfod.
q Bydd cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu ar bwynt o drefn a bydd ei b/phenderfyniad yn derfynol.
r Pan mae cynnig yn cael ei drafod, ni chaiff unrhyw gynnig arall ei gyflwyno ac eithrio:
i. i gyflwyno gwelliant i’r cynnig;
ii. i symud at yr eitem nesaf;
iii. i ohirio’r drafodaeth;
iv. i gynnal pleidlais ar y cynnig;
v. i ofyn na ddylid rhoi gwrandawiad pellach i berson neu y dylai adael y cyfarfod;
vi. i gyfeirio’r cynnig at bwyllgor neu is-bwyllgor i’w ystyried;
vii. i eithrio’r cyhoedd a’r wasg;
viii. i ohirio’r cyfarfod; neu
ix. i atal rheol(au) sefydlog penodol ac eithrio’r rhai sy’n adlewyrchu gofynion statudol gorfodol.
s Cyn cynnal pleidlais ar gynnig gwreiddiol neu sylweddol, rhaid i gadeirydd y cyngor fod yn fodlon y cafodd y cynnig ei drafod yn ddigonol a bod cynigydd y cynnig dan sylw wedi defnyddio neu ildio ei hawl i ymateb.
t Ac eithrio cynigion a gyflwynwyd o dan reol sefydlog 1(r) uchod, ni fydd cyfraniadau neu areithiau gan gynghorydd ond yn ymwneud â’r cynnig dan sylw ac ni fyddant yn hirach na ( ) munud heb gydsyniad cadeirydd y cyfarfod.

2. YMDDYGIAD AFREOLUS MEWN CYFARFODYDD

a Ni fydd unrhyw berson yn atal gwaith cyfarfod nac yn ymddwyn yn dramgwyddus neu’n amhriodol. Os anwybyddir y rheol sefydlog hon, bydd cadeirydd y cyfarfod yn gofyn i’r cyfryw berson(au) bwyllo neu wella eu hymddygiad.
b Os yw person(au) yn anwybyddu cais cadeirydd y cyfarfod i bwyllo neu wella eu hymddygiad, gall unrhyw gynghorydd neu gadeirydd y cyfarfod gynnig na ddylid rhoi gwrandawiad i’r person mwyach neu y dylid eu heithrio o’r cyfarfod. Cynhelir pleidlais ar y cynnig, os caiff ei eilio, heb unrhyw drafodaeth.
c Os yw penderfyniad a wneir o dan reol sefydlog 2(b) uchod yn cael ei anwybyddu, gall cadeirydd y cyfarfod gymryd camau rhesymol i adfer trefn neu er mwyn symud y cyfarfod ymlaen. Gall hyn gynnwys atal y cyfarfod dros dro neu ei gau.

3. CYFARFODYDD YN GYFFREDINOL

Cyfarfodydd Cyngor llawn
Cyfarfodydd Pwyllgorau
Cyfarfodydd Is-bwyllgorau

a Ni chynhelir cyfarfodydd mewn adeiladau sydd adeg y cyfarfod yn cael eu defnyddio ar gyfer cyflenwi alcohol, oni bai nad oes unrhyw adeiladau eraill ar gael yn rhad ac am ddim neu am gost resymol.
b Nid yw’r isafswm o dri diwrnod llawn ar gyfer hysbysiad am gyfarfod yn cynnwys y diwrnod y cyhoeddwyd yr hysbysiad arno, diwrnod y cyfarfod, dydd Sul, diwrnod y gwyliau Nadolig, diwrnod gwyliau’r Pasg neu ŵyl banc neu ddiwrnod a bennwyd ar gyfer diolchgarwch neu alaru cyhoeddus.
c Nid yw’r isafswm o dri diwrnod llawn ar gyfer hysbysiad cyhoeddus am gyfarfod yn cynnwys y diwrnod y cyhoeddwyd yr hysbysiad arno na diwrnod y cyfarfod oni bai y caiff y cyfarfod ei gynnull ar rybudd byrrach NEU [Nid yw’r isafswm o dri diwrnod llawn ar gyfer hysbysiad cyhoeddus am gyfarfod yn cynnwys y diwrnod y cyhoeddwyd yr hysbysiad arno na diwrnod y cyfarfod].
d Bydd cyfarfodydd yn agored i’r cyhoedd oni bai fod eu presenoldeb yn rhagfarnol i les y cyhoedd oherwydd natur gyfrinachol y materion i’w trafod neu am resymau arbennig eraill. Caiff y cyhoedd eu heithrio o’r cyfarfod neu o ran ohono trwy benderfyniad fydd yn nodi rhesymau am eithrio’r cyhoedd.
e Gall aelodau’r cyhoedd gyflwyno sylwadau, ateb cwestiynau a rhoi tystiolaeth mewn cyfarfod y mae ganddynt hawl bod ynddo o ran y materion ar yr agenda.
f Ni fydd y cyfnod amser a neilltuir ar gyfer cyfranogiad y cyhoedd mewn cyfarfod yn unol â rheol sefydlog 3(e) yn fwy na 20 munud onid yw cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu’n wahanol.
g Yn amodol ar reol sefydlog 3(f), ni fydd aelod o’r cyhoedd yn siarad am fwy na 3 munud.
h Yn unol â rheol sefydlog 3(e), ni fydd cwestiwn yn gorfod cael ateb yn y cyfarfod nac yn agor trafodaeth ar y cwestiwn. Gall cadeirydd y cyfarfod gyfarwyddo y dylid rhoi ymateb ysgrifenedig neu lafar.
i [Bydd person yn sefyll pan yn gofyn i gael siarad ac wrth siarad (ac eithrio pan mae gan berson anabledd neu os yw’n debyg o ddioddef anghysur)] NEU [Bydd person yn codi ei law/llaw wrth ofyn i gael siarad ac yn sefyll wrth siarad (ac eithrio pan mae gan berson anabledd neu os yw’n debyg o ddioddef anghysur)]. Gall cadeirydd y cyfarfod benderfynu ar unrhyw adeg caniatáu i berson barhau i eistedd wrth siarad.
j Bydd person sy’n siarad mewn cyfarfod yn cyfeirio ei sylwadau at gadeirydd y cyfarfod.
k Un person yn unig gaiff siarad ar y tro. Os yw mwy nac un person eisiau siarad, bydd cadeirydd y cyfarfod yn penderfynu ym mha drefn y byddant yn siarad.
l Ni chaniateir tynnu lluniau, recordio, darlledu neu ddarlledu trafodion y cyfarfod mewn unrhyw ffordd heb gael cydsyniad ysgrifenedig y Cyngor ymlaen llaw.
m Bydd y wasg yn cael cyfleusterau rhesymol ar gyfer gwneud eu hadroddiad o gyfarfod neu ran ohono y mae ganddynt hawl i fod yn bresennol ynddo.
n Yn amodol ar reolau sefydlog sy’n datgan yn wahanol, gall unrhyw beth yr awdurdodwyd neu y gofynnwyd iddo gael ei wneud gan, i neu gerbron Cadeirydd y Cyfarfod gael ei wneud yn ei absenoldeb gan, i neu gerbron Is-Gadeirydd y Cyngor (os oes un).
o Bydd Cadeirydd y Cyngor, os yn bresennol, yn llywyddu mewn cyfarfod. Os yw’r Cadeirydd yn absennol o gyfarfod, bydd Is-Gadeirydd y Cyngor (os oes un) ac os yw’n bresennol, yn llywyddu. Os yw’r Cadeirydd a’r Is-Gadeirydd yn absennol o gyfarfod, bydd cynghorydd a ddewisir gan gynghorwyr sy’n bresennol yn y cyfarfod yn llywyddu yn y cyfarfod.
p Ar yr amod fod cworwm mewn cyfarfod, bydd pob mater mewn cyfarfod yn cael eu penderfynu gan fwyafrif y cynghorwyr a’r sawl nad ydynt yn gynghorwyr a chanddynt hawl i bleidleisio sy’n bresennol ac yn pleidleisio.
q Gall cadeirydd cyfarfod fwrw pleidlais wreiddiol ar unrhyw fater y cynhelir pleidlais arno, a phan mae’r pleidleisio’n gyfartal gall ddefnyddio ei b/phleidlais fwrw os defnyddiodd bleidlais wreiddiol ai peidio.
Trowch at reolau sefydlog 5(h) ac (i) i weld y rheolau gwahanol sy’n berthnasol wrth ethol Cadeirydd y Cyngor yng nghyfarfod blynyddol y Cyngor.
r Onid yw rheolau sefydlog yn trefnu fel arall, cynhelir pleidlais ar fater trwy godi dwylo. Os yw cynghorydd yn gofyn, bydd y pleidleisio ar unrhyw fater yn cael ei gofnodi er mwyn dangos a roddodd pob cynghorydd sy’n bresennol ac yn pleidleisio ei b/phleidlais dros neu yn erbyn y mater dan sylw. Dylid gwneud cais o’r fath cyn symud ymlaen at yr eitem nesaf ar yr agenda.
s Bydd cofnodion cyfarfod yn cynnwys cofnod manwl-gywir o’r canlynol:
i. amser a lleoliad y cyfarfod;
ii. enwau cynghorwyr sy’n bresennol ac enwau’r cynghorwyr sy’n absennol;
iii. buddianau a ddatganwyd gan gynghorwyr a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio;
iv. goddefebau a roddwyd (os oedd rhai) i gynghorwyr a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio;
v. a wnaeth cynghorydd neu bobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio adael y cyfarfod pan oedd materion a chanddynt fuddiannau ynddynt yn cael eu trafod;
vi. a gafwyd sesiwn cyfranogiad y cyhoedd; ac
vii. y penderfyniadau a wnaed.
s Mae cynghorydd neu bobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio a chanddynt fuddiant personol neu ragfarnol mewn mater a drafodir mewn cyfarfod sy’n cyfyngu eu hawl i gymryd rhan mewn trafodaeth neu bleidlais ar y mater hwnnw yn gaeth i ymrwymiadau yn y cod ymddygiad a fabwysiadwyd gan y cyngor.
t Ni ellir cyflawni unrhyw waith mewn cyfarfod onid oes o leiaf un rhan o dair o gyfanswm aelodau’r cyngor yn bresennol ac ni fydd cworwm cyfarfod yn llai na thri o dan unrhyw amgylchiadau.
Trowch at reol sefydlog 4d(viii) i gael manylion cworwm cyfarfod pwyllgor neu is-bwyllgor.
u Os nad oes cworwm mewn cyfarfod ni ellir cyflawni unrhyw waith a chaiff y cyfarfod ei gau. Caiff y materion ar agenda’r cyfarfod eu gohirio tan gyfarfod yn y dyfodol.
v Ni fydd cyfarfod yn parhau am fwy na 4 awr.

4. PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU

a Oni bai fod y Cyngor yn penderfynu’n wahanol, gall pwyllgor benodi is-bwyllgor y caiff ei gylch gorchwyl a’i aelodau eu penderfynu gan y pwyllgor.
b Gall aelodau’r pwyllgor gynnwys pobl heb fod yn gynghorwyr onid yw’n bwyllgor sy’n rheoleiddio a rheoli cyllid y Cyngor.
c Oni bai fod y Cyngor yn penderfynu’n wahanol, gall holl aelodau pwyllgor ymgynghorol ac is-bwyllgor y pwyllgor ymgynghorol fod yn bobl heb fod yn gynghorwyr.
d Gall y Cyngor benodi pwyllgorau sefydlog neu bwyllgorau eraill yn Ôl y gofyn, a:
i. bydd yn pennu eu cylch gorchwyl;
ii. bydd yn pennu nifer ac amser cyfarfodydd cyffredin pwyllgor sefydlog hyd at ddyddiad cyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor;
iii. bydd yn caniatáu i bwyllgor, ac eithrio ar gyfer cyfarfodydd cyffredin pwyllgor, bennu nifer ac amser ei gyfarfodydd;
iv. bydd, yn amodol ar reolau sefydlog 4(b) ac (c) uchod, yn penodi a phennu cyfnodau gwasanaeth aelodau pwyllgor o’r fath;
v. gall, yn amodol ar reolau sefydlog 4(b) ac (c), benodi a phennu cyfnodau gwasanaeth eilydd aelodau pwyllgor fydd yn cymryd lle’r aelodau arferol mewn cyfarfod o’r pwyllgor os yw aelodau arferol y pwyllgor yn cadarnhau i’r Swyddog Priodol 5 diwrnod cyn y cyfarfod na allant fod yn bresennol;
vi. bydd, ar Ôl penodi aelodau pwyllgor sefydlog, yn penodi cadeirydd y pwyllgor sefydlog;
vii. bydd yn caniatáu i bwyllgor ac eithrio pwyllgor sefydlog, benodi ei gadeirydd ei hun yng nghyfarfod cyntaf y pwyllgor;
viii. bydd yn pennu lle, gofynion hysbysu a chworwm ar gyfer cyfarfod pwyllgor ac is-bwyllgor na fydd yn llai na thri;
ix. bydd yn penderfynu os gall y cyhoedd gymryd rhan mewn cyfarfod pwyllgor;
x. bydd yn penderfynu os caiff y cyhoedd a’r wasg fynychu cyfarfodydd is-bwyllgor ac yn pennu’r gofynion ar gyfer hysbysu’r cyhoedd ymlaen llaw, os oes rhai, ar gyfer cyfarfodydd is-bwyllgor;
xi. bydd yn penderfynu a all y cyhoedd gymryd rhan mewn cyfarfod o’r is-bwyllgor y mae ganddynt hawl i’w fynychu; a
xii. gall ddiddymu pwyllgor neu is-bwyllgor.

5. CYFARFODYDD CYNGOR ARFEROL

a Mewn blwyddyn etholiad, cynhelir cyfarfod blynyddol y Cyngor ar neu o fewn 14 diwrnod yn dilyn y diwrnod y mae’r cynghorwyr a etholwyd yn ymgymryd â’u swydd.
b Mewn blwyddyn nad yw’n flwyddyn etholiad, cynhelir cyfarfod blynyddol Cyngor ar ba ddiwrnod bynnag ym mis Mai a ddewisir gan y Cyngor.
c Os na phennir unrhyw amser arall, cynhelir cyfarfod blynyddol y Cyngor am 6pm.
d Yn ogystal â chyfarfod blynyddol y Cyngor, gellir cynnal unrhyw nifer o gyfarfodydd cyffredin eraill bob blwyddyn ar ba ddyddiadau ac amserau bynnag a ddewisir gan y Cyngor.
e Y mater cyntaf a gaiff sylw yng nghyfarfod blynyddol y Cyngor fydd ethol Cadeirydd ac Is-Gadeirydd (os oes un) y Cyngor.
f Bydd Cadeirydd y Cyngor, onid yw wedi ymddiswyddo neu wedi cael ei h/anghymwyso, yn parhau yn ei swydd ac yn llywyddu yn y cyfarfod blynyddol nes yr etholir ei h/olynydd yng nghyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor.
g Bydd Is-Gadeirydd y Cyngor, os oes un, onid yw wedi ymddiswyddo neu wedi cael ei h/anghymwyso, yn ei swydd hyd nes yn union wedi ethol Cadeirydd y Cyngor yng nghyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor.
h Mewn blwyddyn etholiad, os na chafodd Cadeirydd presennol y Cyngor ei h/ail-ethol yn aelod o’r Cyngor, bydd yn llywyddu yn y cyfarfod hyd nes yr etholwyd Cadeirydd newydd y Cyngor. Ni fydd gan Gadeirydd presennol y Cyngor bleidlais wreiddiol ar gyfer ethol Cadeirydd newydd y Cyngor ond mae’n rhaid iddo/i roi pleidlais fwrw os yw’r pleidleisio’n gyfartal.
i Mewn blwyddyn etholiad, os cafodd Cadeirydd presennol y Cyngor ei h/ail-ethol yn aelod o’r Cyngor, bydd yn llywyddu yn y cyfarfod hyd nes yr etholwyd Cadeirydd newydd y Cyngor. Gall ddefnyddio pleidlais wreiddiol ar gyfer ethol Cadeirydd newydd y Cyngor ac mae’n rhaid iddo/i roi pleidlais fwrw os yw’r pleidleisio’n gyfartal.
j Wedi ethol Cadeirydd y Cyngor ac Is-Gadeirydd (os oes un) y Cyngor yng nghyfarfod blynyddol y Cyngor, bydd gwaith y cyfarfod blynyddol yn cynnwys:
i. Mewn blwyddyn etholiad, Cadeirydd y Cyngor a chynghorwyr yn cyflwyno eu ffurflenni derbyn swydd onid yw’r Cyngor yn penderfynu y gellir gwneud hyn yn ddiweddarach. Mewn blwyddyn nad yw’n flwyddyn etholiad, Cadeirydd y Cyngor yn cyflwyno ei ffurflen derbyn swydd onid yw’r Cyngor yn penderfynu y gellir gwneud hyn yn ddiweddarach;
ii. Cadarnhau cywirdeb cofnodion cyfarfod diwethaf y Cyngor;
iii. Derbyn cofnodion cyfarfod diwethaf pwyllgor;
iv. Ystyried argymhellion a wnaed gan bwyllgor;
v. Adolygu trefniadau dirprwyo i bwyllgorau, is-bwyllgorau, staff ac awdurdodau lleol eraill;
vi. Adolygu cylchoedd gorchwyl pwyllgorau;
vii. Penodi aelodau ar bwyllgorau presennol;
viii. Penodi unrhyw bwyllgorau newydd yn unol â rheol sefydlog 4;
ix. Adolygu a mabwysiadu rheolau sefydlog a rheoliadau ariannol priodol;
x. Adolygu trefniadau (gan gynnwys cytundebau cyfreithiol) gydag awdurdodau lleol eraill, cyrff nid er mwyn gwneud elw a busnesau;
xi. Adolygu cynrychiolaeth ar neu waith gyda chyrff allanol a threfniadau ar gyfer adrodd yn Ôl;
xii. Adolygu stocrestr o dir ac asedau eraill gan gynnwys adeiladau ac offer swyddfa;
xiii. Cadarnhau trefniadau ar gyfer gwarant yswiriant ar gyfer pob risg yswirwadwy;
xiv. Adolygu tanysgrifiadau’r Cyngor a/neu staff i gyrff eraill;
xv. Adolygu gweithdrefn cwynion y Cyngor;
xvi. Adolygu polisïau, gweithdrefnau ac arferion y Cyngor o ran ei gyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth rhyddid gwybodaeth a diogelu data (gweler hefyd reolau sefydlog 11, 20 a 21);
xvii. Adolygu polisi’r Cyngor ar gyfer delio â’r wasg/cyfryngau;
xviii. Adolygu polisïau a gweithdrefnau cyflogaeth y Cyngor;
xix. Adolygu gwariant y Cyngor o dan a.137 Deddf Llywodraeth Leol 1972 neu’r pŵer llesiant.
xx. Pennu amser a lle cyfarfodydd cyffredin y Cyngor hyd at a chan gynnwys cyfarfod blynyddol nesaf y Cyngor.

6. CYFARFODYDD ARBENNIG O’R CYNGOR, PWYLLGORAU AC IS-BWYLLGORAU

a Gall Cadeirydd y Cyngor gynnull cyfarfod arbennig o’r Cyngor ar unrhyw adeg.
b Os nad yw Cadeirydd y Cyngor yn cynnull cyfarfod arbennig o’r Cyngor o fewn saith niwrnod i gael cais ysgrifenedig i wneud hynny gan ddau gynghorydd, gall unrhyw ddau gynghorydd gynnull cyfarfod arbennig o’r Cyngor. Rhaid i’r hysbysiad cyhoeddus yn cynnwys amser, lle ac agenda’r cyfryw gyfarfod gael ei lofnodi gan y ddau gynghorydd.
c Gall cadeirydd pwyllgor [neu is-bwyllgor] gynnull cyfarfod arbennig o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor] ar unrhyw adeg.
d Os nad yw cadeirydd pwyllgor [neu is-bwyllgor] yn cynnull cyfarfod arbennig o fewn 2 ddiwrnod gwaith i gael cais i wneud hynny gan 2 aelod o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor], gall unrhyw 4 aelod o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor] gynnull cyfarfod arbennig o’r pwyllgor [neu’r is-bwyllgor].

7. PENDERFYNIADAU BLAENOROL

a Ni fydd penderfyniad yn cael ei ddadwneud o fewn chwe mis ac eithrio naill ai trwy gynnig arbennig, sy’n galw am rybudd ysgrifenedig gan o leiaf 3 gynghorydd i’w roi i’r Swyddog Priodol yn unol â rheol sefydlog 9, neu trwy gynnig a gyflwynir yn sgîl argymhelliad pwyllgor neu is-bwyllgor.
b Pan ymdriniwyd â chynnig yn sgîl rheol sefydlog 7(a), ni ellir cyflwyno cynnig tebyg o fewn cyfnod pellach o chwe mis.

8. PLEIDLEISIO AR BENODIADAU

a Pan enwebwyd dau berson neu ragor ar gyfer swydd i’w llenwi gan y Cyngor a phan na chafodd yr un o’r personau hynny fwyafrif llwyr y pleidleisiau o’u plaid, tynnir enw’r person a chanddo/i’r nifer lleiaf o bleidleisiau oddi ar y rhestr ac fe gynhelir pleidlais newydd. Bydd y broses hon yn parhau hyd nes y rhoddwyd mwyafrif y pleidleisiau o blaid un person. Gellir datrys sefyllfa lle y mae’r pleidleisio’n gyfartal trwy i gadeirydd y cyfarfod ddefnyddio’r bleidlais fwrw.


9. CYNIGION AR GYFER CYFARFOD Y MAE’N RHAID RHOI RHYBUDD YSGRIFENEDIG AR EU CYFER I’R SWYDDOG PRIODOL

a Bydd cynnig yn ymwneud â chyfrifoldebau’r cyfarfod y’i cyflwynwyd ar ei gyfer a bydd yn ddiwahân yn ymwneud â chyflawni swyddogaethau, grymoedd neu gyfrifoldebau statudol y Cyngor neu fater sy’n effeithio’n benodol ar ardal y Cyngor neu ei drigolion.
b Ni ellir cyflwyno unrhyw gynnig mewn cyfarfod onid yw ar yr agenda ac oni roddodd y cynigydd hysbysiad ysgrifenedig o’i eiriad i’r Swyddog Priodol o leiaf 5 diwrnod llawn cyn y cyfarfod. Nid yw dyddiau llawn yn cynnwys diwrnod yr hysbysiad na diwrnod y cyfarfod.
c Gall y Swyddog Priodol, cyn cynnwys cynnig ar yr agenda a dderbyniwyd yn unol â rheol sefydlog 9(b), gywiro camgymeriadau gramadegol neu deipograffyddol amlwg yng ngeiriad y cynnig.
d Os yw’r Swyddog Priodol yn credu nad yw ystyr geiriad cynnig a dderbyniwyd yn unol â rheol sefydlog 9(b) yn glir, caiff y cynnig ei wrthod nes bod cynigydd y cynnig yn ei ail-gyflwyno’n ysgrifenedig i’r Swyddog Priodol fel ei fod yn ddealladwy o leiaf 3 diwrnod llawn cyn y cyfarfod.
e Os yw geiriad cynnig arfaethedig yn cael ei ystyried yn amhriodol, bydd y Swyddog Priodol yn trafod gyda chadeirydd y cyfarfod arfaethedig neu, fel y bo’n briodol, y cynghorwyr a gynullodd y cyfarfod, i ystyried a fydd y cynnig yn cael ei gynnwys ar yr agenda neu’n cael ei wrthod.
f Bydd penderfyniad y Swyddog Priodol ar gynnwys y cynnig ar yr agenda ai peidio yn derfynol.
g Cofnodir cynigion mewn llyfr i’r perwyl hwnnw a chânt eu rhifo yn nhrefn eu derbyn.
h Cofnodir cynigion a gafodd eu gwrthod mewn llyfr i’r perwyl hwnnw ac fe gynhwysir esboniad am eu gwrthod gan y Swyddog Priodol.

10. CYNIGION MEWN CYFARFOD NAD OES ANGEN RHYBUDD YSGRIFENEDIG AR EU CYFER

a Gellir cyflwyno’r cynigion canlynol mewn cyfarfod heb roi rhybudd ysgrifenedig i’r Swyddog Priodol:
i. cywiro anghywirdeb yn nrafft gofnodion cyfarfod;
ii. symud at bleidlais;
iii. gohirio trafod cynnig;
iv. cyfeirio cynnig at bwyllgor neu is-bwyllgor penodol;
v. penodi person i lywyddu mewn cyfarfod;
vi. newid trefn materion ar yr agenda;
vii. symud ymlaen at y mater nesaf ar yr agenda;
viii. gofyn am adroddiad ysgrifenedig;
ix. penodi pwyllgor neu is-bwyllgor a’u haelodau;
x. cynyddu’r terfynau amser ar gyfer siarad;
xi. eithrio’r wasg a’r cyhoedd o gyfarfod oherwydd gwybodaeth gyfrinachol neu sensitif sy’n rhagfarnol i les y cyhoedd
xii. peidio rhoi gwrandawiad pellach i gynghorydd neu aelod o’r cyhoedd;
xiii. eithrio cynghorydd neu aelod o’r cyhoedd oherwydd ymddygiad afreolus;
xiv. atal y cyfarfod dros dro;
xv. atal rheol sefydlog benodol (oni bai ei bod yn adlewyrchu gofynion statudol gorfodol);
xvi. gohirio’r cyfarfod; neu
xvii. gau cyfarfod.

11. RHEOLI GWYBODAETH
Gweler hefyd reol sefydlog 20.

a Bydd y Cyngor yn trefnu ac adolygu camau technegol a sefydliadol i gadw’n ddiogel wybodaeth (gan gynnwys data personol) a gedwir ganddo ar bapur ac yn electronaidd. Bydd y cyfryw drefniadau yn cynnwys penderfynu pwy gaiff fynediad at ddata personol ac amgryptio data personol.
b Bydd y Cyngor yn trefnu ac adolygu polisïau ar gyfer cadw a dinistrio’n ddiogel yr holl wybodaeth (gan gynnwys data personol) a gedwir ganddo ar bapur ac yn electronaidd. Bydd polisi cadw’r Cyngor yn cadarnhau am ba gyfnod y caiff gwybodaeth (gan gynnwys data personol) ei chadw neu os nad yw hynny’n bosib y meini prawf a ddefnyddir i bennu’r cyfnod hwn (e.e. Deddf Cyfyngu 1980).
c Ni fydd yr agenda, y papurau sy’n cefnogi’r agenda a chofnodion cyfarfod yn datgelu nac yn tanseilio mewn unrhyw ffordd arall wybodaeth gyfrinachol na data personol heb gyfiawnhad cyfreithiol.
d Ni fydd cynghorwyr, staff, contractwyr ac asiantwyr y Cyngor yn datgelu gwybodaeth gyfrinachol na data personol heb gyfiawnhad cyfreithiol.

12. DRAFFT GOFNODION

a Os rhoddwyd drafft gofnodion cyfarfod blaenorol i gynghorwyr gyda’r agenda ar gyfer mynychu’r cyfarfod lle y caiff eu cywirdeb ei gadarnhau, fe’u derbynnir fel y maent.
b Ni fydd unrhyw drafod ar ddrafft gofnodion cyfarfod blaenorol ac eithrio ynghylch eu cywirdeb. Rhaid cyflwyno cynnig i gywiro anghywirdeb yn y drafft gofnodion yn unol â rheol sefydlog 10(a)(i).
c Bydd cywirdeb drafft gofnodion, gan gynnwys unrhyw welliant/welliannau a wneir iddynt, yn cael ei gadarnhau trwy benderfyniad a chânt eu llofnodi gan gadeirydd y cyfarfod ac maent yn sefyll yn gofnod cywir o’r cyfarfod y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef.
d Os nad yw cadeirydd y cyfarfod yn credu fod y cofnodion yn gofnod cywir o’r cyfarfod y mae’r cofnodion yn ymwneud ag ef, bydd yn llofnodi’r cofnodion ac yn cynnwys paragraff fel a ganlyn neu i’r un perwyl:
“Nid yw cadeirydd y cyfarfod hwn yn credu fod cofnodion cyfarfod y ( ) a gynhaliwyd ar [dyddiad] o ran ( ) yn gofnod cywir ond ni chafodd y farn honno ei chefnogi gan y cyfarfod ac fe gadarnhawyd y cofnodion yn gofnod cywir o’r trafodion.”
e Yn amodol ar reol sefydlog 20(a) ac wedi gwneud penderfyniad sy’n cadarnhau cywirdeb cofnodion cyfarfod, caiff drafft gofnodion neu recordiadau’r cyfarfod y ceir cofnodion wedi’u cymeradwyo ar ei gyfer eu dinistrio

13. COD YMDDYGIAD A GODDEFEBAU
Gweler hefyd reol sefydlog 3(s).

a Bydd cynghorwyr a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio yn cadw at y cod ymddygiad a fabwysiadwyd gan y Cyngor.
b Bydd pob cynghorydd a phobl heb fod yn gynghorwyr a chanddynt hawliau pleidleisio yn cael hyfforddiant ar y cod ymddygiad o fewn chwe mis i gyflwyno eu ffurflen derbyn swydd.
c Rhaid gwneud ceisiadau am oddefeb yn ysgrifenedig a’u cyflwyno i bwyllgor safonau [y Cyngor Bwrdeistref] NEU [Cyngor Sir] cyn gynted ag y bo modd cyn y cyfarfod y mae angen yr oddefeb ar ei gyfer.

14. CWYNION COD YMDDYGIAD

a Wedi cael gwybod gan y [Bwrdeistref Sirol] NEU [Cyngor Sir] ei fod yn delio â chŵyn fod cynghorydd neu berson arall a chanddo/i hawliau pleidleisio wedi torri cod ymddygiad y Cyngor, bydd y Swyddog Priodol, yn amodol ar reol sefydlog 11, yn adrodd hyn i’r Cyngor.
b Pan mae’r hysbysiad yn rheol sefydlog 14(a) yn ymwneud â chŵyn a wnaed gan y Swyddog Priodol, bydd y Swyddog Priodol yn rhoi gwybod am hyn i Gadeirydd y Cyngor, a bydd y Cadeirydd yn enwebu aelod arall o’r staff i ymgymryd â dyletswyddau’r Swyddog Priodol o ran y gŵyn hyd nes y cafodd ei phenderfynu.
c Gall y Cyngor:
i. ddarparu gwybodaeth neu dystiolaeth lle y mae angen datgeliad o’r fath er mwyn sicrhau bod y gŵyn yn cael ei hymchwilio neu oherwydd bod hynny’n ofynnol yn Ôl y gyfraith;
ii. geisio gwybodaeth sy’n berthnasol i’r gŵyn oddi wrth y person neu gorff a chanddynt gyfrifoldeb statudol i ymchwilio’r mater;
iii. indemnio’r cynghorydd neu berson heb fod yn gynghorydd a chanddo/i hawliau pleidleisio o ran ei g/chostau cyfreithiol cysylltiol ac mae’n rhaid i unrhyw indemniad o’r fath gael ei gymeradwyo gan gyfarfod o’r Cyngor.

15. SWYDDOG PRIODOL

a Y Swyddog Priodol fydd naill ai (i) y clerc neu (ii) aelod(au) staff eraill a enwebwyd gan y Cyngor i gyflawni gwaith y Swyddog Priodol pan mae’r Swyddog Priodol yn absennol.

b Bydd y Swyddog Priodol:
i. o leiaf dri diwrnod llawn cyn cyfarfod o’r cyngor, pwyllgor neu is-bwyllgor:
yn rhoi i gynghorwyr, yn bersonol neu drwy’r post yn eu preswylfeydd, wŷs wedi’i lofnodi yn cadarnhau’r amser, y lle a’r agenda: ac yn
yn darparu, mewn lle amlwg, hysbysiad cyhoeddus o amser, lle ac agenda (ar yr amod y cafodd yr hysbysiad cyhoeddus gydag agenda cyfarfod arbennig o’r Cyngor a gynullwyd gan gynghorwyr ei lofnodi ganddynt) ac yn cyhoeddi’n electronaidd hysbysiad o amser a lle, ac i’r graddau y bo hynny’n ymarferol resymol, unrhyw ddogfennau yn gysylltiedig â’r materion a drafodir yn y cyfarfod onid ydynt yn ymwneud â mater sy’n debygol o gael ei ystyried yn breifat neu pe bai eu datgelu yn groes i unrhyw gyflawniad.
Trowch at reol sefydlog 3(b) i weld ystyr dyddiau llawn ar gyfer cyfarfod o’r cyngor llawn a rheol sefydlog 3 (c) i weld ystyr dyddiau llawn ar gyfer cyfarfod pwyllgor;
ii. yn amodol ar reol sefydlog 9, cynnwys ar yr agenda yr holl gynigion yn y drefn y’u derbyniwyd oni roddodd cynghorydd hysbysiad ysgrifenedig o leiaf 2 diwrnod cyn y cyfarfod yn cadarnhau ei f/bod yn ei dynnu’n Ôl;
iii. yn cynnull cyfarfod o’r cyngor llawn ar gyfer ethol Cadeirydd newydd i’r Cyngor, a hynny oherwydd y daeth ei swydd yn wag;
iv. yn gwneud trefniadau i alluogi etholwyr llywodraeth leol i archwilio’r llyfr cofnodion;
v. yn derbyn a chadw copïau o is-ddeddfau a wnaed gan awdurdodau lleol eraill;
vi. yn cadw ffurflenni derbyn swyddi gan gynghorwyr;
vii. yn cadw copi o gofrestr buddiannau pob cynghorydd;
viii. yn cynorthwyo gydag ymateb i geisiadau a wnaed o dan ddeddfwriaeth rhyddid gwybodaeth a hawliau y gellir eu defnyddio o dan ddeddfwriaeth diogelu data 1998, yn unol â pholisïau a gweithdrefnau perthnasol y Cyngor;
ix. yn cysylltu, yn Ôl y galw, gyda Swyddog Diogelu Data y Cyngor;
x. yn derbyn a danfon gohebiaeth a hysbysiadau cyffredinol ar ran y Cyngor ac eithrio pan wnaed penderfyniad yn groes i hynny;
xi. yn cynorthwyo gyda threfnu, storio, cael mynediad at, diogelwch a dinistrio gwybodaeth a gedwir gan y Cyngor ar bapur ac yn electronaidd yn amodol ar ofynion deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth a diogelu data a gofynion cyfreithiol eraill (e.e. Deddf Cyfyngu 1980);
xii. yn trefnu fod gweithredoedd cyfreithiol yn cael eu cyflawni;
Gweler hefyd reol sefydlog 23;
xiii. yn trefnu neu’n rheoli awdurdodi, cymeradwyo a chyfarwyddo’n ddiymdroi unrhyw daliadau i’w gwneud gan y Cyngor yn unol â’i reoliadau ariannol;
xiv. yn cofnodi pob cais cynllunio y cafodd y Cyngor wybod amdanynt ac ymateb y Cyngor i’r awdurdod cynllunio lleol mewn llyfr pwrpasol i’r perwyl hwnnw;
xv. yn cyfeirio cais cynllunio a dderbyniwyd gan y Cyngor at y [Cadeirydd neu yn ei absenoldeb Is-Gadeirydd (os oes un) y Cyngor] NEU [Cadeirydd neu yn ei absenoldeb Is-Gadeirydd (os oes un) y Pwyllgor ( )] o fewn dau ddiwrnod i’w dderbyn i drefnu cyfarfod arbennig os yw natur y cais cynllunio yn golygu fod rhaid ei ystyried cyn cyfarfod cyffredin nesaf y [Cyngor] NEU [pwyllgor ( )];
xvi. yn rheoli mynediad at wybodaeth am y Cyngor trwy’r cynllun cyhoeddiadau; ac
xvii. yn cadw sêl y Cyngor (os oes un) na chaiff ei ddefnyddio heb wneud penderfyniad i’r perwyl hwnnw.
Gweler hefyd reol sefydlog 23.

16. SWYDDOG ARIANNOL CYFRIFOL

a Bydd y Cyngor yn penodi aelod(au) priodol o’r staff i gyflawni gwaith y Swyddog Ariannol Cyfrifol pan mae’r Swyddog Ariannol Cyfrifol yn absennol.

17. CYFRIFON A DATGANIADAU CYFRIFO

a Mae “arferion priodol” mewn rheolau sefydlog yn cyfeirio at fersiwn ddiweddaraf “Llywodraethiant ac Atebolrwydd ar gyfer Cynghorau Lleol yng Nghymru – Canllaw i Ymarferwyr”.
b Bydd pob taliad gan y Cyngor yn cael ei awdurdodi, ei gymeradwyo a’i wneud yn unol â’r gyfraith, arferion priodol a rheoliadau ariannol y Cyngor.
c Bydd y Swyddog Ariannol Cyfrifol yn rhoi i bob cynghorydd cyn gynted ag y bo’n ymarferol ar Ôl 30 Mehefin, 30 Medi a 31 Rhagfyr ym mhob blwyddyn ddatganiad i grynhoi:
i. derbyniadau a thaliadau’r Cyngor (neu incwm a gwariant) ar gyfer pob chwarter;
ii. derbyniadau a thaliadau agregad (neu incwm a gwariant) y Cyngor ar gyfer y flwyddyn hyd hynny;
iii. y gweddillion sydd ar gael ar ddiwedd y chwarter yr adroddir arno ac sy’n cynnwys cymhariaeth gyda’r gyllideb ar gyfer y flwyddyn ariannol ac yn amlygu unrhyw orwariannau gwirioneddol neu bosib.
d Cyn gynted ag y bo modd wedi diwedd y flwyddyn ariannol ar 31 Mawrth, bydd y Swyddog Ariannol Cyfrifol yn darparu:
i. datganiad i bob cynghorydd yn crynhoi derbyniadau a thaliadau’r Cyngor (neu incwm a gwariant) ar gyfer y chwarter diwethaf a’r flwyddyn hyd hynny er gwybodaeth; ac
ii. i’r Cyngor y datganiadau cyfrifo ar gyfer y flwyddyn ar ffurf Adran 1 y datganiad llywodraethiant ac atebolrwydd blynyddol, sy’n ofynnol gan arferion priodol, i’w hystyried a’u cymeradwyo.
e Caiff datganiadau cyfrifo diwedd blwyddyn eu paratoi yn unol ag arferion priodol a chan ddefnyddio’r ffurf o gyfrifon a bennir gan y Cyngor (derbyniadau a gwariant, neu incwm a gwariant) ar gyfer blwyddyn hyd at 31 Mawrth. Cyflwynir drafft ddatganiad llywodraethiant ac atebolrwydd blynyddol cyflawn i bob cynghorydd o leiaf 14 diwrnod cyn y disgwylir iddo gael ei gymeradwyo gan y Cyngor. Cyflwynir datganiad llywodraethiant ac atebolrwydd blynyddol y Cyngor, sy’n cael ei archwilio’n allanol, gan gynnwys y datganiad llywodraethiant blynyddol, i’r Cyngor i’w ystyried a’i gytuno’n ffurfiol cyn 30 Mehefin.

18. RHEOLYDDION ARIANNOL A CHAFFAEL

a Bydd y cyngor yn ystyried a chymeradwyo rheoliadau ariannol a baratowyd gan y Swyddog Ariannol Cyfrifol, fydd yn cynnwys trefniadau manwl ar gyfer y canlynol:
i. cadw cofnodion cyfrifo a systemau rheolaeth fewnol;
ii. asesu a rheoli risgiau ariannol a wynebir gan y Cyngor;
iii. gwaith yr archwilydd mewnol annibynnol yn unol ag arferion priodol a derbyn adroddiadau rheolaidd gan yr archwilydd mewnol, fydd yn gorfod cael eu darparu o leiaf yn flynyddol;
iv. galluogi cynghorwyr ac etholwyr lleol i archwilio a chopïo cyfrifon y Cyngor a/neu gorchmynion talu; ac
v. yn amodol ar reolau sefydlog 18(e) ac (f) a ddylai contractau yr amcangyfrifwyd eu bod werth llai na £500 neu oherwydd amgylchiadau arbennig gael eu heithrio o broses dendro neu ymarferiad caffael.
b Bydd rheoliadau ariannol yn cael eu hadolygu’n rheolaidd ac o leiaf bob blwyddyn i sicrhau eu bod yn gweddu i’w pwrpas.
c Yn amodol ar ofynion ychwanegol yn rheoliadau ariannol y Cyngor, bydd y broses dendro ar gyfer contractau i gyflenwi nwyddau, deunyddiau, gwasanaethau neu gyflawni gwaith yn cynnwys, man lleiaf, y camau canlynol:
i. bydd manyleb ar gyfer y nwyddau, deunyddiau, gwasanaethau neu waith i’w gyflawni yn cael ei pharatoi;
ii. bydd gwahoddiad i dendro yn cael ei baratoi i gadarnhau (i) manyleb y Cyngor (ii) yr amser, y dyddiad a’r cyfeiriad ar gyfer cyflwyno tendrau (iii) dyddiad ymateb ysgrifenedig y Cyngor i’r tendr a (iv) gwahardd darpar gontractwyr rhag cysylltu â chynghorwyr neu staff i annog neu gefnogi eu tendr y tu allan i’r broses a nodwyd;
iii. bydd y gwahoddiad i dendro yn cael ei hysbysebu mewn papur lleol ac mewn unrhyw fodd arall sy’n briodol;
iv. cyflwynir tendrau yn ysgrifenedig mewn amlen dan sêl wedi’i marcio wedi’i chyfeirio at y Swyddog Priodol;
v. bydd tendrau’n cael eu hagor gan y Swyddog Priodol ym mhresenoldeb o leiaf un cynghorydd wedi’r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau;
vi. bydd tendrau’n cael eu hadrodd a’u hystyried gan bwyllgor periodol y Cyngor neu bwyllgor neu is-bwyllgor y dirprwywyd cyfrifoldeb iddo.
d Nid oes rheidrwydd ar y Cyngor, na phwyllgor nac is-bwyllgor y dirprwywyd cyfrifoldeb iddo i ystyried tendrau, i dderbyn y tendr sy’n cynnig y pris isaf.
e Bydd contract cyhoeddus a reoleiddir gan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 ag iddynt werth amcangyfrifiedig o fwy na £181,302 ar gyfer contract gwasanaeth neu gyflenwad cyhoeddus neu fwy na £4,551,413 ar gyfer contract gwaith cyhoeddus (neu drothwyon eraill a bennir gan y Comisiwn Ewropeaidd bob dwy flynedd ac a gyhoeddir yng Nghyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU)) yn cydymffurfio â’r gweithdrefnau caffael perthnasol a gofynion eraill yn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 sy’n cynnwys hysbysebu’r cyfle contract ar wefan Contracts Finder ac yn OJEU.
f Bydd contract cyhoeddus yn ymwneud â chyflenwi nwy, gwres, trydan, dŵr yfed, gwasanaethau trafnidiaeth neu wasanaethau post i’r cyhoedd; neu ddarparu porthladd neu faes awyr; neu archwilio neu ar gyfer alldynnu nwy, olew neu danwydd solet ag iddo werth amcangyfrifiedig o fwy na £363,424 ar gyfer contract cyflenwi, gwasanaethau neu gynllunio; neu fwy na £4,551,413 ar gyfer contract gwaith; neu £820,370 ar gyfer contract gwasanaethau cymdeithasol a gwasanaethau penodol eraill (neu drothwyon eraill a bennir gan y Comisiwn Ewropeaidd bob dwy flynedd ac a gyhoeddir yn OJEU) yn cydymffurfio â’r gweithdrefnau caffael perthnasol a gofynion eraill yn Rheoliadau Contractau Cyfleustodau 2016.

19. TRIN MATERION STAFF

a Mae mater sy’n bersonol i aelod o staff sy’n cael ei ystyried mewn cyfarfod Cyngor NEU [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] yn is amodol ar reol sefydlog 11.
b Yn amodol ar bolisi’r Cyngor ar absenoldebau o’r gwaith, bydd aelod staff uchaf y Cyngor yn rhoi gwybod i gadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] neu, os nad yw ar gael, i is-gadeirydd (os oes un) [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] am absenoldeb a achoswyd gan salwch neu reswm arall a bydd y cyfryw berson yn rhoi gwybod am absenoldeb o’r fath i’r [ pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] yn ei gyfarfod nesaf.
c Bydd cadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] neu yn ei absenoldeb, yr is-gadeirydd yn dilyn penderfyniad i’r perwyl hwnnw yn cynnal adolygiad o berfformiad ac arfarniad blynyddol o waith [teitl swydd y gweithiwr]. Cyflwynir adroddiad ysgrifenedig ar yr adolygiadau a’r arfarniad i’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] a fydd yn gwneud penderfyniad arno.
d Yn amodol ar bolisi’r Cyngor ar drin achwyniadau, bydd gweithiwr uchaf y Cyngor (neu weithwyr eraill) yn cysylltu â chadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] neu, yn ei absenoldeb, i is-gadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] ynghylch achwyniad anffurfiol neu ffurfiol, a chaiff y mater ei adrodd yn Ôl i’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] a fydd yn gweithredu arno trwy benderfyniad.
e Yn amodol ar bolisi’r Cyngor ar drin achwyniadau, os yw achwyniad anffurfiol neu ffurfiol a godir gan [teitl swydd y gweithiwr] yn ymwneud â chadeirydd neu is-gadeirydd [y pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] , caiff ei gyflwyno i sylw aelod arall o’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ], a chaiff ei adrodd yn Ôl i’r [pwyllgor ( )] NEU [yr is-bwyllgor ( ) ] a fydd yn gweithredu arno trwy benderfyniad.
f Bydd unrhyw bersonau sy’n gyfrifol yn gyfan neu’n rhannol am reoli staff yn trin cofnodion ysgrifenedig pob cyfarfod yn ymwneud â’u perfformiad, galluoedd, achwyniad neu faterion disgyblaeth yn gyfrinachol.
g Yn unol â rheol sefydlog 11(a), bydd gan bersonau a chanddynt gyfrifoldebau rheoli llinell hawl i weld cofnodion staff y cyfeirir atynt yn rheol sefydlog 19(f).

20. CYFRIFOLDEBAU I DDARPARU GWYBODAETH
Gweler hefyd reol sefydlog 21.

a Yn unol â deddfwriaeth rhyddid gwybodaeth, bydd y Cyngor yn cyhoeddi gwybodaeth yn unol â’i gynllun cyhoeddiadau ac yn ymateb i geisiadau am wybodaeth sydd ym meddiant y Cyngor.

21. CYFRIFOLDEBAU O DAN DDEDDFWRIAETH DIOGELU DATA
(Nid yw’r rhestr isod yn hollgynhwysol).

Gweler hefyd reol sefydlog 11.

a Bydd y Cyngor yn penodi Swyddog Diogelu Data.
b Bydd gan y Cyngor bolisïau a gweithdrefnau ar gyfer ymateb i unigolyn sy’n defnyddio hawliau statudol ynghylch ei ddata/data personol.
c Bydd gan y Cyngor bolisi ysgrifenedig ar gyfer ymateb i a rheoli achos o dorri amodau trin data personol.
d Bydd y Cyngor yn cadw cofnod o’r holl achosion o dorri amodau trin data personol yn cynnwys y ffeithiau ynghylch yr achos o dorri amodau trin data personol, ei effeithiau a’r camau lliniarol a gymerwyd.
e Bydd y Cyngor yn gofalu fod yr holl wybodaeth a gyflwynwyd yn ei hysbysiad(au) preifatrwydd mewn ffurf hygyrch hwylus a’i bod yn cael ei chadw’n gyfredol.
f Bydd y Cyngor yn cadw cofnod ysgrifenedig o’i weithgarwch prosesu.

22. CYSYLLTIADAU Ȃ’R WASG/CYFRYNGAU

a Bydd ceisiadau oddi wrth y wasg neu gyfryngau eraill am sylw neu ddatganiad llafar neu ysgrifenedig gan y Cyngor, ei gynghorwyr neu staff yn cael eu trin yn unol â pholisi’r Cyngor ar ddelio â’r wasg a/neu gyfryngau eraill.

23. GWEITHREDU A SELIO GWEITHREDOEDD CYFREITHIOL
Gweler hefyd reolau sefydlog 15(b)(xii) a (xvii).

a Ni fydd gweithred gyfreithiol yn cael ei chyflawni ar ran y Cyngor onid awdurdodwyd hynny trwy benderfyniad.
b [Yn amodol ar reol sefydlog 23(a), sêl cyffredin y Cyngor yn unig a ddefnyddir ar gyfer selio gweithred sy’n gyfreithiol ofynnol. Fe’i defnyddir gan y Swyddog Priodol ym mhresenoldeb dau gynghorydd a fydd yn llofnodi’r weithred yn dystion.]
Mae’r uchod yn berthnasol i Gyngor a chanddo sêl cyffredin.
NEU
[Yn amodol ar reol sefydlog 23(a), gall unrhyw ddau gynghorydd lofnodi, ar ran y Cyngor, unrhyw weithred sy’n gyfreithiol ofynnol a bydd y Swyddog Priodol yn dyst i’w llofnodion.]
Mae’r uchod yn berthnasol i Gyngor heb sêl cyffredin.

24. CYFATHREBU Ȃ CHYNGHORWYR BWRDEISTREF SIROL NEU GYNGHORWYR SIR

a Danfonir gwahoddiad i fynychu cyfarfod y Cyngor, ynghyd â’r agenda, at gynghorydd/wyr ward y [Bwrdeistref Sirol] NEU [Cyngor Sir] sy’n cynrychioli ardal y Cyngor.
b Onid yw’r Cyngor yn penderfynu fel arall, danfonir copi o bob llythyr a ddanfonir at y [Bwrdeistref Sirol] NEU [Cyngor Sir] at y cynghorydd/wyr ward sy’n cynrychioli ardal y Cyngor.

25. CYFYNGIADAU AR WEITHGARWCH CYNGHORWYR

a. Onid awdurdodir hynny trwy benderfyniad, ni fydd unrhyw gynghorydd:
i. yn archwilio unrhyw dir a/neu adeiladau y mae gan y Cyngor hawl neu ddyletswydd i’w archwilio; nac
ii. yn rhoi gorchmynion na chyfarwyddiadau

26. RHEOLAU SEFYDLOG YN GYFFREDINOL

a Gellir atal rheol sefydlog neu ran o reol sefydlog, ac eithrio un sy’n cynnwys gofynion statudol gorfodol, trwy benderfyniad o ran ystyried eitem ar agenda ar gyfer cyfarfod.
b Rhaid cyflwyno cynnig i ychwanegu at neu amrywio neu ddirymu un neu ragor o reolau sefydlog y Cyngor, ac eithrio un sy’n cynnwys gofynion statudol neu gyfreithiol gorfodol, trwy gyfrwng cynnig arbennig, a rhaid rhoi’r hysbysiad ysgrifenedig amdano gan o leiaf 4 gynghorydd i’r Swyddog Priodol yn unol â rheol sefydlog 9.
c Bydd y Swyddog Priodol yn rhoi copi o reolau sefydlog y Cyngor i gynghorydd cyn gynted ag y bo modd.
d Bydd penderfyniad cadeirydd cyfarfod ynghylch defnyddio rheolau sefydlog yn y cyfarfod yn derfynol.

Llansannan Community Council

Standing Orders

Meetings:- The Official Language of all meetings is Welsh.

Council meetings are held on the second Wednesday of each month in Llansannan (at Canolfan Addysg Bro Aled – the School and Community Centre), and in Groes (at the Bylchau Parish Memorial Hall) Meetings start at 7.30 pm.

MODEL STANDING
ORDERS 2018
(WALES)
Llansannan Community Council
Adopted by the Council on 13th March 201

INTRODUCTION
1. RULES OF DEBATE AT MEETINGS
2. DISORDERLY CONDUCT AT MEETINGS
3. MEETINGS GENERALLY
4. COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES
5. ORDINARY COUNCIL MEETINGS
6. EXTRAORDINARY MEETINGS OF THE COUNCIL, COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES
7. PREVIOUS RESOLUTIONS
8. VOTING ON APPOINTMENTS
9. MOTIONS FOR A MEETING THAT REQUIRE WRITTEN NOTICE TO BE GIVEN TO THE PROPER OFFICER
10. MOTIONS AT A MEETING THAT DO NOT REQUIRE WRITTEN NOTICE
11. MANAGEMENT OF INFORMATION
12. DRAFT MINUTES
13. CODE OF CONDUCT AND DISPENSATIONS
14. CODE OF CONDUCT COMPLAINTS
15. PROPER OFFICER
16. RESPONSIBLE FINANCIAL OFFICER
17. ACCOUNTS AND ACCOUNTING STATEMENTS
18. FINANCIAL CONTROLS AND PROCUREMENT
19. HANDLING STAFF MATTERS
20. RESPONSIBILITIES TO PROVIDE INFORMATION
21. RESPONSIBILITIES UNDER DATA PROTECTION LEGISLATION
22. RELATIONS WITH THE PRESS/MEDIA
23. EXECUTION AND SEALING OF LEGAL DEEDS
24. COMMUNICATING WITH COUNTY BOROUGH OR COUNTY COUNCIL COUNCILLORS
25. RESTRICTIONS ON COUNCILLOR ACTIVITIES
26. STANDING ORDERS GENERALLY

1. RULES OF DEBATE AT MEETINGS

a Motions on the agenda shall be considered in the order that they appear unless the order is changed at the discretion of the chairman of the meeting.
b A motion (including an amendment) shall not be progressed unless it has been moved and seconded.
c A motion on the agenda that is not moved by its proposer may be treated by the chairman of the meeting as withdrawn.
d If a motion (including an amendment) has been seconded, it may be withdrawn by the proposer only with the consent of the seconder and the meeting.
e An amendment is a proposal to remove or add words to a motion. It shall not negate the motion.
f If an amendment to the original motion is carried, the original motion (as amended) becomes the substantive motion upon which further amendment(s) may be moved.
g An amendment shall not be considered unless early verbal notice of it is given at the meeting and, if requested by the chairman of the meeting, is expressed in writing to the chairman.
h A councillor may move an amendment to his own motion if agreed by the meeting. If a motion has already been seconded, the amendment shall be with the consent of the seconder and the meeting.
i If there is more than one amendment to an original or substantive motion, the amendments shall be moved in the order directed by the chairman of the meeting.
j Subject to standing order 1(k), only one amendment shall be moved and debated at a time, the order of which shall be directed by the chairman of the meeting.
k One or more amendments may be discussed together if the chairman of the meeting considers this expedient but each amendment shall be voted upon separately.
l A councillor may not move more than one amendment to an original or substantive motion.
m The mover of an amendment has no right of reply at the end of debate on it.
n Where a series of amendments to an original motion are carried, the mover of the original motion shall have a right of reply either at the end of debate on the first amendment or at the very end of debate on the final substantive motion immediately before it is put to the vote.
o Unless permitted by the chairman of the meeting, a councillor may speak once in the debate on a motion except:
i. to speak on an amendment moved by another councillor;
ii. to move or speak on another amendment if the motion has been amended since he last spoke;
iii. to make a point of order;
iv. to give a personal explanation; or
v. to exercise a right of reply.
p During the debate on a motion, a councillor may interrupt only on a point of order or a personal explanation and the councillor who was interrupted shall stop speaking. A councillor raising a point of order shall identify the standing order which he considers has been breached or specify the other irregularity in the proceedings of the meeting he is concerned by.
q A point of order shall be decided by the chairman of the meeting and his decision shall be final.
r When a motion is under debate, no other motion shall be moved except:
i. to amend the motion;
ii. to proceed to the next business;
iii. to adjourn the debate;
iv. to put the motion to a vote;
v. to ask a person to be no longer heard or to leave the meeting;
vi. to refer a motion to a committee or sub-committee for consideration;
vii. to exclude the public and press;
viii. to adjourn the meeting; or
ix. to suspend particular standing order(s) excepting those which reflect mandatory statutory or legal requirements.
s Before an original or substantive motion is put to the vote, the chairman of the meeting shall be satisfied that the motion has been sufficiently debated and that the mover of the motion under debate has exercised or waived his right of reply.
t Excluding motions moved under standing order 1(r), the contributions or speeches by a councillor shall relate only to the motion under discussion and shall not exceed ( ) minutes without the consent of the chairman of the meeting.

2. DISORDERLY CONDUCT AT MEETINGS

a No person shall obstruct the transaction of business at a meeting or behave offensively or improperly. If this standing order is ignored, the chairman of the meeting shall request such person(s) to moderate or improve their conduct.
b If person(s) disregard the request of the chairman of the meeting to moderate or improve their conduct, any councillor or the chairman of the meeting may move that the person be no longer heard or be excluded from the meeting. The motion, if seconded, shall be put to the vote without discussion.
c If a resolution made under standing order 2(b) is ignored, the chairman of the meeting may take further reasonable steps to restore order or to progress the meeting. This may include temporarily suspending or closing the meeting.

3. MEETINGS GENERALLY

Full Council meetings
Committee meetings
Sub-committee meetings

a Meetings shall not take place in premises which at the time of the meeting are used for the supply of alcohol, unless no other premises are available free of charge or at a reasonable cost.
b The minimum three clear days for notice of a meeting does not include the day on which notice was issued, the day of the meeting, a Sunday, a day of the Christmas break, a day of the Easter break or of a bank holiday or a day appointed for public thanksgiving or mourning.
c The minimum three clear days’ public notice for a meeting does not include the day on which the notice was issued or the day of the meeting unless the meeting is convened at shorter notice OR [The minimum three clear days’ public notice of a meeting does not include the day on which the notice was issued or the day of the meeting].
d Meetings shall be open to the public unless their presence is prejudicial to the public interest by reason of the confidential nature of the business to be transacted or for other special reasons. The public’s exclusion from part or all of a meeting shall be by a resolution which shall give reasons for the public’s exclusion.
e Members of the public may make representations, answer questions and give evidence at a meeting which they are entitled to attend in respect of the business on the agenda.
f The period of time designated for public participation at a meeting in accordance with standing order 3(e) shall not exceed 20 minutes unless directed by the chairman of the meeting.
g Subject to standing order 3(f), a member of the public shall not speak for more than 3 minutes.
h In accordance with standing order 3(e), a question shall not require a response at the meeting nor start a debate on the question. The chairman of the meeting may direct that a written or oral response be given.
i [A person shall stand when requesting to speak and when speaking (except when a person has a disability or is likely to suffer discomfort)] OR [A person shall raise his hand when requesting to speak and stand when speaking (except when a person has a disability or is likely to suffer discomfort)]. The chairman of the meeting may at any time permit a person to be seated when speaking.
j A person who speaks at a meeting shall direct his comments to the chairman of the meeting.
k Only one person is permitted to speak at a time. If more than one person wants to speak, the chairman of the meeting shall direct the order of speaking.
l Photographing, recording, broadcasting or transmitting the proceedings of a meeting by any means is not permitted without the Council’s prior written consent.
m The press shall be provided with reasonable facilities for the taking of their report of all or part of a meeting at which they are entitled to be present.
n Subject to standing orders which indicate otherwise, anything authorised or required to be done by, to or before the Chairman of the Council may in his absence be done by, to or before the Vice-Chairman of the Council (if there is one).
o The Chairman of the Council, if present, shall preside at a meeting. If the Chairman is absent from a meeting, the Vice-Chairman of the Council (if there is one), if present, shall preside. If both the Chairman and the Vice-Chairman are absent from a meeting, a councillor as chosen by the councillors present at the meeting shall preside at the meeting.
p Subject to a meeting being quorate, all questions at a meeting shall be decided by a majority of the councillors and non-councillors with voting rights present and voting.
q The chairman of a meeting may give an original vote on any matter put to the vote, and in the case of an equality of votes may exercise his casting vote whether or not he gave an original vote.
See standing orders 5(h) and (i) for the different rules that apply in the election of the Chairman of the Council at the annual meeting of the Council.
r Unless standing orders provide otherwise, voting on a question shall be by a show of hands. At the request of a councillor, the voting on any question shall be recorded so as to show whether each councillor present and voting gave his vote for or against that question. Such a request shall be made before moving on to the next item of business on the agenda.
s The minutes of a meeting shall include an accurate record of the following:
i. the time and place of the meeting;
ii. the names of councillors who are present and the names of councillors who are absent;
iii. interests that have been declared by councillors and non-councillors with voting rights;
iv. the grant of dispensations (if any) to councillors and non-councillors with voting rights;
v. whether a councillor or non-councillor with voting rights left the meeting when matters that they held interests in were being considered;
vi. if there was a public participation session; and
vii. the resolutions made.
t A councillor or a non-councillor with voting rights who has a personal or prejudicial interest in a matter being considered at a meeting which limits or restricts his right to participate in a discussion or vote on that matter is subject to obligations in the code of conduct adopted by the Council.
u No business may be transacted at a meeting unless at least one-third of the whole number of members of the Council are present and in no case shall the quorum of a meeting be less than three.
See standing order 4(d)(viii) for the quorum of a committee or sub-committee meeting.
v If a meeting is or becomes inquorate no business shall be transacted and the meeting shall be closed. The business on the agenda for the meeting shall be adjourned to another meeting.
w A meeting shall not exceed a period of 4 hours.

4. COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES

a Unless the Council determines otherwise, a committee may appoint a sub-committee whose terms of reference and members shall be determined by the committee.
b The members of a committee may include non-councillors unless it is a committee which regulates and controls the finances of the Council.
c Unless the Council determines otherwise, all the members of an advisory committee and a sub-committee of the advisory committee may be non-councillors.
d The Council may appoint standing committees or other committees as may be necessary, and:
i. shall determine their terms of reference;
ii. shall determine the number and time of the ordinary meetings of a standing committee up until the date of the next annual meeting of the Council;
iii. shall permit a committee, other than in respect of the ordinary meetings of a committee, to determine the number and time of its meetings;
iv. shall, subject to standing orders 4(b) and (c), appoint and determine the terms of office of members of such a committee;
v. may, subject to standing orders 4(b) and (c), appoint and determine the terms of office of the substitute members to a committee whose role is to replace the ordinary members at a meeting of a committee if the ordinary members of the committee confirm to the Proper Officer 3 days before the meeting that they are unable to attend;
vi. shall, after it has appointed the members of a standing committee, appoint the chairman of the standing committee;
vii. shall permit a committee other than a standing committee, to appoint its own chairman at the first meeting of the committee;
viii. shall determine the place, notice requirements and quorum for a meeting of a committee and a sub-committee which, in both cases, shall be no less than three;
ix. shall determine if the public may participate at a meeting of a committee;
x. shall determine if the public and press are permitted to attend the meetings of a sub-committee and also the advance public notice requirements, if any, required for the meetings of a sub-committee;
xi. shall determine if the public may participate at a meeting of a sub-committee that they are permitted to attend; and
xii. may dissolve a committee or a sub-committee.

5. ORDINARY COUNCIL MEETINGS

a In an election year, the annual meeting of the Council shall be held on or within 14 days following the day on which the councillors elected take office.
b In a year which is not an election year, the annual meeting of the Council shall be held on such day in May as the Council decides.
c If no other time is fixed, the annual meeting of the Council shall take place at 6 pm.
d In addition to the annual meeting of the Council, any number of other ordinary meetings may be held in each year on such dates and times as the Council decides.
e The first business conducted at the annual meeting of the Council shall be the election of the Chairman and Vice-Chairman (if there is one) of the Council.
f The Chairman of the Council, unless he has resigned or becomes disqualified, shall continue in office and preside at the annual meeting until his successor is elected at the next annual meeting of the Council.
g The Vice-Chairman of the Council if there is one, unless he resigns or becomes disqualified, shall hold office until immediately after the election of the Chairman of the Council at the next annual meeting of the Council.
h In an election year, if the current Chairman of the Council has not been re-elected as a member of the Council, he shall preside at the annual meeting until a successor Chairman of the Council has been elected. The current Chairman of the Council shall not have an original vote in respect of the election of the new Chairman of the Council but shall give a casting vote in the case of an equality of votes.
i In an election year, if the current Chairman of the Council has been re-elected as a member of the Council, he shall preside at the annual meeting until a new Chairman of the Council has been elected. He may exercise an original vote in respect of the election of the new Chairman of the Council and shall give a casting vote in the case of an equality of votes.
j Following the election of the Chairman of the Council and Vice-Chairman (if there is one) of the Council at the annual meeting, the business shall include:
i. In an election year, delivery by the Chairman of the Council and councillors of their acceptance of office forms unless the Council resolves for this to be done at a later date. In a year which is not an election year, delivery by the Chairman of the Council of his acceptance of office form unless the Council resolves for this to be done at a later date;
ii. Confirmation of the accuracy of the minutes of the last meeting of the Council;
iii. Receipt of the minutes of the last meeting of a committee;
iv. Consideration of the recommendations made by a committee;
v. Review of delegation arrangements to committees, sub-committees, staff and other local authorities;
vi. Review of the terms of reference for committees;
vii. Appointment of members to existing committees;
viii. Appointment of any new committees in accordance with standing order 4;
ix. Review and adoption of appropriate standing orders and financial regulations;
x. Review of arrangements (including legal agreements) with other local authorities, not-for-profit bodies and businesses;
xi. Review of representation on or work with external bodies and arrangements for reporting back;
xii. Review of inventory of land and other assets including buildings and office equipment;
xiii. Confirmation of arrangements for insurance cover in respect of all insurable risks;
xiv. Review of the Council’s and/or staff subscriptions to other bodies;
xv. Review of the Council’s complaints procedure;
xvi. Review of the Council’s policies, procedures and practices in respect of its obligations under freedom of information and data protection legislation (see also standing orders 11, 20 and 21);
xvii. Review of the Council’s policy for dealing with the press/media;
xviii. Review of the Council’s employment policies and procedures;
xix. Review of the Council’s expenditure incurred under s.137 of the Local Government Act 1972 or the power of well-being.
xx. Determining the time and place of ordinary meetings of the Council up to and including the next annual meeting of the Council.

6. EXTRAORDINARY MEETINGS OF THE COUNCIL, COMMITTEES AND SUB-COMMITTEES

a The Chairman of the Council may convene an extraordinary meeting of the Council at any time.
b If the Chairman of the Council does not call an extraordinary meeting of the Council within seven days of having been requested in writing to do so by two councillors, any two councillors may convene an extraordinary meeting of the Council. The public notice giving the time, place and agenda for such a meeting shall be signed by the two councillors.
c The chairman of a committee [or a sub-committee] may convene an extraordinary meeting of the committee [or the sub-committee] at any time.
d If the chairman of a committee [or a sub-committee] does not call an extraordinary meeting within 2 days of having been requested to do so by 2 members of the committee [or the sub-committee], any 4 members of the committee [or the sub-committee] may convene an extraordinary meeting of the committee [or the sub-committee].

7. PREVIOUS RESOLUTIONS

a A resolution shall not be reversed within six months except either by a special motion, which requires written notice by at least ( ) councillors to be given to the Proper Officer in accordance with standing order 9, or by a motion moved in pursuance of the recommendation of a committee or a sub-committee.
b When a motion moved pursuant to standing order 7(a) has been disposed of, no similar motion may be moved for a further six months.
 
8. VOTING ON APPOINTMENTS

a Where more than two persons have been nominated for a position to be filled by the Council and none of those persons has received an absolute majority of votes in their favour, the name of the person having the least number of votes shall be struck off the list and a fresh vote taken. This process shall continue until a majority of votes is given in favour of one person. A tie in votes may be settled by the casting vote exercisable by the chairman of the meeting.

9. MOTIONS FOR A MEETING THAT REQUIRE WRITTEN NOTICE TO BE GIVEN TO THE PROPER OFFICER

a A motion shall relate to the responsibilities of the meeting for which it is tabled and in any event shall relate to the performance of the Council’s statutory functions, powers and obligations or an issue which specifically affects the Council’s area or its residents.
b No motion may be moved at a meeting unless it is on the agenda and the mover has given written notice of its wording to the Proper Officer at least 5 clear days before the meeting. Clear days do not include the day of the notice or the day of the meeting.
c The Proper Officer may, before including a motion on the agenda, received in accordance with standing order 9(b), correct obvious grammatical or typographical errors in the wording of the motion.
d If the Proper Officer considers the wording of a motion received in accordance with standing order 9(b) is not clear in meaning, the motion shall be rejected until the mover of the motion re-submits it, so that it can be understood, in writing, to the Proper Officer at least 3 clear days before the meeting.
e If the wording or subject of a proposed motion is considered improper, the Proper Officer shall consult with the chairman of the forthcoming meeting or, as the case may be, the councillors who have convened the meeting, to consider whether the motion shall be included in the agenda or rejected.
f The decision of the Proper Officer as to whether or not to include the motion on the agenda shall be final.
g Motions received shall be recorded and numbered in the order that they are received.
h Motions rejected shall be recorded with an explanation by the Proper Officer of the reason for rejection.

10. MOTIONS AT A MEETING THAT DO NOT REQUIRE WRITTEN NOTICE

a The following motions may be moved at a meeting without written notice to the Proper Officer:
i. to correct an inaccuracy in the draft minutes of a meeting;
ii. to move to a vote;
iii. to defer consideration of a motion;
iv. to refer a motion to a particular committee or sub-committee;
v. to appoint a person to preside at a meeting;
vi. to change the order of business on the agenda;
vii. to proceed to the next business on the agenda;
viii. to require a written report;
ix. to appoint a committee or sub-committee and their members;
x. to extend the time limits for speaking;
xi. to exclude the press and public from a meeting in respect of confidential or other information which is prejudicial to the public interest;
xii. to not hear further from a councillor or a member of the public;
xiii. to exclude a councillor or member of the public for disorderly conduct;
xiv. to temporarily suspend the meeting;
xv. to suspend a particular standing order (unless it reflects mandatory statutory or legal requirements);
xvi. to adjourn the meeting; or
xvii. to close the meeting.

11. MANAGEMENT OF INFORMATION
See also standing order 20.

a The Council shall have in place and keep under review, technical and organisational measures to keep secure information (including personal data) which it holds in paper and electronic form. Such arrangements shall include deciding who has access to personal data and encryption of personal data.
b The Council shall have in place, and keep under review, policies for the retention and safe destruction of all information (including personal data) which it holds in paper and electronic form. The Council’s retention policy shall confirm the period for which information (including personal data) shall be retained or if this is not possible the criteria used to determine that period (e.g. the Limitation Act 1980).
c The agenda, papers that support the agenda and the minutes of a meeting shall not disclose or otherwise undermine confidential information or personal data without legal justification.
d Councillors, staff, the Council’s contractors and agents shall not disclose confidential information or personal data without legal justification.

12. DRAFT MINUTES

a If the draft minutes of a preceding meeting have been served on councillors with the agenda to attend the meeting at which they are due to be approved for accuracy, they shall be taken as read.
b There shall be no discussion about the draft minutes of a preceding meeting except in relation to their accuracy. A motion to correct an inaccuracy in the draft minutes shall be moved in accordance with standing order 10(a)(i).
c The accuracy of draft minutes, including any amendment(s) made to them, shall be confirmed by resolution and shall be signed by the chairman of the meeting and stand as an accurate record of the meeting to which the minutes relate.
d If the chairman of the meeting does not consider the minutes to be an accurate record of the meeting to which they relate, he shall sign the minutes and include a paragraph in the following terms or to the same effect:
“The chairman of this meeting does not believe that the minutes of the meeting of the ( ) held on [date] in respect of ( ) were a correct record but his view was not upheld by the meeting and the minutes are confirmed as an accurate record of the proceedings.”
e Subject to standing order 20(a) and following a resolution which confirms the accuracy of the minutes of a meeting, the draft minutes or recordings of the meeting for which approved minutes exist shall be destroyed.

 
13. CODE OF CONDUCT AND DISPENSATIONS
See also standing order 3(s).

a Councillors and non-councillors with voting rights shall observe the code of conduct adopted by the Council.
b All councillors and non-councillors with voting rights shall undertake training in the code of conduct within six months of the delivery of their acceptance of office form.
c Dispensation requests shall be in writing and submitted to the standards committee of the [County Borough] OR [County Council] as soon as possible before the meeting that the dispensation is required for.

14. CODE OF CONDUCT COMPLAINTS

a Upon notification by the [County Borough] OR [County Council] that it is dealing with a complaint that a councillor or non-councillor with voting rights has breached the Council’s code of conduct, the Proper Officer shall, subject to standing order 11, report this to the Council.
b Where the notification in standing order 14(a) relates to a complaint made by the Proper Officer, the Proper Officer shall notify the Chairman of Council of this fact, and the Chairman shall nominate another staff member to assume the duties of the Proper Officer in relation to the complaint until it has been determined.
c The Council may:
i. provide information or evidence where such disclosure is necessary to investigate the complaint or is a legal requirement;
ii. seek information relevant to the complaint from the person or body with statutory responsibility for investigation of the matter;
iii. indemnify the councillor or non-councillor with voting rights in respect of his related legal costs and any such indemnity is subject to approval by a meeting of the Council.

 
15. PROPER OFFICER

a The Proper Officer shall be either (i) the clerk or (ii) other staff member(s) nominated by the Council to undertake the work of the Proper Officer when the Proper Officer is absent.
b The Proper Officer shall:
i. at least three clear days before a meeting of the council, a committee or a sub-committee:
serve on councillors by delivery or post at their residences a signed summons confirming the time, place and the agenda; and
provide, in a conspicuous place, public notice of the time, place and agenda (provided that the public notice with agenda of an extraordinary meeting of the Council convened by councillors is signed by them) and publish electronically notice of the time and place and, as far as reasonably practicable, any documents relating to the business to be transacted at the meeting unless they relate to business which is likely to be considered in private or if their disclosure would be contrary to any enactment.
See standing order 3(b) for the meaning of clear days for a meeting of a full council and standing order 3(c) for the meaning of clear days for a meeting of a committee;
ii. subject to standing order 9, include on the agenda all motions in the order received unless a councillor has given written notice at least ( ) days before the meeting confirming his withdrawal of it;
iii. convene a meeting of Council for the election of a new Chairman of the Council, occasioned by a casual vacancy in his office;
iv. facilitate inspection of the minute book by local government electors;
v. receive and retain copies of byelaws made by other local authorities;
vi. hold acceptance of office forms from councillors;
vii. hold a copy of every councillor’s register of interests;
viii. assist with responding to requests made under freedom of information legislation and rights exercisable under data protection legislation, in accordance with the Council’s relevant policies and procedures;
ix. liaise, as appropriate, with the Council’s Data Protection Officer;
x. receive and send general correspondence and notices on behalf of the Council except where there is a resolution to the contrary;
xi. assist in the organisation of, storage of, access to, security of and destruction of information held by the Council in paper and electronic form subject to the requirements of freedom of information and data protection legislation and other legitimate requirements (e.g. the Limitation Act 1980);
xii. arrange for legal deeds to be executed;
See also standing order 23;
xiii. arrange or manage the prompt authorisation, approval, and instruction regarding any payments to be made by the Council in accordance with its financial regulations;
xiv. record every planning application notified to the Council and the Council’s response to the local planning authority in a book for such purpose;
xv. refer a planning application received by the Council to the [Chairman or in his absence the Vice-Chairman (if there is one) of the Council] OR [Chairman or in his absence Vice-Chairman (if there is one) of the ( ) Committee] within two working days of receipt to facilitate an extraordinary meeting if the nature of a planning application requires consideration before the next ordinary meeting of [the Council] OR [( ) committee];
xvi. manage access to information about the Council via the publication scheme; and
xvii. retain custody of the seal of the Council (if there is one) which shall not be used without a resolution to that effect.
See also standing order 23.

16. RESPONSIBLE FINANCIAL OFFICER

a The Council shall appoint appropriate staff member(s) to undertake the work of the Responsible Financial Officer when the Responsible Financial Officer is absent.

 
17. ACCOUNTS AND ACCOUNTING STATEMENTS

a “Proper practices” in standing orders refer to the most recent version of “Governance and Accountability for Local Councils in Wales – A Practitioners’ Guide”.
b All payments by the Council shall be authorised, approved and paid in accordance with the law, proper practices and the Council’s financial regulations.
c The Responsible Financial Officer shall supply to each councillor as soon as practicable after 30 June, 30 September and 31 December in each year a statement to summarise:
i. the Council’s receipts and payments (or income and expenditure) for each quarter;
ii. the Council’s aggregate receipts and payments (or income and expenditure) for the year to date;
iii. the balances held at the end of the quarter being reported and
which includes a comparison with the budget for the financial year and highlights any actual or potential overspends.
d As soon as possible after the financial year end at 31 March, the Responsible Financial Officer shall provide:
i. each councillor with a statement summarising the Council’s receipts and payments (or income and expenditure) for the last quarter and the year to date for information; and
ii. to the Council the accounting statements for the year in the form of Section 1 of the annual governance and accountability return, as required by proper practices, for consideration and approval.
e The year-end accounting statements shall be prepared in accordance with proper practices and apply the form of accounts determined by the Council (receipts and payments or income and expenditure) for the year to 31 March. A completed draft annual governance and accountability return shall be presented to all councillors at least 14 days prior to anticipated approval by the Council. The annual governance and accountability return of the Council, which is subject to external audit, including the annual governance statement, shall be presented to the Council for consideration and formal approval before 30 June.

18. FINANCIAL CONTROLS AND PROCUREMENT

a The Council shall consider and approve financial regulations drawn up by the Responsible Financial Officer, which shall include detailed arrangements in respect of the following:
i. the keeping of accounting records and systems of internal controls;
ii. the assessment and management of financial risks faced by the Council;
iii. the work of the independent internal auditor in accordance with proper practices and the receipt of regular reports from the internal auditor, which shall be required at least annually;
iv. the inspection and copying by councillors and local electors of the Council’s accounts and/or orders of payments; and
v. subject to standing orders 18(e) and (f) whether contracts with an estimated value below £500 or due to special circumstances are exempt from a tendering process or procurement exercise .
b Financial regulations shall be reviewed regularly and at least annually for fitness of purpose.
c Subject to additional requirements in the financial regulations of the Council, the tender process for contracts for the supply of goods, materials, services or the execution of works shall include, as a minimum, the following steps:
i. a specification for the goods, materials, services or the execution of works shall be drawn up;
ii. an invitation to tender shall be drawn up to confirm (i) the Council’s specification (ii) the time, date and address for the submission of tenders (iii) the date of the Council’s written response to the tender and (iv) the prohibition on prospective contractors contacting councillors or staff to encourage or support their tender outside the prescribed process;
iii. the invitation to tender shall be advertised in a local newspaper and in any other manner that is appropriate;
iv. tenders are to be submitted in writing in a sealed marked envelope addressed to the Proper Officer;
v. tenders shall be opened by the Proper Officer in the presence of at least one councillor after the deadline for submission of tenders has passed;
vi. tenders are to be reported to and considered by the appropriate meeting of the Council or a committee or sub-committee with delegated responsibility.
d Neither the Council, nor a committee or a sub-committee with delegated responsibility for considering tenders, is bound to accept the lowest value tender.
e A public contract regulated by the Public Contracts Regulations 2015 with an estimated value in excess of £181,302 for a public service or supply contract or in excess of £4,551,413 for a public works contract (or other thresholds determined by the European Commission every two years and published in the Official Journal of the European Union (OJEU)) shall comply with the relevant procurement procedures and other requirements in the Public Contracts Regulations 2015 which include advertising the contract opportunity on the Contracts Finder website and in OJEU.
f A public contract in connection with the supply of gas, heat, electricity, drinking water, transport services, or postal services to the public; or the provision of a port or airport; or the exploration for or extraction of gas, oil or solid fuel with an estimated value in excess of £363,424 for a supply, services or design contract; or in excess of £4,551,413 for a works contract; or £820,370 for a social and other specific services contract (or other thresholds determined by the European Commission every two years and published in OJEU) shall comply with the relevant procurement procedures and other requirements in the Utilities Contracts Regulations 2016.

19. HANDLING STAFF MATTERS

a A matter personal to a member of staff that is being considered by a meeting of [Council] OR [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] is subject to standing order 11.
b Subject to the Council’s policy regarding absences from work, the Council’s most senior member of staff shall notify the chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] or, if he is not available, the vice-chairman (if there is one) of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] of absence occasioned by illness or other reason and that person shall report such absence to [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] at its next meeting.
c The chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] or in his absence, the vice-chairman shall upon a resolution conduct a review of the performance and annual appraisal of the work of [the member of staff’s job title]. The reviews and appraisal shall be reported in writing and are subject to approval by resolution by [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee].
d Subject to the Council’s policy regarding the handling of grievance matters, the Council’s most senior member of staff (or other members of staff) shall contact the chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] or in his absence, the vice-chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee] in respect of an informal or formal grievance matter, and this matter shall be reported back and progressed by resolution of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee].
e Subject to the Council’s policy regarding the handling of grievance matters, if an informal or formal grievance matter raised by [the member of staff’s job title] relates to the chairman or vice-chairman of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee], this shall be communicated to another member of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee], which shall be reported back and progressed by resolution of [the ( ) committee] OR [the ( ) sub-committee].
f Any persons responsible for all or part of the management of staff shall treat as confidential the written records of all meetings relating to their performance, capabilities, grievance or disciplinary matters.
g In accordance with standing order 11(a), persons with line management responsibilities shall have access to staff records referred to in standing order 19(f).

20. RESPONSIBILITIES TO PROVIDE INFORMATION
See also standing order 21.

a In accordance with freedom of information legislation, the Council shall publish information in accordance with its publication scheme and respond to requests for information held by the Council.

21. RESPONSIBILITIES UNDER DATA PROTECTION LEGISLATION
(Below is not an exclusive list).

See also standing order 11.

a The Council shall appoint a Data Protection Officer.
b The Council shall have policies and procedures in place to respond to an individual exercising statutory rights concerning his personal data.
c The Council shall have a written policy in place for responding to and managing a personal data breach.
d The Council shall keep a record of all personal data breaches comprising the facts relating to the personal data breach, its effects and the remedial action taken.
e The Council shall ensure that information communicated in its privacy notice(s) is in an easily accessible and available form and kept up to date.
f The Council shall maintain a written record of its processing activities.

22. RELATIONS WITH THE PRESS/MEDIA

a Requests from the press or other media for an oral or written comment or statement from the Council, its councillors or staff shall be handled in accordance with the Council’s policy in respect of dealing with the press and/or other media.

23. EXECUTION AND SEALING OF LEGAL DEEDS
See also standing orders 15(b)(xii) and (xvii).

a A legal deed shall not be executed on behalf of the Council unless authorised by a resolution.
b [Subject to standing order 23(a), the Council’s common seal shall alone be used for sealing a deed required by law. It shall be applied by the Proper Officer in the presence of two councillors who shall sign the deed as witnesses.]
The above is applicable to a Council with a common seal.
OR
[Subject to standing order 23(a), any two councillors may sign, on behalf of the Council, any deed required by law and the Proper Officer shall witness their signatures.]
The above is applicable to a Council without a common seal.

24. COMMUNICATING WITH COUNTY BOROUGH OR COUNTY COUNCIL COUNCILLORS

a An invitation to attend a meeting of the Council shall be sent, together with the agenda, to the ward councillor(s) of the [County Borough] OR [County Council] representing the area of the Council.
b Unless the Council determines otherwise, a copy of each letter sent to the [County Borough] OR [County Council] shall be sent to the ward councillor(s) representing the area of the Council.

25. RESTRICTIONS ON COUNCILLOR ACTIVITIES

a. Unless duly authorised no councillor shall:
i. inspect any land and/or premises which the Council has a right or duty to inspect; or
ii. issue orders, instructions or directions.

26. STANDING ORDERS GENERALLY

a All or part of a standing order, except one that incorporates mandatory statutory or legal requirements, may be suspended by resolution in relation to the consideration of an item on the agenda for a meeting.
b A motion to add to or vary or revoke one or more of the Council’s standing orders, except one that incorporates mandatory statutory or legal requirements, shall be proposed by a special motion, the written notice by at least 4 councillors to be given to the Proper Officer in accordance with standing order 9.
c The Proper Officer shall provide a copy of the Council’s standing orders to a councillor as soon as possible.
d The decision of the chairman of a meeting as to the application of standing orders at the meeting shall be final.

CYNGOR CYMUNED LLANSANNAN
RHEOLIADAU ARIANNOL (CYMRU)

Mabwysiadwyd y Rheoliadau Ariannol hyn gan y Cyngor yn ei Gyfarfod a gynhaliwyd ar 6ed o Ragfyr, 2017.

MYNEGAI

1. CYFFREDINOL 2
2. CYFRIFO AC ARCHWILIO (MEWNOL AC ALLANOL) 4
3. AMCANGYFRIFON BLYNYDDOL (CYLLIDEB) A BLAEN GYNLLUNIO 6
4. RHEOLAETH GYLLIDEBOL AC AWDURDOD I WARIO 6
5. TREFNIADAU BANCIO AC AWDURDODI TALIADAU 7
6. CYFARWYDDIADAU AR GYFER GWNEUD TALIADAU 9
7. TALU CYFLOGAU 11
8. BENTHYCIADAU A BUDDSODDIADAU 12
9. INCWM 13
10. ARCHEBION AR GYFER GWAITH, NWYDDAU A GWASANAETHAU 14
11. CONTRACTAU 14
12.TALIADAU TRWY GONTRACTAU AR GYFER GWAITH ADEILADU 16
13. STORFEYDD AC OFFER 16
14. ASEDAU, EIDDO AC YSTADAU 16
15 YSWIRIANT 17
16. [ELUSENNAU 17
17. RHEOLI RISG 18
18. ATAL AC ADOLYGU RHEOLIADAU ARIANNOL 18

1. CYFFREDINOL
1.1. Mae’r rheoliadau ariannol hyn yn rheoli rheolaeth ariannol y cyngor a’r cyngor yn unig all eu newid neu eu diwygio trwy benderfyniad. Mae rheoliadau ariannol yn un o dair dogfen bolisi lywodraethol y cyngor sy’n cynnig arweiniad gweithdrefnol i aelodau a swyddogion. Rhaid cadw at reoliadau ariannol ac at reolau sefydlog y cyngor ynghyd ag unrhyw reoliadau ariannol unigol ar gyfer contractau.
1.2. Mae’r cyngor yn gyfrifol yn Ôl y gyfraith am sicrhau bod ei rheolaeth ariannol yn ddigonol ac effeithiol a bod gan y cyngor system gadarn o reolaeth fewnol sy’n cynorthwyo’r cyngor i gyflawni ei wasanaethau yn effeithiol, gan gynnwys trefniadau ar gyfer rheoli risg.
1.3. Rhaid i systemau rheolaeth gyfrifyddol y cyngor gynnwys camau:
ar gyfer paratoi cyfrifon yn amserol;
sy’n darparu ar gyfer diogelu arian cyhoeddus mewn ffordd ddiogel ac effeithlon;
i atal a darganfod anghywirdeb a thwyll; ac
adnabod dyletswyddau swyddogion.
1.4. Mae’r rheoliadau ariannol hyn yn dangos sut y mae’r cyngor yn bodloni’r cyfrifoldebau a’r gofynion hyn.
1.5. O leiaf unwaith y flwyddyn, cyn cymeradwyo’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol, rhaid i’r cyngor adolygu effeithiolrwydd ei system rheolaeth fewnol a fydd yn unol ag arferion priodol.
1.6. Gall unrhyw enghraifft o weithiwr yn torri’r Rheoliadau hyn yn fwriadol arwain at gamau disgyblu.
1.7. Mae disgwyl i aelodau’r Cyngor ddilyn y cyfarwyddiadau yn y Rheoliadau hyn ac i beidio annog gweithwyr i’w torri. Mae methu dilyn cyfarwyddiadau yn y Rheoliadau hyn yn dwyn anfri ar swydd Cynghorydd.
1.8. Mae’r Swyddog Ariannol Cyfrifol (SAC) yn swydd statudol ac fe’i penodir gan y cyngor. [Penodwyd y Clerc yn SAC ar gyfer y cyngor hwn a bydd y rheoliadau hyn yn berthnasol yn hynny o beth.]
1.9. Mae’r SAC yn:
gweithredu o dan gyfarwyddyd polisi’r cyngor;
gweinyddu materion ariannol y cyngor yn unol â phob Deddf, Rheoliad ac arfer priodol;
pennu ar ran y cyngor ei gofnodion cyfrifo a’i systemau rheolaeth gyfrifyddol;
sicrhau y cedwir at y systemau rheolaeth gyfrifyddol;
gofalu fod cofnodion cyfrifyddol y cyngor yn cael eu cadw’n gyfredol yn unolag arferion priodol;
cynorthwyo’r cyngor i sicrhau economi, effeithlonrwydd ac effeithiolrwydd wrth ddefnyddio ei adnoddau; ac
yn cynhyrchu’r wybodaeth rheolaeth ariannol sy’n ofynnol gan y cyngor.
1.10. Bydd y cofnodion cyfrifyddol a bennwyd gan y SAC yn ddigonol i ddangos ac esbonio trafodion y cyngor ac i alluogi’r SAC i sicrhau bod unrhyw gyfrif incwm a gwariant a datganiad gweddillion, neu gofnod derbyniadau a thaliadau yn cydymffurfio â Rheoliadau Cyfrifo ac Archwilio (Cymru) ac i baratoi gwybodaeth ychwanegol neu reoli, ar gyfer y cyngor o bryd i’w gilydd.
1.11. Bydd y cofnodion cyfrifyddol a bennwyd gan y SAC yn cynnwys yn enwedig:
gofnodion o ddydd i ddydd o’r holl symiau o arian a dderbyniwyd ac a wariwyd gan y cyngor a’r materion y mae’r cyfrif incwm a gwariant neu dderbyniadau a thaliadau yn ymwneud â nhw;
cofnod o asedau a rhwymedigaethau’r cyngor; a
ble bynnag y mae hynny’n berthnasol, cofnod o incwm a gwariant y cyngor o ran hawliadau a wnaed, neu a wneir, ar gyfer unrhyw gyfraniad, grant neu gymhorthdal.
1.12. Bydd y systemau rheolaeth gyfrifyddol a bennwyd gan y SAC yn cynnwys:
gweithdrefnau i sicrhau bod trafodion ariannol y cyngor yn cael eu cofnodi cyn gynted ag y mae hynny’n rhesymol ymarferol ac mor fanwl-gywir a rhesymol ag y bo modd;
gweithdrefnau i alluogi’r cyngor i atal a chanfod anghywirdebau a thwyll a’r gallu i ail-adeiladu unrhyw gofnodion a gollwyd;
adnabod dyletswyddau swyddogion sy’n delio â thrafodion ariannol a rhaniad cyfrifoldebau’r swyddogion hynny o ran trafodion arwyddocaol;
gweithdrefnau i sicrhau nad yw symiau anghasgladwy, gan gynnwys unrhyw ddyledion coll, yn cael eu cyflwyno i’r cyngor i gymeradwyo eu dileu ac eithrio gyda chydsyniad y SAC a bod y cydsyniadau’n cael eu dangos yn y cofnodion cyfrifyddol; a
chamau i sicrhau bod risg yn cael ei rheoli’n briodol;
1.13. Nid yw’r cyngor yn cael ei rymuso gan y Rheoliadau hyn nac mewn unrhyw ffordd arall i ddirprwyo rhai penderfyniadau penodol. Yn benodol felly bydd unrhyw benderfyniad ynghylch:
pennu’r gyllideb derfynol neu’r presept (Gofyniad Treth Cyngor);
cymeradwyo datganiadau cyfrifo;
cymeradwyo datganiad llywodraethu blynyddol;
benthyca;
dileu dyledion coll;
rhoi sylw i argymhellion mewn unrhyw adroddiad gan yr archwilwyr mewnol neu allanol;
yn fater i’r cyngor llawn yn unig.
1.14. Hefyd, mae’n rhaid i’r cyngor:
benderfynu ac adolygu’n rheolaidd y mandad banc ar gyfer holl gyfrifon banc y cyngor;
cymeradwyo unrhyw grant neu ymrwymiad unigol dros £5,000; ac o ran cyflog blynyddol unrhyw weithiwr, rhoi ystyriaeth i argymhellion am gyflogau blynyddol gweithwyr a wnaed gan y pwyllgor perthnasol yn unol â’i gylch gorchwyl.
1.15. Yn y rheoliadau ariannol hyn, bydd cyfeiriadau at Reoliadau Cyfrifo ac Archwilio (Cymru) neu’r ‘rheoliadau’ yn golygu’r rheoliadau a gyhoeddwyd o dan ddarpariaethau adran 39 Deddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, neu unrhyw ddeddfwriaeth ddisodlol, ac sydd mewn grym oni nodir yn wahanol.
Yn y rheoliadau ariannol hyn, bydd y term ‘arfer priodol’ neu ‘arferion priodol’ yn cyfeirio at ganllawiau a gyhoeddwyd yn Llywodraethu ac Atebolrwydd i Gynghorau Lleol yng Nghymru – Canllaw i Ymarferwyr a gyhoeddwyd gan y Cyd Grŵp Ymarferwyr Ymgynghorol (JPAG), sydd ar gael ar wefannau Un Llais Cymru (ULlC) ac SLCC.

2. CYFRIFO AC ARCHWILIO (MEWNOL AC ALLANOL)
2.1. Bydd holl weithdrefnau cyfrifo a chofnodion ariannol y cyngor yn cael eu penderfynu gan y SAC yn unol â Rheoliadau Cyfrifo ac Archwilio (Cymru), Canllawiau priodol ac arferion priodol.
2.2. Yn rheolaidd, ac o leiaf unwaith bob chwarter, ac ar ddiwedd pob blwyddyn ariannol, bydd aelod ac eithrio’r Cadeirydd (neu lofnodydd sieciau] yn cael ei benodi/phenodi i wirio cysoniadau banc (ar gyfer yr holl gyfrifon) a gynhyrchwyd gan y SAC. Bydd yr aelod yn llofnodi’r cysoniadau a’r datganiadau banc gwreiddiol (neu ddogfennau tebyg) yn dystiolaeth o wiriad. Bydd y gweithgaredd hwn yn cael ei adrodd ar ei derfyn, gan gynnwys unrhyw eithriadau, i’r cyngor ac yn cael ei nodi ganddo [Pwyllgor Cyllid].
2.3. Bydd yr SAC yn cwblhau’r datganiad cyfrifon blynyddol, yr adroddiad blynyddol, ac unrhyw ddogfennau cysylltiol y cyngor sydd yn y Datganiad Blynyddol (fel a nodwyd mewn arferion priodol) cyn gynted ag y mae hynny’n ymarferol wedi diwedd y flwyddyn ariannol ac ar Ôl ardystio’r cyfrifon bydd yn eu cyflwyno ac yn adrodd arnynt i’r cyngor o fewn y cyfnodau amser a nodir yn Rheoliadau Cyfrifo ac Archwilio (Cymru).
2.4. Bydd y cyngor yn gofalu fod system archwilio mewnol ddigonol ac effeithiol o’i gofnodion cyfrifo ar waith, ac o’i system rheolaeth fewnol yn unol ag arferion priodol. Bydd unrhyw swyddog neu aelod o’r cyngor yn darparu pa ddogfennau a chofnodion bynnag y mae’r cyngor yn eu hystyried yn angenrheidiol at ddibenion yr archwiliad a bydd, yn Ôl cyfarwyddyd y cyngor, yn rhoi i’r SAC, yr archwilydd mewnol neu’r archwilydd allanol pa wybodaeth ac esboniad bynnag y mae’r cyngor yn eu hystyried yn angenrheidiol i’r perwyl hwnnw.
2.5. Penodir yr archwilydd mewnol gan y cyngor a bydd yn cyflawni’r gwaith yn unol â rheolyddion mewnol a bennir gan y cyngor yn unol ag arferion priodol.
2.6. Bydd yr archwilydd mewnol yn:gymwys ac yn annibynnol o weithgarwch ariannol y cyngor;
cyflwyno adroddiad ysgrifenedig neu bersonol rheolaidd i’r cyngor, ac fe gyflwynir o leiaf un adroddiad ysgrifenedig blynyddol ym mhob blwyddyn ariannol arddangos cymhwysedd, gwrthrychedd ac annibyniaeth, bydd yn rhydd o unrhyw fuddiannau croes gwirioneddol neu dybiedig, gan gynnwys rhai’n deillio o berthnasoedd teuluol; ac ni fydd ganddynt unrhyw ran yn y penderfyniadau ariannol, nac yn y gwaith o reoli’r cyngor.
2.7. Ni ddylai archwilwyr mewnol nac allanol o dan unrhyw amgylchiadau:
gyflawni unrhyw ddyletswyddau gweithrediadol i’r cyngor; cychwyn neu gymeradwyo trafodion cyfrifo; na chyfarwyddo gwaith unrhyw un o weithwyr y cyngor, ac eithrio i’r graddau y cafodd y cyfryw weithwyr eu priodoli’n briodol i gynorthwyo’r archwilydd mewnol.
2.8. Er mwyn osgoi unrhyw amheuaeth, o ran yr archwiliad mewnol bydd gan y termau ‘annibynnol’ ac ‘annibyniaeth’ yr un ystyr ag a ddisgrifir mewn arferion priodol.
2.9. Bydd y SAC yn gwneud trefniadau ar gyfer galluogi etholwyr i ymarfer eu hawliau o ran y cyfrifon, gan gynnwys y cyfle i archwilio’r cyfrifon, llyfrau a thalebau ac arddangos neu gyhoeddi unrhyw hysbysiadau a datganiadau cyfrifon sy’n ofynnol gan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, neu unrhyw ddeddfwriaeth ddisodlol, a Rheoliadau Cyfrifon ac Archwilio (Cymru).
2.10. Bydd y SAC, heb unrhyw oedi diangen, yn dwyn i sylw pob cynghorydd unrhyw ohebiaeth neu adroddiad gan archwilwyr mewnol neu allanol.

3. AMCANGYFRIFON BLYNYDDOL (CYLLIDEB) A BLAEN GYNLLUNIO
3.1. Bydd y Cyngor yn adolygu ei ragolwg tair blynedd o dderbyniadau a thaliadau refeniw a chyfalaf. O ran y rhagolwg, bydd wedyn yn llunio a chyflwyno cynigion ar gyfer y flwyddyn ariannol ganlynol i‘r cyngor, a hynny heb fod yn hwyrach na diwedd mis Tachwedd bob blwyddyn, gan gynnwys unrhyw gynigion ar gyfer diwygio’r rhagolwg.
3.2. Rhaid i’r SAC bob blwyddyn, ac erbyn mis Ionawr fan bellaf, baratoi amcangyfrifon manwl o bob derbyniad a thaliad, gan gynnwys y defnydd o weddillion a phob ffynhonnell ariannol ar gyfer y flwyddyn ariannol ganlynol ar ffurf cyllideb i’w hystyried gan y [pwyllgor perthnasol a’r] cyngor.
3.3. Bydd y cyngor yn ystyried cynigion y gyllideb flynyddol o ran rhagolwg derbyniadau a thaliadau refeniw a chyfalaf tair blynedd y cyngor, gan gynnwys argymhellion ar gyfer defnyddio gweddillion a ffynonellau ariannol a diweddaru’r rhagolwg yn unol â hynny.
3.4. Bydd y Cyngor yn pennu’r presept (gofyniad treth cyngor), a’r swm sylfaenol perthnasol o dreth cyngor i’w godi ar gyfer y flwyddyn ariannol ganlynol heb fod yn hwyrach na mis Ionawr bob blwyddyn. Bydd y SAC yn rhoi manylion y presept i’r awdurdod bilio a bydd yn rhoi copi o’r gyllideb a gymeradwywyd i bob aelod.
3.5. Y gyllideb flynyddol fydd yn ffurfio sylfaen rheolaeth ariannol ar gyfer y flwyddyn i ddod.

4. RHEOLAETH GYLLIDEBOL AC AWDURDOD I WARIO
4.1. Gellir awdurdodi gwariant ar eitemau refeniw i fyny at y symiau a gynhwyswyd ar gyfer y dosbarth hwnnw o wariant yn y gyllideb a gymeradwywyd. Pennir yr awdurdod hwn gan: y cyngor ar gyfer pob eitem dros £5,000; un o bwyllgorau’r cyngor y dirprwywyd cyfrifoldebau iddo’n briodol ar gyfer eitemau dros £500; neu y Clerc, mewn cydweithrediad â Chadeirydd y Cyngor neu Gadeirydd y pwyllgor priodol, ar gyfer unrhyw eitemau o dan £500.
Rhaid i awdurdod o’r fath gael ei dystio gan Gofnod neu slip awdurdodi a lofnodwyd yn briodol gan y Clerc, a lle y mae angen gan y Cadeirydd priodol.
Ni ellir dadagregu contractau er mwyn osgoi rheolyddion a orfodir gan y rheoliadau hyn.
4.2. Ni ellir awdurdodi unrhyw wariant fydd yn fwy na’r swm sydd yn y gyllideb refeniw ar gyfer y dosbarth hwnnw o wariant, ac eithrio trwy benderfyniad y cyngor neu bwyllgor a gyfansoddwyd yn briodol . Yn ystod y flwyddyn gyllideb a chyda chydsyniad y cyngor ar Ôl llawn ystyried y goblygiadau ar gyfer gwasanaethau cyhoeddus, gellir symud symiau sydd ar gael a heb eu gwario i benawdau cyllideb eraill neu i gronfa wrth gefn benodedig yn Ôl y galw.
4.3. Ni ellir cario drosodd i’r flwyddyn ganlynol ddarpariaethau heb eu gwario yn y cyllidebau refeniw neu gyfalaf ar gyfer prosiectau a gwblhawyd.
4.4. Caiff y cyllidebau cyflogau eu hadolygu o leiaf bob blwyddyn ym mis Hydref ar gyfer y flwyddyn ariannol ganlynol a bydd y cyfryw adolygiad yn cael ei dystio gan atodlen papur a lofnodir gan y Clerc a chan Gadeirydd y Cyngor neu bwyllgor perthnasol. Bydd y SAC yn rhoi gwybod i bwyllgorau am unrhyw newidiadau sy’n effeithio ar y gyllideb fydd ei hangen arnynt ar gyfer y flwyddyn i ddod mewn da bryd.
4.5. Mewn sefyllfaoedd pan mae gallu’r cyngor i ddarparu ei wasanaethau mewn perygl difrifol, gall y clerc awdurdodi gwariant refeniw ar ran y cyngor sydd ym marn y clerc yn angenrheidiol. Mae gwariant o’r fath yn cynnwys atgyweirio, amnewid neu unrhyw waith arall, os oes darpariaeth gyllidebol ar ei gyfer ai peidio, i fyny at uchafswm o £500. Bydd y Clerc yn rhoi gwybod i’r Cadeirydd am unrhyw gam o’r fath cyn gynted ag y bo modd ac i’r cyngor cyn gynted ag y mae hynny’n ymarferol wedi hynny.
4.6. Ni ellir awdurdodi gwariant ar unrhyw brosiect cyfalaf ac ni ellir cytuno unrhyw gontract na derbyn unrhyw dendr ar gyfer gwariant cyfalaf oni bai fod y cyngor yn fodlon fod yr arian angenrheidiol ar gael ac y cafwyd y caniatâd benthyca angenrheidiol.
4.7. Caiff pob gwaith cyfalaf ei weinyddu yn unol â rheolau sefydlog a rheoliadau ariannol y Cyngor ar gyfer contractau.
4.8. Bydd y SAC yn darparu’n rheolaidd i’r Cyngor ddatganiad o dderbyniadau a thaliadau hyd hynny o dan holl benawdau’r gyllideb, gan gymharu union wariant hyd at y dyddiad dan sylw gyda’r hyn a ddangosir yn y gyllideb. Caiff y datganiadau hyn eu paratoi o leiaf ar ddiwedd pob chwarter ariannol a byddant yn dangos esboniadau o amrywiadau sylweddol. I’r perwyl hwn bydd “sylweddol” yn fwy na £100 neu 15% o’r gyllideb.
4.9. Caiff newidiadau i weddillion a glustnodwyd eu cymeradwyo gan y cyngor yn rhan o’r broses rheolaeth gyllidebol.

5. TREFNIADAU BANCIO AC AWDURDODI TALIADAU
5.1. Bydd trefniadau bancio’r Cyngor, gan gynnwys y mandad banc, yn cael eu gwneud gan y SAC a dylent gael eu cymeradwyo gan y cyngor; ni ellir dirprwyo trefniadau bancio i bwyllgor. Dylent gael eu hadolygu’n rheolaidd i sicrhau eu bod yn ddiogel ac effeithlon.
5.2. Bydd y SAC yn paratoi rhestr o daliadau y mae angen eu hawdurdodi, fydd yn rhan o Agenda’r Cyfarfod ac, ynghyd â’r anfonebau perthnasol, yn cyflwyno’r rhestr i’r cyngor. Bydd y cyngor yn archwilio’r rhestr i sicrhau ei bod yn cydymffurfio â’r gofynion priodol ac, wedi bodloni ei hun i’r perwyl hwnnw, bydd yn awdurdodi ei thalu trwy benderfyniad gan y cyngor]. Bydd y rhestr wedi’i chymeradwyo yn cael ei marcio a’i llofnodi â blaenlythrennau Cadeirydd y cyfarfod. Darperir rhestr fanwl o bob taliad yn atodiad i gofnodion y cyfarfod yr awdurdodwyd y taliadau ynddo. Gellir crynhoi taliadau personol (gan gynnwys cyflogau, treuliau ac unrhyw daliad a wnaed o ran terfynu contract cyflogaeth) er mwyn atal y cyhoedd rhag gallu gweld unrhyw wybodaeth bersonol.
5.3. Bydd pob anfoneb i’w talu yn cael eu harchwilio, eu dilysu a’u hardystio gan y SAC i gadarnhau y cafodd y gwaith, nwyddau neu wasanaethau y mae pob anfoneb yn gysylltiedig ag ef ei dderbyn, ei gyflawni a’i archwilio a’i fod yn cynrychioli gwariant a gymeradwywyd ynghynt gan y cyngor.
5.4. Bydd y SAC yn archwilio anfonebau i sicrhau eu bod yn rhifyddol gywir ac yn eu dadansoddi o dan y pennawd gwariant priodol. Bydd y SAC yn cymryd pob cam i dalu pob anfoneb a gyflwynwyd ac sy’n dderbyniol, yng nghyfarfod nesaf cyfleus y cyngor.
5.5. Ni fydd y Clerc a’r SAC ond yn cael awdurdod dirprwyedig i awdurdodi talu eitemau o dan yr amgylchiadau canlynol:
a) Os oes angen gwneud taliad er mwyn osgoi talu llog o dan Ddeddf Talu Dyledion Masnachol yn Hwyr (Llog) 1998, ac os yw dyddiad dyladwy y taliad cyn cyfarfod arferol nesaf y cyngor, pan mae’r Clerc a’r SAC yn cadarnhau nad oes unrhyw anghydfod neu reswm arall i oedi’r taliad, ar yr amod y cyflwynir rhestr o’r cyfryw daliadau i gyfarfod nesaf priodol y cyngor [neu bwyllgor cyllid];
b) Eitem o wariant a awdurdodwyd o dan 5.6 isod (contractau a rhwymedigaethau parhaus) ar yr amod y cyflwynir rhestr o’r cyfryw daliadau i gyfarfod nesaf priodol y cyngor; neu
c) Trosglwyddo arian oddi fewn i drefniadau bancio’r cyngor i fyny at swm o £10,000, ar yr amod y cyflwynir rhestr o’r cyfryw daliadau i gyfarfod nesaf priodol y cyngor.
5.6. Ar gyfer pob blwyddyn ariannol bydd y Clerc a’r SAC yn paratoi rhestr o daliadau dyladwy sy’n codi’n rheolaidd oherwydd contract parhaus, dyletswydd statudol, neu rwymedigaeth (megis ond nid yn unig, Gyflogau, PAYE ac NI, y Gronfa Blwydd-daliadau a chontractau cynnal a chadw rheolaidd ac ati y gall y cyngor [neu bwyllgor a chanddo’r awdurdod priodol,] awdurdodi taliad ar eu cyfer ar gyfer y flwyddyn ar yr amod y cedwir at ofynion rheoliad 4.1 (Rheolyddion Cyllidebol), ac ar yr amod hefyd y cyflwynir rhestr o’r cyfryw daliadau i gyfarfod nesaf priodol y cyngor.
5.7. Caiff cofnod o daliadau rheolaidd a wnaed o dan 5.6 uchod ei baratoi a’i lofnodi gan ddau aelod ar bob achlysur pan awdurdodir taliad – gan felly leihau’r perygl o awdurdodi a / neu wneud taliadau dyblyg.
5.8. O ran grantiau bydd pwyllgor a chanddo’r awdurdod priodol yn cymeradwyo gwariant o fewn unrhyw derfynau a bennwyd gan y cyngor ac yn unol ag unrhyw ddatganiad Polisi a gymeradwywyd gan y cyngor. Cyn eu talu, rhaid i unrhyw Grant Refeniw neu Gyfalaf dros £5,000 gael eu hawdurdodi trwy benderfyniad y cyngor.
5.9. Mae aelodau yn gaeth i God Ymddygiad a fabwysiadwyd gan y cyngor a bydd rhaid iddynt gadw at y Cod a’r Rheolau Sefydlog pan wneir penderfyniad i awdurdodi neu gyfarwyddo taliad ar gyfer mater y mae ganddynt fuddiant datgeladwy neu o fath arall ynddo, oni roddwyd goddefeb iddynt.
5.10. Bydd y cyngor yn ceisio cylchdroi dyletswyddau aelodau yn y Rheoliadau hyn fel bod dyletswyddau beichus yn cael eu rhannu mor gyfartal ag y bo modd dros amser.
5.11. Caiff unrhyw newidiadau i fanylion cofnodedig cyflenwyr, megis cofnodion cyfrifon banc, eu cymeradwyo’n ysgrifenedig gan Aelod.

6. CYFARWYDDIADAU AR GYFER GWNEUD TALIADAU
6.1. Bydd y cyngor yn gwneud trefniadau diogel ac effeithiol ar gyfer gwneud ei daliadau.
6.2. Wedi cael awdurdod o dan Reoliad Ariannol 5 uchod, bydd y cyngor, pwyllgor y dirprwywyd y mater yn briodol iddo neu, os cawsant yr awdurdod, y Clerc neu’r SAC yn rhoi cyfarwyddyd y dylid gwneud taliad.
6.3. Gwneir pob taliad trwy siec neu gyfarwyddiadau eraill i fancwyr y cyngor, neu fel arall, yn unol â phenderfyniad gan y cyngor [neu bwyllgor y dirprwywyd y mater yn briodol iddo].
6.4. Bydd sieciau neu archebion i wneud taliad o gyfrif banc y cyngor yn unol â’r rhestr a gyflwynwyd i’r cyngor neu bwyllgor yn cael eu llofnodi gan ddau aelod o’r cyngor, ac yn cael eu cydarwyddo gan y Clerc, yn unol â phenderfyniad yn cyfarwyddo’r cyfryw daliad. Os oes gan aelod, sydd hefyd yn un o’r llofnodyddion banc, gysylltiad trwy berthynas deuluol neu fusnes â’r sawl sy’n derbyn y taliad, ni ddylai, o dan amgylchiadau arferol, fod yn llofnodydd i’r taliad dan sylw. Dylai cynghorwyr arwyddo sieciau sydd wedi'u cwblhau'n llawn a'u hategu gan anfonebau yn unig.
6.5. Er mwyn dangos fod y manylion ar y siec neu archeb i dalu yn cytuno gyda’r bonyn neu’r anfoneb neu ddogfen debyg, bydd y llofnodwyr hefyd yn blaenlythrennu bonyn y siec.
6.6. Fel arfer, ni fydd sieciau neu archebion i dalu yn cael eu cyflwyno i’w llofnodi ac eithrio mewn cyfarfod cyngor neu bwyllgor (gan gynnwys yn union cyn neu wedi cyfarfod o’r fath). Bydd unrhyw lofnodion a gafwyd ac eithrio mewn cyfarfodydd o’r fath yn cael eu hadrodd i’r cyngor yn y cyfarfod cyfleus nesaf.
6.7. Os yw’r cyngor yn barnu fod hynny’n briodol, gellir gwneud taliadau am gyflenwadau cyfleustodau (ynni, ffÔn a dŵr) ac unrhyw Drethi Cenedlaethol Annomestig trwy ddebyd uniongyrchol ar yr amod y caiff y cyfarwyddiadau eu llofnodi gan ddau aelod a bod y cyngor yn cael adroddiad am unrhyw daliadau a wnaed. Caiff yr awdurdod i ddefnyddio debyd uniongyrchol amrywiol ei adnewyddu trwy benderfyniad y cyngor o leiaf bob dwy flynedd.
6.8. Os yw’r cyngor yn barnu fod hynny’n briodol, gellir gwneud taliadau am rai eitemau (cyflogau yn bennaf) trwy archeb banc sefydlog ar yr amod y caiff y cyfarwyddiadau eu llofnodi neu eu tystio gan ddau aelod ac y cânt eu cadw a bod y cyngor yn cael adroddiad am unrhyw daliadau a wnaed. Caiff yr awdurdod i ddefnyddio archeb banc sefydlog ei adnewyddu trwy benderfyniad y cyngor o leiaf bob dwy flynedd.
6.9. Os yw’r cyngor yn barnu fod hynny’n briodol, gellir gwneud taliadau am rai eitemau trwy ddulliau BACS neu CHAPS ar yr amod y caiff y cyfarwyddiadau eu llofnodi neu eu tystio gan ddau lofnodydd banc awdurdodedig ac y cânt eu cadw a bod y cyngor yn cael adroddiad am unrhyw daliadau a wnaed. Caiff yr awdurdod i ddefnyddio BACS neu CHAPS ei adnewyddu trwy benderfyniad y cyngor o leiaf bob dwy flynedd.
6.10. Os yw’r cyngor yn barnu fod hynny’n briodol, gellir gwneud taliadau am rai eitemau trwy drosglwyddiad bancio ar y rhyngrwyd ar yr amod y cedwir tystiolaeth yn dangos pa aelodau a gymeradwyodd y taliad.
6.11. Pan mae cyfrifiadur yn galw am ddefnyddio rhif adnabyddiaeth personol (PIN) neu gyfrinair/gyfrineiriau eraill, er mwyn cael mynediad at gofnodion y cyngor ar y cyfrifiadur hwnnw, gwneir nodyn o’r PIN a Chyfrineiriau ac fe’i rhoddir i Gadeirydd y Cyngor mewn amlen wedi’i selio a’i dyddio i’w gadw ganddo/i. Nii ellir agor yr amlen hon ac eithrio ym mhresenoldeb dau gynghorydd. Wedi i’r amlen gael ei hagor, o dan unrhyw amgylchiadau, bydd y PIN a / neu gyfrineiriau yn cael eu newid cyn gynted ag y bo modd. Caiff pob aelod wybod yn syth am y ffaith y cafodd yr amlen wedi’i selio ei hagor, o dan ba amgylchiadau bynnag, a hysbysir hynny’n ffurfiol yng nghyfarfod nesaf cyfleus y cyngor. Ni fydd angen hyn ar gyfer cyfrifiadur personol aelod sydd ond yn cael ei ddefnyddio ar gyfer awdurdodi taliadau banc o bell.
6.12. Ni fydd unrhyw weithiwr na chynghorydd yn datgelu unrhyw PIN neu gyfrinair sy’n berthnasol i waith y cyngor neu ei gyfrifon banc i unrhyw berson na chawsant awdurdod ysgrifenedig gan y cyngor neu bwyllgor y dirprwywyd y mater yn briodol iddo.
6.13. Rhaid gwneud copïau wrth gefn rheolaidd o’r cofnodion ar unrhyw gyfrifiadur a chânt eu cadw’n ddiogel i ffwrdd o’r cyfrifiadur dan sylw, ac os yn bosib mewn lleoliad arall.
6.14. Bydd y cyngor, ac unrhyw aelodau sy’n defnyddio cyfrifiaduron ar gyfer gwaith ariannol y cyngor, yn gofalu y defnyddir meddalwedd gwrthfeirysau, gwrthysbiwedd a wal dân yn cynnwys diweddariadau awtomatig, ynghyd â lefel uchel o ddiogelwch.
6.15. Pan wneir trefniadau bancio ar y rhyngrwyd gydag unrhyw fanc, penodir y Clerc yn Weinyddydd Gwasanaeth. Bydd y Mandad Banc a gymeradwyir gan y cyngor yn nodi nifer y cynghorwyr fydd yn cael eu hawdurdodi i gymeradwyo trafodion ar y cyfrifon hynny. Bydd y mandad banc yn datgan yn glir y symiau taliadau y gellir eu cyfarwyddo trwy ddefnyddio’r Gweinyddydd Gwasanaeth yn unig, neu gan y Gweinyddydd Gwasanaeth gyda nifer penodedig o gymeradwyaethau.
6.16. Ceir mynediad i gyfrifon banc ar y rhyngrwyd yn uniongyrchol at y dudalen agoriadol (y gellir ei harbed o dan “ffefrynnau”), ac nid trwy beiriant chwilio neu gyswllt e-bost. Ni ddylid defnyddio cyfleusterau cofio neu arbed cyfrineiriau ar unrhyw gyfrifiadur a ddefnyddir ar gyfer gwaith bancio’r cyngor. Bydd torri’r Rheoliad hwn yn cael ei ystyried yn fater difrifol iawn o dan y rheoliadau hyn.
6.17. Ni ellir ond gwneud newidiadau i fanylion cyfrifon ar gyfer cyflenwyr, a ddefnyddir ar gyfer bancio ar y rhyngrwyd, trwy hysbysiad papur ysgrifenedig gan y cyflenwr gydag awdurdod papur ar gyfer y newid wedi’i lofnodi gan ddau aelod. Dilynir rhaglen o archwiliadau rheolaidd o ddata sefydlog gyda chyflenwyr.
6.18. Bydd unrhyw Gerdyn Debyd a ddefnyddir yn cael ei gyfyngu’n benodol i’r Clerc a bydd yn gyfyngedig hefyd i uchafswm gwerth un trafodiad o £500 onid awdurdodir gan y cyngor neu bwyllgor cyllid yn ysgrifenedig cyn gwneud unrhyw archeb.
6.19. Gellir rhoi cerdyn debyd rhagdaledig i weithwyr ag iddo derfynau amrywiol. Pennir y terfynau hyn gan y cyngor. Bydd adroddiad am unrhyw drafodion a phryniannau a wneir yn cael ei gyflwyno i’r cyngor ac awdurdodir unrhyw gynnydd yn y terfyn yn Ôl doethineb y cyngor.
6.20. Bydd unrhyw gerdyn credyd corfforaethol neu gyfrif cerdyn masnachu a agorir gan y cyngor yn cael ei gyfyngu’n benodol i’w ddefnyddio gan y Clerc a gwneir trefniadau awtomatig i’w dalu’n llawn ar ddiwedd pob mis. Ni ddefnyddir cardiau credyd neu ddebyd personol aelodau’r staff o dan unrhyw amgylchiadau.
6.21. Ni fydd y Cyngor yn cadw unrhyw fath o gronfa arian parod. Rhaid i’r holl arian parod a dderbynnir gael ei fancio fel y mae. Bydd unrhyw daliadau a wneir mewn arian parod gan y Clerc (er enghraifft ar gyfer stampiau neu fân nwyddau swyddfa) yn cael eu had-dalu yn rheolaidd, o leiaf yn chwarterol.

7. TALU CYFLOGAU/MATERION GWEITHWYR
7.1. Fel cyflogydd, bydd y cyngor yn gwneud trefniadau i fodloni’n llawn y gofynion statudol a roddir ar bob cyflogydd gan ddeddfwriaeth PAYE a deddfwriaeth Yswiriant Gwladol. Caiff cyflogau eu talu yn unol â chofnodion cyflogres a rheolau PAYE ac Yswiriant Gwladol sydd ar waith ar y pryd, a’r cyfraddau cyflogau fydd y rhai a gytunwyd gan y Cyngor, neu bwyllgor y dirprwywyd y mater yn briodol iddo .
7.2. Rhaid talu cyflogau a thalu didyniadau allan o gyflogau ar gyfer treth, yswiriant gwladol a chyfraniadau pensiwn, neu ddidyniadau statudol neu arddewisol cyffelyb, yn unol â chofnodion cyflogres ac ar y dyddiadau priodol a nodir mewn contractau cyflogaeth, ar yr amod fod pob taliad yn cael ei adrodd i gyfarfod nesaf cyfleus y Cyngor fel y nodir uchod yn y rheoliadau hyn.
7.3. Ni wneir unrhyw newidiadau i dâl gweithiwr, enillion, nac amodau a thelerau cyflogaeth heb gael cydsyniad ymlaen llaw gan y [cyngor] [pwyllgor perthnasol].
7.4. Caiff pob taliad cyflog net a wneir i weithwyr a phob didyniad statudol ac arddewisol a wneir i’r credydwyr priodol eu cofnodi mewn cofnod cyfrinachol ar wahân (llyfr arian cyfrinachol). Nid yw’r cofnod cyfrinachol yn agored i’w archwilio na’i adolygu (o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 neu fel arall) ac eithrio:
a) gan unrhyw gynghorydd all ddangos angen i wybod;
b) gan yr archwilydd mewnol;
c) gan yr archwilydd allanol; neu
d) gan unrhyw berson a awdurdodwyd o dan Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004, neu unrhyw ddeddfwriaeth ddisodlol.
7.5 Bydd cyfanswm y cyfryw daliadau ym mhob mis calendr yn cael ei adrodd gyda phob taliad arall yn Ôl yr hyn sy’n ofynnol yn y Rheoliadau Ariannol hyn, i sicrhau mai dim ond y taliadau oedd yn ddyladwy yn ystod y cyfnod a gafodd eu talu mewn gwirionedd.
7.6. Dylid cadw system rheoli perfformiad personol effeithiol ar gyfer yr uwch swyddogion.
7.7. Bydd unrhyw daliadau terfynu yn cael eu cyfiawnhau gan achos busnes clir ac yn cael eu hadrodd i’r cyngor. Y cyngor yn unig all awdurdodi taliadau terfynu.
7.8. Cyn cyflogi staff dros dro rhaid i’r cyngor ystyried achos busnes llawn.

8. BENTHYCIADAU A BUDDSODDIADAU
8.1. Caiff pob benthyciad ei wneud yn enw’r cyngor, ar Ôl cael y gymeradwyaeth fenthyca angenrheidiol. Rhaid i unrhyw gais am gymeradwyaeth fenthyca gael ei gymeradwyo gan y Cyngor o ran ei amodau a’i bwrpas. Y cyngor llawn yn unig all gymeradwyo’r cais am gymeradwyaeth fenthyca ac unrhyw drefniadau dilynol ar gyfer y benthyciad.
8.2. Rhaid i unrhyw drefniant ariannol nad oes angen cymeradwyaeth fenthyca ffurfiol ar ei gyfer gan Lywodraeth Cymru (megis Hur Bwrcas neu lesio asedau diriaethol) gael eu cymeradwyo gan y cyngor llawn. Ym mhob sefyllfa cyflwynir adroddiad ysgrifenedig i’r cyngor o ran gwerth am arian y trafodiad arfaethedig.
8.3. Bydd y cyngor yn trefnu gyda banciau a darparwyr buddsoddiadau’r cyngor y danfonir copi o bob datganiad o gyfrif at Gadeirydd y cyngor ar yr un pryd ag y danfonir un at y Clerc.
8.4. Caiff pob benthyciad a buddsoddiad eu trafod yn enw’r cyngor a byddant am gyfnod penodol yn unol â pholisi’r cyngor.
8.5. Bydd y cyngor yn ystyried yr angen am Strategaeth a Pholisi Buddsoddi, ac os cânt eu llunio byddant yn unol â rheoliadau perthnasol, arferion priodol a chanllawiau. Caiff unrhyw Strategaeth a Pholisi eu hadolygu gan y cyngor o leiaf yn flynyddol.
8.6. Bydd pob buddsoddiad ariannol dan reolaeth y cyngor yn cael eu gwneud yn enw’r cyngor.
8.7. Bydd pob tystysgrif buddsoddi a dogfennau eraill yn y cyswllt hwn yn cael eu cadw gan y SAC.
8.8. Gwneir taliadau ar gyfer buddsoddiadau byrdymor neu hirdymor, gan gynnwys trosglwyddiadau rhwng cyfrifon banc yn yr un banc, neu gangen, yn unol â Rheoliad 5 (Awdurdodi taliadau) a Rheoliad 6 (Cyfarwyddiadau ar gyfer gwneud taliadau).

9. INCWM
9.1 Cyfrifoldeb y SAC fydd casglu a goruchwylio’r holl symiau sy’n daladwy i’r Cyngor.
9.2. Bydd manylion pob taliad a wneir ar gyfer gwaith a wnaed, gwasanaethau a ddarparwyd neu nwyddau a gyflenwyd yn cael eu cytuno’n flynyddol gan y cyngor, caiff y SAC wybod amdanynt a bydd y SAC yn gyfrifol am gasglu pob cyfrif sy’n daladwy i’r Cyngor.
9.3. Bydd y cyngor yn adolygu pob ffi a thaliad o leiaf yn flynyddol, yn dilyn adroddiad gan y Clerc.
9.4. Bydd gwybodaeth am unrhyw symiau y bernir na ellir eu hadennill ac unrhyw ddyledion coll yn cael ei chyflwyno i’r cyngor a byddant yn cael eu dileu yn ystod y flwyddyn.
9.5. Bydd pob swm a dderbynnir ar ran y cyngor yn cael eu bancio yn unol â chyfarwyddyd y SAC. Ym mhob sefyllfa, caiff pob taliad eu cyflwyno i fancwyr y cyngor cyn gynted ag y mae’r SAC yn barnu fod angen.
9.6. Bydd tarddiad pob derbynneb yn cael ei nodi ar y slip talu i mewn.
9.7. Ni chaiff sieciau personol eu talu allan o arian sy’n cael ei ddal ar ran y Cyngor.
9.8. Bydd y SAC yn llenwi unrhyw Adroddiad TAW angenrheidiol yn brydlon. Gwneir unrhyw gais am ad-daliad dyladwy yn unol â Deddf TAW 1994 adran 33 o leiaf yn flynyddol i gyd-ddigwydd â diwedd y flwyddyn ariannol.
9.9. Pan mae’r Cyngor yn derbyn symiau sylweddol o arian parod yn rheolaidd, bydd y SAC yn cymryd pa gamau bynnag a gytunir gan y cyngor er mwyn sicrhau bod mwy nac un person yn bresennol pan gaiff yr arian ei gyfrif am y tro cyntaf, y ceir trefn gysoni gyda rhyw fath o reolaeth fel rhifau tocynnau, ac y cymerir gofal priodol o ran diogelwch unigolion sy’n bancio arian o’r fath.
9.10. Caiff unrhyw incwm sy’n eiddo i ymddiriedolaeth elusennol ei dalu i mewn i gyfrif banc elusennol. Rhoddir cyfarwyddiadau ar gyfer talu arian sy’n ddyledus o’r ymddiriedolaeth elusennol i’r cyngor (i ad-dalu am wariant a wnaed eisoes gan yr awdurdod) i Reolwyr Ymdiriedolwyr yr elusen fydd yn cyfarfod ar wahân i unrhyw gyfarfod cyngor (gweler hefyd Reoliad 16 isod) ].

10. ARCHEBION AM WAITH, NWYDDAU A GWASANAETHAU
10.1. Danfonir archeb neu lythyr swyddogol ar gyfer pob gwaith, nwyddau a gwasanaethau oni bai fod contract ffurfiol yn cael ei baratoi neu pe bai archeb swyddogol yn amhriodol. Cedwir copïau o archebion
10.2.Caiff llyfrau archebion eu rheoli gan y SAC.
10.3. Mae pob aelod a swyddog yn gyfrifol am gael gwerth am arian ar bob achlysur. Bydd swyddog sy’n gwneud archeb swyddogol yn gofalu i’r graddau y bo hynny’n rhesymol ac ymarferol y ceir y telerau gorau posib ar gyfer pob trafodiad, fel arfer trwy gael tri dyfynbris neu amcanbris neu ragor oddi wrth gyflenwyr priodol, yn amodol ar unrhyw ddarpariaethau de minimis yn Rheoliad 11 (I) isod.
10.4. Ni all aelod wneud archeb swyddogol na gwneud unrhyw gontract ar ran y cyngor.
10.5. Bydd y SAC yn cadarnhau natur gyfreithlon unrhyw ddarpar bryniant cyn gwneud unrhyw archeb, ac ar gyfer pryniannau neu daliadau newydd neu afreolaidd, bydd y SAC yn gofalu yr adroddir yr awdurdod statudol i’r cyfarfod ble caiff yr archeb ei gadarnhau fel y gall y cofnodion gofnodi’r awdurdod a ddefnyddir.

11. CONTRACTAU
11.1 Mae’r gweithdrefnau ar gyfer contractau fel a ganlyn:
a. Bydd pob contract yn cydymffurfio â’r rheoliadau ariannol hyn, ac ni wneir unrhyw eithriadau ac eithrio mewn argyfwng ar yr amod nad oes raid i’r rheoliad hwn fod yn berthnasol i gontractau sy’n ymwneud ag eitemau (i) i (vi) isod:
(i) ar gyfer cyflenwi nwy, trydan, dŵr, carthffosiaeth a gwasanaethau ffÔn;
(i) ar gyfer gwasanaethau arbenigol o’r math a ddarperir gan gyfreithwyr, cyfrifwyr, syrfëwyr ac ymgynghorwyr cynllunio;
(ii) ar gyfer gwaith a wneir neu ddeunyddiau a gyflenwir sy’n cynnwys atgyweiriadau i neu rannau ar gyfer peiriannau neu offer;
(iv) ar gyfer gwaith a wneir neu ddeunyddiau a gyflenwir sy’n ffurfio estyniad i gontract a wnaed yn barod gan y cyngor;
(v) ar gyfer nwyddau neu ddeunyddiau y bwriedir eu prynu sy’n nwyddau perchnogol a/neu os cânt eu gwerthu am bris gosod yn unig.
b. Cedwir at ofynion llawn Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015 (“y Rheoliadau”), fel y maent yn berthnasol, wrth dendro a rhoi contract cyflenwi cyhoeddus, contract gwasanaeth cyhoeddus neu gontract gwaith cyhoeddus sy’n uwch na throthwyon yn y Rheoliadau a bennwyd gan Gyfeireb Contractau Cyhoeddus 2014/24/EU (all newid o bryd i’w gilydd)².
c. Pan wneir ceisiadau i ollwng rheoliadau ariannol ar gyfer contractau er mwyn sicrhau y gellir cytuno pris heb gystadleuaeth, bydd y rheswm yn cael ei gynnwys mewn argymhelliad i’r cyngor.
d. Bydd unrhyw wahoddiad o’r fath i dendro yn nodi natur cyffredinol y contract arfaethedig a bydd y Clerc yn trefnu’r cymorth technegol angenrheidiol i baratoi manyleb mewn achosion perthnasol. Bydd y gwahoddiad yn nodi hefyd fod rhaid cyfeirio tendrau at y Clerc trwy’r post arferol. Bydd pob cwmni tendro yn cael amlen wedi’i marcio’n briodol ar gyfer rhoi’r tendr ynddi wedi’i selio, a bydd yn parhau dan sêl tan y dyddiad a gytunwyd ar gyfer agor tendrau ar gyfer y contract hwnnw.
e. Bydd pob tendr wedi’u selio yn cael eu hagor ar yr un pryd ar y dyddiad a nodwyd gan y Clerc ym mhresenoldeb o leiaf un aelod o’r cyngor.
f. Bydd unrhyw wahoddiad i dendro o dan y rheoliad hwn yn amodol ar Reolau Sefydlog 18 c,i, ii, iii, iv, v a vi a bydd yn cyfeirio at amodau Deddf Llwgrwobrwyo 2010.
g. Pan fwriedir gwneud contract gwerth mwy na £500 ar gyfer cyflenwi nwyddau neu ddeunyddiau neu gyflawni gwaith neu wasanaethau arbenigol ac eithrio’r nwyddau, deunyddiau, gwaith neu wasanaethau arbenigol a eithrir fel y nodir ym mharagraff (a) bydd y Clerc neu’r SAC yn trefnu cael 3 dyfynbris (disgrifiadau wedi’u prisio o’r hyn y bwriedir ei gyflenwi); pan mae eu gwerth yn llai na £500 ac yn fwy na £500 bydd y Clerc neu’r SAC yn ceisio cael 3 amcanbris. Fel arall, bydd Rheoliad 10.3 uchod yn berthnasol.
h. Ni fydd rhaid i’r Cyngor dderbyn y tendr, dyfynbris neu amcanbris isaf nac o unrhyw fath arall.
i. Pe bai’r cyngor, neu bwyllgor y dirprwywyd y mater yn briodol iddo .yn digwydd peidio derbyn unrhyw dendr, dyfynbris neu amcanbris, ni chaiff y gwaith ei osod ac mae’r cyngor yn dymuno derbyn rhagor o brisiau, ar yr amod nad yw’r fanyleb yn newid, ni chaniateir i unrhyw berson gyflwyno tendr, dyfynbris neu amcanbris hwyrach oedd yn bresennol pan oedd y broses gwneud penderfyniadau wreiddiol yn mynd rhagddi.
11.2.1 Bydd y Swyddog Priodol yn cadw cofrestr o fuddiannau personol ar gyfer aelodau ac uwch aelodau staff.
a. I’r graddau y mae hynny’n ymarferol, ni ddylai aelodau ac uwch aelodau staff fod yn rhan o ddyfarnu archebion a/neu gontractau i sefydliadau neu unigolion y mae ganddynt fuddiant personol ynddo, boed wedi’i ddatgan ai peidio. I’r graddau y mae hynny’n ymarferol, ni ddylai aelodau ac uwch aelodau staff fod yn rhan o wneud neu awdurdodi taliadau ar gyfer archebion a/neu gontractau i sefydliadau neu unigolion y mae ganddynt fuddiant personol ynddo, boed wedi’i ddatgan ai peidio.

12. TALIADAU O DAN GONTRACTAU AR GYFER GWAITH ADEILADU
12.1. Caiff y swm yn y contract ei dalu ar gyfrif o fewn y cyfnod a nodir yn y contract gan y SAC wedi derbyn tystysgrifau ardystiedig ar gyfer y pensaer neu ymgynghorwyr eraill a gyflogwyd i oruchwylio’r contract (yn amodol ar unrhyw ganran i’w gadw’n Ôl a gytunwyd yn y contract dan sylw).
12.2. Pan mae contractau yn darparu ar gyfer talu trwy randaliadau bydd y SAC yn cadw cofnod o bob taliad o’r fath. Mewn unrhyw sefyllfa ble y tybir fod cyfanswm cost gwaith i’w wneud o dan gontract, ac eithrio amrywiadau a gytunwyd, yn 5% neu fwy uwchben swm y contract fe gyflwynir adroddiad i’r cyngor.
12.3. Rhaid i unrhyw amrywiad i gontract neu ychwanegiad neu hepgoriad o gontract gael eu cadarnhau gan y cyngor a’r Contractwr yn ysgrifenedig, a rhaid rhoi gwybod i’r cyngor pan mae’r gost derfynol yn debyg o fod yn uwch na’r ddarpariaeth ariannol a wnaed.]

13. STORFEYDD AC OFFER
13.1. Bydd y swyddog sy’n gyfrifol am bob adran yn gyfrifol am ofalu am storfeydd ac offer yn yr adran honno.
13.2. Rhaid cael nodiadau cyflenwi ar gyfer yr holl nwyddau a dderbyniwyd i’w storio neu a gyflenwyd mewn unrhyw fodd arall ac mae’n rhaid gwirio nwyddau o ran yr archeb a’u hansawdd ar yr adeg y gwneir y cyflenwad.
13.3. Cedwir stociau ar y lefelau isaf derbyniol yn gydnaws â gofynion gweithredol.
13.4. Bydd y SAC yn gyfrifol am wneud archwiliadau achlysurol o stociau a storfeydd, a hynny o leiaf yn flynyddol.

14. ASEDAU, ADEILADAU AC YSTADAU
14.1. Bydd y Clerc yn gwneud trefniadau addas ar gyfer storio holl weithredoedd eiddo a Thystysgrifau Cofrestrfa Dir eiddo sydd ym mherchnogaeth y Cyngor. Bydd y SAC yn gofalu y cedwir cofnod o bob eiddo ym mherchnogaeth y Cyngor, yn cofnodi lleoliad, maint, cynllun, cyfeirnod, manylion prynu, natur y budd, tenantiaethau a ganiatawyd, rhenti sy’n daladwy a’u pwrpas yn unol â Rheoliadau Cyfrifo ac Archwilio (Cymru).
14.2. Ni chaiff unrhyw eiddo symudol diriaethol ei brynu na’i gaffael mewn unrhyw ffordd arall, ei werthu, ei lesio na’i waredu mewn unrhyw ffordd arall heb awdurdod y cyngor, ynghyd ag unrhyw gydsyniadau eraill sy’n ofynnol yn Ôl y gyfraith, ac eithrio pan nad yw gwerth tybiedig unrhyw un darn o eiddo diriaethol, symudadwy yn fwy na [£250].
14.3. Ni chaiff unrhyw eiddo real (buddiannau mewn tir) ei werthu, ei lesio na’i waredu mewn unrhyw ffordd arall heb awdurdod y cyngor, ynghyd ag unrhyw gydsyniadau eraill sy’n ofynnol yn Ôl y gyfraith. Ym mhob sefyllfa, cyflwynir adroddiad ysgrifenedig i’r cyngor ar werth a chyflwr archwiliedig yr eiddo (gan gynnwys materion fel caniatadau cynllunio a chyfamodau) ynghyd ag achos busnes llawn (gan gynnwys lefel ddigonol o ymgynghori gyda’r etholwyr).
14.4. Ni chaiff unrhyw eiddo real (buddiannau mewn tir) ei brynu na’i gaffael heb awdurdod y cyngor llawn. Ym mhob sefyllfa, cyflwynir adroddiad ysgrifenedig i’r cyngor ar werth a chyflwr archwiliedig yr eiddo (gan gynnwys materion fel caniatadau cynllunio a chyfamodau) ynghyd ag achos busnes llawn (gan gynnwys lefel ddigonol o ymgynghori gyda’r etholwyr).
14.5. Yn amodol yn unig ar y terfyn a osodwyd yn Rheoliad 14.2 uchod, ni chaiff unrhyw eiddo symudol diriaethol ei brynu na’i gaffael heb awdurdod y cyngor llawn. Ym mhob sefyllfa, cyflwynir adroddiad ysgrifenedig i’r cyngor yn cynnwys achos busnes llawn.
14.6. Bydd y SAC yn gofalu y cedwir Cofrestr Asedau a Buddsoddiadau addas a manwl-gywir yn gyfredol. Bydd y ffaith fod yr asedau diriaethol a ddangosir yn y Gofrestr yn dal i fodoli yn cael ei gadarnhau o leiaf yn flynyddol, efallai ar yr un pryd ag y cynhelir archwiliad iechyd a diogelwch o asedau.

15. YSWIRIANT
15.1. Yn dilyn yr asesiad risg blynyddol (yn unol â Rheoliad Ariannol 17), bydd y SAC yn trefnu pob yswiriant ac yn trafod pob hawliad gydag yswirwyr y cyngor.
15.2. Bydd y Clerc yn rhoi gwybod yn syth i’r Cyngor am bob risg, eiddo neu gerbydau newydd y mae angen eu hyswirio ac am unrhyw newidiadau sy’n effeithio yswiriannau presennol.
15.3. Bydd y SAC yn cadw cofnod o bob yswiriant a drefnwyd gan y cyngor ac o’r eiddo a’r risgiau a warantir ganddo a bydd yn ei adolygu’n flynyddol.
15.4. Bydd y SAC yn cael gwybod am unrhyw golled rhwymedigaeth neu ddifrod neu am unrhyw ddigwyddiad sy’n debyg o arwain at hawliad, a bydd yn rhoi gwybod i’r cyngor amdanynt yn y cyfarfod nesaf .
15.5. Cynhwysir holl weithwyr priodol y cyngor mewn math addas o ddiogelwch neu yswiriant gwarantu ffyddlondeb fydd yn gwarantu rhag y perygl uchaf o risg fel y penderfynir hynny [yn flynyddol[] gan y cyngor, neu bwyllgor y dirprwywyd y mater yn briodol iddo.

16. ELUSENNAU
16.1. Pan mai’r cyngor yw unig ymddiriedolydd corff elusennol bydd y Clerc a’r SAC yn gofalu y cedwir cyfrifon ar wahân o’r arian a gedwir mewn ymddiriedolaethau elusennol ac fe wneir adroddiadau ariannol ar wahân ar ba ffurf bynnag sy’n addas, yn unol â Chyfraith Elusennol, neu yn Ôl gofynion y Comisiwn Elusennol. Bydd y Clerc a’r SAC yn trefnu unrhyw archwiliad neu arolygiad annibynnol sy’n ofynnol gan Gyfraith Elusennol neu unrhyw Ddogfen Lywodraethu.]

17. RHEOLI RISG
17.1. Mae’r cyngor yn gyfrifol am wneud trefniadau ar gyfer rheoli risg. Bydd y Clerc [gyda’r SAC] yn paratoi, i’w cymeradwyo gan y cyngor, ddatganiadau polisi rheoli risg ar gyfer holl weithgarwch y cyngor. Caiff datganiadau polisi risg a’r trefniadau rheoli risg sy’n deillio ohonynt eu hadolygu o leiaf yn flynyddol gan y cyngor.
17.2. Wrth ystyried unrhyw weithgaredd newydd, bydd y Clerc [gyda’r SAC] yn paratoi drafft asesiad risg gan gynnwys cynigion rheoli risg i’w hystyried a’u mabwysiadu gan y cyngor.

18. ATAL AC ADOLYGU RHEOLIADAU ARIANNOL
18.1. Dyletswydd y cyngor yw adolygu Rheoliadau Ariannol y cyngor o bryd i’w gilydd. Bydd y Clerc yn gwneud trefniadau i fonitro newidiadau deddfwriaethol neu mewn arferion priodol a bydd yn rhoi gwybod i’r cyngor am unrhyw angen dilynol i wneud newid i’r rheoliadau ariannol hyn.
18.2. Gall y cyngor, trwy benderfyniad y cyngor a hysbyswyd yn briodol cyn cyfarfod perthnasol y cyngor, atal unrhyw ran o’r Rheoliadau Ariannol hyn ar yr amod y cofnodir y rhesymau dros yr atal ac y cynhaliwyd asesiad o’r risgiau allai ddeillio o hynny ac y cafodd ei gyflwyno ymlaen llaw i holl aelodau’r cyngor.

LLANSANNAN COMMUNITY COUNCIL
FINANCIAL REGULATIONS [WALES]

These Financial Regulations were adopted by the Council at its Meeting held on the 6th December, 2017.

INDEX
1. GENERAL 3
2. ACCOUNTING AND AUDIT (INTERNAL AND EXTERNAL) 6
3. ANNUAL ESTIMATES (BUDGET) AND FORWARD PLANNING 7
4. BUDGETARY CONTROL AND AUTHORITY TO SPEND 8
5. BANKING ARRANGEMENTS AND AUTHORISATION OF PAYMENTS 9
6. INSTRUCTIONS FOR THE MAKING OF PAYMENTS 10
7. PAYMENT OF SALARIES 13
8. LOANS AND INVESTMENTS 14
9. INCOME 15
10 ORDERS FOR WORK, GOODS AND SERVICES 16
11. CONTRACTS 16
12 PAYMENTS UNDER CONTRACTS FOR BUILDING OR OTHER CONSTRUCTION WORKS 18
13. STORES AND EQUIPMENT 18
14. ASSETS, PROPERTIES AND ESTATES 19
15. INSURANCE 20
16. CHARITIES 20
17. RISK MANAGEMENT 20
18. SUSPENSION AND REVISION OF FINANCIAL REGULATIONS 21

1. GENERAL
1.1. These financial regulations govern the conduct of financial management by the Council and may only be amended or varied by resolution of the Council. Financial regulations are one of the Council’s three governing policy documents providing procedural guidance for members and officers. Financial regulations must be observed in conjunction with the Council’s standing orders and any individual financial regulations relating to contracts.
1.2. The Council is responsible in law for ensuring that its financial management is adequate and effective and that the Council has a sound system of internal control which facilitates the effective exercise of the Council’s functions, including arrangements for the management of risk.
1.3. The Council’s accounting control systems must include measures:for the timely production of accounts; that provide for the safe and efficient safeguarding of public money; to prevent and detect inaccuracy and fraud; and identifying the duties of officers.
1.4. These financial regulations demonstrate how the Council meets these responsibilities and requirements.
1.5. At least once a year, prior to approving the Annual Governance Statement, the Council must review the effectiveness of its system of internal control which shall be in accordance with proper practices.
1.6. Deliberate or wilful breach of these Regulations by an employee may give rise to disciplinary proceedings.
1.7 Members of Council are expected to follow the instructions within these Regulations and not to entice employees to breach them. Failure to follow instructions within these Regulations brings the office of Councillor into disrepute and may represent a breach in the Councillor’s Code of Conduct
1.8. The Responsible Financial Officer (RFO) holds a statutory office to be appointed by the Council. [The Clerk has been appointed as RFO for this Council and these regulations will apply accordingly.]
1.9.The RFO; acts under the policy direction of the Council;
administers the Council's financial affairs in accordance with all Acts, Regulations and proper practices; determines on behalf of the Council its accounting records and accounting control systems;
ensures the accounting control systems are observed; maintains the accounting records of the Council up to date in accordance with proper practices; assists the Council to secure economy, efficiency and effectiveness in the use of its resources; and produces financial management information as required by the Council.
1.10. The accounting records determined by the RFO shall be sufficient to show and explain the Council’s transactions and to enable the RFO to ensure that any income and expenditure account and statement of balances, or record of receipts and payments comply with the Accounts and Audit (Wales) Regulations and to prepare additional or management information, as the case may be, to be prepared for the Council from time to time.
1.11. The accounting records determined by the RFO shall in particular contain: entries from day to day of all sums of money received and expended by the Council and the matters to which the income and expenditure or receipts and payments account relate; a record of the assets and liabilities of the Council; and wherever relevant, a record of the Council’s income and expenditure in relation to claims made, or to be made, for any contribution, grant or subsidy.
1.12. The accounting control systems determined by the RFO shall include: procedures to ensure that the financial transactions of the Council are recorded as soon as reasonably practicable and as accurately and reasonably as possible; procedures to enable the prevention and detection of inaccuracies and fraud and the ability to reconstruct any lost records;
identification of the duties of officers dealing with financial transactions and division of responsibilities of those officers in relation to significant transactions; procedures to ensure that uncollectable amounts, including any bad debts are not submitted to the Council for approval to be written off except with the approval of the RFO and that the approvals are shown in the accounting records; and measures to ensure that risk is properly managed.
1.13. The Council is not empowered by these Regulations or otherwise to delegate certain specified decisions. In particular any decision regarding: setting the final budget or the precept (Council Tax Requirement); approving accounting statements; approving an annual governance statement; borrowing; writing off bad debts;
addressing recommendations in any report from the internal or external auditors,
shall be a matter for the full Council only.
1.14. In addition the Council must:
determine and keep under regular review the bank mandate for all Council bank accounts;
approve any grant or a single commitment in excess of £5,000; and in respect of the annual salary for any employee have regard to recommendations about annual salaries of employees made by the relevant committee in accordance with its terms of reference.
1.15. In these financial regulations, references to the Accounts and Audit (Wales) Regulations or ‘the regulations’ shall mean the regulations issued under the provisions of section 39 of the Public Audit (Wales) Act 2004, or any superseding legislation, and then in force unless otherwise specified.
In these financial regulations the term ‘proper practice’ or ‘proper practices’ shall refer to guidance issued in Governance and Accountability for Local Councils in Wales - A Practitioners’ Guide issued by the Joint Practitioners Advisory Group (JPAG), available from the websites of One Voice Wales (OVW) and SLCC as appropriate.

2. ACCOUNTING AND AUDIT (INTERNAL AND EXTERNAL)
2.1. All accounting procedures and financial records of the Council shall be determined by the RFO in accordance with the Accounts and Audit (Wales) Regulations, appropriate guidance and proper practices.
2.2. On a regular basis, at least once in each quarter, and at each financial year end, a member other than the Chairman [or a cheque signatory] shall be appointed to verify bank reconciliations (for all accounts) produced by the RFO. The member shall sign the reconciliations and the original bank statements (or similar document) as evidence of verification. This activity shall on conclusion be reported, including any exceptions, to and noted by the Council [Finance Committee].
2.3. The RFO shall complete the annual statement of accounts, annual report, and any related documents of the Council contained in the Annual Return (as specified in proper practices) as soon as practicable after the end of the financial year and having certified the accounts shall submit them and report thereon to the Council within the timescales set by the Accounts and Audit (Wales) Regulations.
2.4. The Council shall ensure that there is an adequate and effective system of internal audit of its accounting records, and of its system of internal control in accordance with proper practices. Any officer or member of the Council shall make available such documents and records as appear to the Council to be necessary for the purpose of the audit and shall, as directed by the Council, supply the RFO, internal auditor, or external auditor with such information and explanation as the Council considers necessary for that purpose.
2.5. The internal auditor shall be appointed by and shall carry out the work in relation to internal controls required by the Council in accordance with proper practices.
2.6. The internal auditor shall: be competent and independent of the financial operations of the Council; report to Council in writing, or in person, on a regular basis with a minimum of one annual written report during each financial year; to demonstrate competence, objectivity and independence, be free from any actual or perceived conflicts of interest, including those arising from family relationships; and have no involvement in the financial decision making, management or control of the Council.
2.7. Internal or external auditors may not under any circumstances: perform any operational duties for the Council; initiate or approve accounting transactions; or direct the activities of any Council employee, except to the extent that such employees have been appropriately assigned to assist the internal auditor.
2.8. For the avoidance of doubt, in relation to internal audit the terms ‘independent’ and ‘independence’ shall have the same meaning as is described in proper practices.
2.9. The RFO shall make arrangements for the exercise of electors’ rights in relation to the accounts including the opportunity to inspect the accounts, books, and vouchers and display or publish any notices and statements of account required by Public Audit (Wales) Act 2004, or any superseding legislation, and the Accounts and Audit (Wales) Regulations.
2.10. The RFO shall, without undue delay, bring to the attention of all Councillors any correspondence or report from internal or external auditors.

3. ANNUAL ESTIMATES (BUDGET) AND FORWARD PLANNING
3.1. The Council shall review its three year forecast of revenue and capital receipts and payments. Having regard to the forecast, it shall thereafter formulate and submit proposals for the following financial year to the Council not later than the end of November each year including any proposals for revising the forecast.
3.2. The RFO must each year, by no later than January, prepare detailed estimates of all receipts and payments including the use of reserves and all sources of funding for the following financial year in the form of a budget to be considered by the [relevant committee and the] Council.
3.3. The Council shall consider annual budget proposals in relation to the Council’s three year forecast of revenue and capital receipts and payments including recommendations for the use of reserves and sources of funding and update the forecast accordingly.
3.4. The Council shall fix the precept (Council tax requirement), and relevant basic amount of Council tax to be levied for the ensuing financial year not later than by the end of January each year. The RFO shall issue the precept to the billing authority and shall supply each member with a copy of the approved annual budget.
3.5. The approved annual budget shall form the basis of financial control for the ensuing year.

4. BUDGETARY CONTROL AND AUTHORITY TO SPEND
4.1. Expenditure on revenue items may be authorised up to the amounts included for that class of expenditure in the approved budget. This authority is to be determined by:
he Council for all items over £5,000;
a duly delegated committee of the Council for items over £500; or the Clerk, in conjunction with Chairman of Council or Chairman of the appropriate committee, for any items below £500. Such authority is to be evidenced by a minute or by an authorisation slip duly signed by the Clerk, and where necessary also by the appropriate Chairman.
Contracts may not be disaggregated to avoid controls imposed by these regulations.
4.2. No expenditure may be authorised that will exceed the amount provided in the revenue budget for that class of expenditure other than by resolution of the Council, or duly delegated committee. During the budget year and with the approval of Council having considered fully the implications for public services, unspent and available amounts may be moved to other budget headings or to an earmarked reserve as appropriate (‘virement’).
4.3. Unspent provisions in the revenue or capital budgets for completed projects shall not be carried forward to a subsequent year.
4.4. The salary budgets are to be reviewed at least annually in October for the following financial year and such review shall be evidenced by a hard copy schedule signed by the Clerk and the Chairman of Council or relevant committee. The RFO will inform committees of any changes impacting on their budget requirement for the coming year in good time.
4.5. In cases of extreme risk to the delivery of Council services, the clerk may authorise revenue expenditure on behalf of the Council which in the clerk’s judgement it is necessary to carry out. Such expenditure includes repair, replacement or other work, whether or not there is any budgetary provision for the expenditure, subject to a limit of £500. The Clerk shall report such action to the chairman as soon as possible and to the Council as soon as practicable thereafter.
4.6. No expenditure shall be authorised in relation to any capital project and no contract entered into or tender accepted involving capital expenditure unless the Council is satisfied that the necessary funds are available and the requisite borrowing approval has been obtained.
4.7. All capital works shall be administered in accordance with the Council's standing orders and financial regulations relating to contracts.
4.8. The RFO shall regularly provide the Council with a statement of receipts and payments to date under each head of the budgets, comparing actual expenditure to the appropriate date against that planned as shown in the budget. These statements are to be prepared at least at the end of each financial quarter and shall show explanations of material variances. For this purpose “material” shall be in excess of £100 or 15% of the budget.
4.9. Changes in earmarked reserves shall be approved by Council as part of the budgetary control process.

5. BANKING ARRANGEMENTS AND AUTHORISATION OF PAYMENTS
5.1. The Council's banking arrangements, including the bank mandate, shall be made by the RFO and approved by the Council; banking arrangements may not be delegated to a committee. They shall be regularly reviewed for safety and efficiency.
5.2. The RFO shall prepare a schedule of payments requiring authorisation, forming part of the Agenda for the Meeting and, together with the relevant invoices, present the schedule to Council . The Council shall review the schedule for compliance and, having satisfied itself shall authorise payment by a resolution of the Council [or finance committee]. The approved schedule shall be ruled off and initialled by the Chairman of the Meeting. A detailed list of all payments shall be disclosed within or as an attachment to the minutes of the meeting at which payment was authorised. Personal payments (including salaries, wages, expenses and any payment made in relation to the termination of a contract of employment) may be summarised to remove public access to any personal information.
5.3. All invoices for payment shall be examined, verified and certified by the RFO to confirm that the work, goods or services to which each invoice relates has been received, carried out, examined and represents expenditure previously approved by the Council.
5.4. The RFO shall examine invoices for arithmetical accuracy and analyse them to the appropriate expenditure heading. The RFO shall take all steps to pay all invoices submitted, and which are in order, at the next available Council meeting.
5.5. The Clerk and RFO shall have delegated authority to authorise the payment of items only in the following circumstances:
a) If a payment is necessary to avoid a charge to interest under the Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, and the due date for payment is before the next scheduled Meeting of Council, where the Clerk and RFO certify that there is no dispute or other reason to delay payment, provided that a list of such payments shall be submitted to the next appropriate meeting of Council;
b) An expenditure item authorised under 5.6 below (continuing contracts and obligations) provided that a list of such payments shall be submitted to the next appropriate meeting of Council; or
c) fund transfers within the Councils banking arrangements up to the sum of £10,000, provided that a list of such payments shall be submitted to the next appropriate meeting of Council.
5.6 For each financial year the Clerk and RFO shall draw up a list of due payments which arise on a regular basis as the result of a continuing contract, statutory duty, or obligation (such as but not exclusively, Salaries, PAYE and NI, Superannuation Fund and regular maintenance contracts and the like for which Council [,or a duly authorised committee,] may authorise payment for the year provided that the requirements of regulation 4.1 (Budgetary Controls) are adhered to, provided also that a list of such payments shall be submitted to the next appropriate meeting of Council.
5.7. A record of regular payments made under 5.6 above shall be drawn up and be signed by two members on each and every occasion when payment is authorised - thus controlling the risk of duplicated payments being authorised and / or made.
5.8. In respect of grants a duly authorised committee shall approve expenditure within any limits set by Council and in accordance with any policy statement approved by Council. Any Revenue or Capital Grant in excess of £5,000 shall before payment, be subject to ratification by resolution of the Council.
5.9. Members are subject to the Code of Conduct that has been adopted by the Council and shall comply with the Code and Standing Orders when a decision to authorise or instruct payment is made in respect of a matter in which they have a disclosable or other interest, unless a dispensation has been granted.
5.10. The Council will aim to rotate the duties of members in these Regulations so that onerous duties are shared out as evenly as possible over time.
5.11. Any changes in the recorded details of suppliers, such as bank account records, shall be approved in writing by a Member.

6. INSTRUCTIONS FOR THE MAKING OF PAYMENTS
6.1. The Council will make safe and efficient arrangements for the making of its payments.
6.2. Following authorisation under Financial Regulation 5 above, the Council, a duly delegated committee or, if so delegated, the Clerk or RFO shall give instruction that a payment shall be made.
6.3. All payments shall be effected by cheque or other instructions to the Council's bankers, or otherwise, in accordance with a resolution of Council [or duly delegated committee].
6.4. Cheques or orders for payment drawn on the bank account in accordance with the schedule as presented to Council or committee shall be signed by two member[s] of Council, and countersigned by the Clerk, in accordance wit a resolution instructing that payment. A member who is a bank signatory, having a connection by virtue of family or business relationships with the beneficiary of a payment, should not, under normal circumstances, be a signatory to the payment in question. Councillors should only sign cheques that are fully completed and supported by invoices.
6.5. To indicate agreement of the details shown on the cheque or order for payment with the counterfoil and the invoice or similar documentation, the signatories shall each also initial the cheque counterfoil.
6.6. Cheques or orders for payment shall not normally be presented for signature other than at a Council or committee meeting (including immediately before or after such a meeting). Any signatures obtained away from such meetings shall be reported to the Council at the next convenient meeting.
6.7. If thought appropriate by the Council, payment for utility supplies (energy, telephone and water) and any National Non-Domestic Rates may be made by variable direct debit provided that the instructions are signed by two members and any payments are reported to Council as made. The approval of the use of a variable direct debit shall be renewed by resolution of the Council at least every two years.
6.8. If thought appropriate by the Council, payment for certain items (principally salaries) may be made by banker’s standing order provided that the instructions are signed, or otherwise evidenced by two members are retained and any payments are reported to Council as made. The approval of the use of a banker’s standing order shall be renewed by resolution of the Council at least every two years.
6.9. If thought appropriate by the Council, payment for certain items may be made by BACS or CHAPS methods provided that the instructions for each payment are signed, or otherwise evidenced, by two authorised bank signatories are retained and any payments are reported to Council as made. The approval of the use of BACS or CHAPS shall be renewed by resolution of the Council at least every two years.
6.10. If thought appropriate by the Council payment for certain items may be made by internet banking transfer provided evidence is retained showing which members approved the payment.
6.11. Where a computer requires use of a personal identification number (PIN) or other password(s), for access to the Council’s records on that computer, a note shall be made of the PIN and Passwords and shall be handed to and retained by the Chairman of Council in a sealed dated envelope. This envelope may not be opened other than in the presence of two other Councillors. After the envelope has been opened, in any circumstances, the PIN and / or passwords shall be changed as soon as practicable. The fact that the sealed envelope has been opened, in whatever circumstances, shall be reported to all members immediately and formally to the next available meeting of the Council. This will not be required for a member’s personal computer used only for remote authorisation of bank payments.
6.12. No employee or Councillor shall disclose any PIN or password, relevant to the working of the Council or its bank accounts, to any person not authorised in writing by the Council or a duly delegated committee.
6.13. Regular back-up copies of the records on any computer shall be made and shall be stored securely away from the computer in question, and preferably off site.
6.14. The Council, and any members using computers for the Council’s financial business, shall ensure that anti-virus, anti-spyware and firewall, software with automatic updates, together with a high level of security, is used.
6.15. Where internet banking arrangements are made with any bank, the Clerk shall be appointed as the Service Administrator. The bank mandate approved by the Council shall identify a number of Councillors who will be authorised to approve transactions on those accounts. The bank mandate will state clearly the amounts of payments that can be instructed by the use of the Service Administrator alone, or by the Service Administrator with a stated number of approvals.
6.16. Access to any internet banking accounts will be directly to the access page (which may be saved under “favourites”), and not through a search engine or e-mail link. Remembered or saved passwords facilities must not be used on any computer used for Council banking work. Breach of this Regulation will be treated as a very serious matter under these regulations.
6.17. Changes to account details for suppliers, which are used for internet banking may only be changed on written hard copy notification by the supplier and supported by hard copy authority for change signed by two members. A programme of regular checks of standing data with suppliers will be followed.
6.18. Any Debit Card issued for use will be specifically restricted to the Clerk and will also be restricted to a single transaction maximum value of £500 unless authorised by Council or finance committee in writing before any order is placed.
6.19. A pre-paid debit card may be issued to employees with varying limits. These limits will be set by the Council . Transactions and purchases made will be reported to the Council and authority for topping-up shall be at the discretion of the Council.
6.20. Any corporate credit card or trade card account opened by the Council will be specifically restricted to use by the Clerk and shall be subject to automatic payment in full at each month-end. Personal credit or debit cards of members or staff shall not be used under any circumstances.
6.21. The Council will not maintain any form of cash float. All cash received must be banked intact. Any payments made in cash by the Clerk (for example for postage or minor stationery items) shall be refunded on a regular basis, at least quarterly.
7. PAYMENT OF SALARIES
7.1. As an employer, the Council shall make arrangements to meet fully the statutory requirements placed on all employers by PAYE and National Insurance legislation. The payment of all salaries shall be made in accordance with payroll records and the rules of PAYE and National Insurance currently operating, and salary rates shall be as agreed by Council.
7.2. Payment of salaries and payment of deductions from salary such as may be required to be made for tax, national insurance and pension contributions, or similar statutory or discretionary deductions must be made in accordance with the payroll records and on the appropriate dates stipulated in employment contracts, provided that each payment is reported to the next available Council meeting, as set out in these regulations above.
7.3. No changes shall be made to any employee’s pay, emoluments, or terms and conditions of employment without the prior consent of the [Council] [relevant committee].
7.4. Each and every payment to employees of net salary and to the appropriate creditor of the statutory and discretionary deductions shall be recorded in a separate confidential record (confidential cash book). This confidential record is not open to inspection or review (under the Freedom of Information Act 2000 or otherwise) other than:
a) by any Councillor who can demonstrate a need to know;
b) by the internal auditor;
c) by the external auditor; or
d) by any person authorised under Public Audit (Wales) Act 2004, or any superseding legislation.
7.5. The total of such payments in each calendar month shall be reported with all other payments as made as may be required under these Financial Regulations, to ensure that only payments due for the period have actually been paid.
7.6. An effective system of personal performance management should be maintained for the senior officers.
7.7. Any termination payments shall be supported by a clear business case and reported to the Council. Termination payments shall only be authorised by Council.
7.8. Before employing interim staff the Council must consider a full business case.

8. LOANS AND INVESTMENTS
8.1. All borrowings shall be effected in the name of the Council, after obtaining any necessary borrowing approval. Any application for borrowing approval shall be approved by Council as to terms and purpose. The application for borrowing approval, and subsequent arrangements for the loan shall only be approved by full Council.
8.2. Any financial arrangement which does not require formal borrowing approval from the Welsh Government (such as Hire Purchase or Leasing of tangible assets) shall be subject to approval by the full Council. In each case a report in writing shall be provided to Council in respect of value for money for the proposed transaction.
8.3. The Council will arrange with the Council’s banks and investment providers for the sending of a copy of each statement of account to the Chairman of the Council at the same time as one is issued to the Clerk.
8.4. All loans and investments shall be negotiated in the name of the Council and shall be for a set period in accordance with Council policy.
8.5. The Council shall consider the need for an Investment Strategy and Policy which, if drawn up, shall be in accordance with relevant regulations, proper practices and guidance. Any Strategy and Policy shall be reviewed by the Council at least annually.
8.6. All investments of money under the control of the Council shall be in the name of the Council.
8.7. All investment certificates and other documents relating thereto shall be retained in the custody of the RFO.
8.8. Payments in respect of short term or long term investments, including transfers between bank accounts held in the same bank, or branch, shall be made in accordance with Regulation 5 (Authorisation of payments) and Regulation 6 (Instructions for payments).

9. INCOME
9.1. The collection of all sums due to the Council shall be the responsibility of and under the supervision of the RFO.
9.2. Particulars of all charges to be made for work done, services rendered or goods supplied shall be agreed annually by the Council, notified to the RFO and the RFO shall be responsible for the collection of all accounts due to the Council.
9.3. The Council will review all fees and charges at least annually, following a report of the Clerk.
9.4. Any sums found to be irrecoverable and any bad debts shall be reported to the Council and shall be written off in the year.
9.5. All sums received on behalf of the Council shall be banked intact as directed by the RFO. In all cases, all receipts shall be deposited with the Council's bankers with such frequency as the RFO considers necessary.
9.6. The origin of each receipt shall be entered on the paying-in slip.
9.7. Personal cheques shall not be cashed out of money held on behalf of the Council.
9.8. The RFO shall promptly complete any VAT Return that is required. Any repayment claim due in accordance with VAT Act 1994 section 33 shall be made at least annually coinciding with the financial year end.
9.9. Where any significant sums of cash are regularly received by the Council, the RFO shall take such steps as are agreed by the Council to ensure that more than one person is present when the cash is counted in the first instance, that there is a reconciliation to some form of control such as ticket issues, and that appropriate care is taken in the security and safety of individuals banking such cash.
9.10. Any income arising which is the property of a charitable trust shall be paid into a charitable bank account. Instructions for the payment of funds due from the charitable trust to the Council (to meet expenditure already incurred by the authority) will be given by the Managing Trustees of the charity meeting separately from any Council meeting (see also Regulation 16 below) .

10. ORDERS FOR WORK, GOODS AND SERVICES
10.1. An official order or letter shall be issued for all work, goods and services unless a formal contract is to be prepared or an official order would be inappropriate. Copies of orders shall be retained.
10.2. Order books shall be controlled by the RFO.
10.3. All members and officers are responsible for obtaining value for money at all times. An officer issuing an official order shall ensure as far as reasonable and practicable that the best available terms are obtained in respect of each transaction, usually by obtaining three or more quotations or estimates from appropriate suppliers, subject to any de minimis provisions in Regulation 11.1 below.
10.4. A member may not issue an official order or make any contract on behalf of the Council.
10.5. The RFO shall verify the lawful nature of any proposed purchase before the issue of any order, and in the case of new or infrequent purchases or payments, the RFO shall ensure that the statutory authority shall be reported to the meeting at which the order is approved so that the minutes can record the power being used.

11. CONTRACTS
11.1. Procedures as to contracts are laid down as follows:
a. Every contract shall comply with these financial regulations, and no exceptions shall be made otherwise than in an emergency provided that this regulation need not apply to contracts which relate to items (i) to (vi) below:
i. for the supply of gas, electricity, water, sewerage and telephone services;
ii. for specialist services such as are provided by solicitors, accountants, surveyors and planning consultants;
iii. for work to be executed or goods or materials to be supplied which consist of repairs to or parts for existing machinery or equipment or plant;
iv. for work to be executed or goods or materials to be supplied which constitute an extension of an existing contract by the Council;
v. for goods or materials proposed to be purchased which are proprietary articles and / or are only sold at a fixed price.
b. The full requirements of The Public Contracts Regulations 2015 (“the Regulations”), as applicable, shall be followed in respect of the tendering and award of a public supply contract, public service contract or public works contract which exceed thresholds in The Regulations set by the Public Contracts Directive 2014/24/EU (which may change from time to time) .
c. When applications are made to waive financial regulations relating to contracts to enable a price to be negotiated without competition the reason shall be embodied in a recommendation to the Council.
d. Such invitation to tender shall state the general nature of the intended contract and the Clerk shall obtain the necessary technical assistance to prepare a specification in appropriate cases. The invitation shall in addition state that tenders must be addressed to the Clerk in the ordinary course of post. Each tendering firm shall be supplied with a specifically marked envelope in which the tender is to be sealed and remain sealed until the prescribed date for opening tenders for that contract.
e. All sealed tenders shall be opened at the same time on the prescribed date by the Clerk in the presence of at least one member of Council.
f. Any invitation to tender issued under this regulation shall be subject to Standing Orders, 18 c,i, ii, iii, iv, v a vi and shall refer to the terms of the Bribery Act 2010.
g. When it is to enter into a contract over £5,000 in value for the supply of goods or materials or for the execution of works or specialist services other than such goods, materials, works or specialist services as are excepted as set out in paragraph (a) the Clerk or RFO shall obtain 3 quotations (priced descriptions of the proposed supply); where the value is below £5000 and above £500 the Clerk or RFO shall strive to obtain 3 estimates. Otherwise, Regulation 10.3 above shall apply.
h. The Council shall not be obliged to accept the lowest or any tender, quote or estimate. 
i. Should it occur that the Council, or duly delegated committee, does not accept any tender, quote or estimate, the work is not allocated and the Council requires further pricing, provided that the specification does not change, no person shall be permitted to submit a later tender, estimate or quote who was present when the original decision making process was being undertaken.
11.2. The Proper Officer shall maintain a register of personal interests, in respect of both members and senior staff.
a. Members and senior staff should not, so far as is practicable, be involved in the award of orders and/or contracts with organisations or individuals in respect of which a personal interest exists, whether declared or not.
b. Members and senior staff should not, so far as is practicable, be involved in the making or authorising payments in respect of orders and/or contracts with organisations or individuals in respect of which a personal interest exists, whether declared or not.

12. PAYMENTS UNDER CONTRACTS FOR BUILDING OR OTHER CONSTRUCTION WORKS
12.1. Payments on account of the contract sum shall be made within the time specified in the contract by the RFO upon authorised certificates of the architect or other consultants engaged to supervise the contract (subject to any percentage withholding as may be agreed in the particular contract).
12.2. Where contracts provide for payment by instalments the RFO shall maintain a record of all such payments. In any case where it is estimated that the total cost of work carried out under a contract, excluding agreed variations, will exceed the contract sum of 5% or more a report shall be submitted to the Council.
12.3. Any variation to a contract or addition to or omission from a contract must be approved by the Council and Clerk to the contractor in writing, the Council being informed where the final cost is likely to exceed the financial provision.]

13. STORES AND EQUIPMENT
13.1. The officer in charge of each section shall be responsible for the care and custody of stores and equipment in that section.
13.2. Delivery notes shall be obtained in respect of all goods received into store or otherwise delivered and goods must be checked as to order and quality at the time delivery is made.
13.3. Stocks shall be kept at the minimum levels consistent with operational requirements.
13.4. The RFO shall be responsible for periodic checks of stocks and stores at least annually.]

14. ASSETS, PROPERTIES AND ESTATES
14.1. The Clerk shall make appropriate arrangements for the custody of all title deeds and Land Registry Certificates of properties held by the Council. The RFO shall ensure a record is maintained of all properties held by the Council, recording the location, extent, plan, reference, purchase details, nature of the interest, tenancies granted, rents payable and purpose for which held in accordance with Accounts and Audit (Wales) Regulations.
14.2. No tangible moveable property shall be purchased or otherwise acquired, sold, leased or otherwise disposed of, without the authority of the Council, together with any other consents required by law, save where the estimated value of any one item of tangible movable property does not exceed £250.
14.3. No real property (interests in land) shall be sold, leased or otherwise disposed of without the authority of the Council, together with any other consents required by law, In each case a report in writing shall be provided to Council in respect of valuation and surveyed condition of the property (including matters such as planning permissions and covenants) together with a proper business case (including an adequate level of consultation with the electorate).
14.4. No real property (interests in land) shall be purchased or acquired without the authority of the full Council. In each case a report in writing shall be provided to Council in respect of valuation and surveyed condition of the property (including matters such as planning permissions and covenants) together with a proper business case (including an adequate level of consultation with the electorate).
14.5. Subject only to the limit set in Reg. 14.2 above, no tangible moveable property shall be purchased or acquired without the authority of the full Council. In each case a report in writing shall be provided to Council with a full business case.
14.6. The RFO shall ensure that an appropriate and accurate Register of Assets and Investments is kept up to date. The continued existence of tangible assets shown in the Register shall be verified at least annually, possibly in conjunction with a health and safety inspection of assets.

15. INSURANCE
15.1. Following the annual risk assessment (per Financial Regulation 17), the RFO shall effect all insurances and negotiate all claims on the Council's insurers.
15.2. The Clerk shall give prompt notification to the Council of all new risks, properties or vehicles which require to be insured and of any alterations affecting existing insurances.
15.3. The RFO shall keep a record of all insurances effected by the Council and the property and risks covered thereby and annually review it.
15.4. The RFO shall be notified of any loss liability or damage or of any event likely to lead to a claim, and shall report these to Council at the next available meeting.
15.5. All appropriate members and employees of the Council shall be included in a suitable form of security or fidelity guarantee insurance which shall cover the maximum risk exposure as determined [annually] by the Council, or duly delegated committee.

16. CHARITIES
16.1. Where the Council is sole managing trustee of a charitable body the Clerk and RFO shall ensure that separate accounts are kept of the funds held on charitable trusts and separate financial reports made in such form as shall be appropriate, in accordance with Charity Law, or as determined by the Charity Commission. The Clerk and RFO shall arrange for any audit or independent examination as may be required by Charity Law or any Governing Document.]

17. RISK MANAGEMENT
17.1. The Council is responsible for putting in place arrangements for the management of risk. The Clerk [with the RFO] shall prepare, for approval by the Council, risk management policy statements in respect of all activities of the Council. Risk policy statements and consequential risk management arrangements shall be reviewed by the Council at least annually.
17.2. When considering any new activity, the Clerk [with the RFO] shall prepare a draft risk assessment including risk management proposals for consideration and adoption by the Council.

18. SUSPENSION AND REVISION OF FINANCIAL REGULATIONS

18.1. It shall be the duty of the Council to review the Financial Regulations of the Council from time to time. The Clerk shall make arrangements to monitor changes in legislation or proper practices and shall advise the Council of any requirement for a consequential amendment to these financial regulations.
18.2. The Council may, by resolution of the Council duly notified prior to the relevant meeting of Council, suspend any part of these Financial Regulations provided that reasons for the suspension are recorded and that an assessment of the risks arising has been drawn up and presented in advance to all members of Council
 

Rheolau Sefydlog a Rheoliadau Ariannol / Standing Orders and Financial Regulations Statistics: 0 click throughs, 505 views since start of 2024